■概要
Zendeskに登録されているユーザー（エージェント）情報の管理は、どのように行っていますか？定期的にZendeskからユーザー情報を取得し、Microsoft Excelなどの別シートに手作業で転記する業務は、手間がかかる上に更新漏れといったミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、毎朝決まった時間にZendeskのユーザー情報を自動で取得し、Microsoft Excelのレコードを更新できるため、こうした手作業による負担やミスを減らすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskのユーザー情報を手動で取得・管理しているカスタマーサポート担当者の方
- ZendeskとMicrosoft Excelを連携させ、ユーザー情報を一元管理したいと考えている方
- 毎日の定型的な情報更新作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝自動でZendeskのユーザー情報を取得し更新するため、手作業で行っていた情報収集や転記の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記が減るため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎朝フローを起動する時間を設定します。
- 次に、オペレーションでZendeskの「エージェントの一覧を取得」アクションを設定します。
- 取得したエージェント情報それぞれに処理を行うため、繰り返し機能を追加します。
- 最後に、繰り返しの処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得したエージェント情報を基にレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、フローを起動する頻度や曜日、時間帯を任意で設定できます。例えば、毎朝9時に設定することが可能です。
- Microsoft Excelでレコードを更新するアクションでは、対象のファイルやシート、更新条件となるキー列などを任意で設定してください。
■注意事項
- Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
