Gmailで特定のメールを受信したら、PDF.coでメール本文をPDFに変換しGoogle Driveに保存する
Gmailで特定のメールを受信したら、PDF.coでメール本文をPDFに変換しGoogle Driveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
PDF.co
と
Gmail
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
特定のメールが届くたびに、その内容を手作業でPDFに変換して保存する業務は、手間がかかり更新漏れの原因にもなりがちです。特に、定期的に受信するレポートや重要な通知などを確実に管理したいと考えている方も多いのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、依頼を受けた担当者がメッセージをダウンロードして指定フォームに添付するだけで、PDF.coがメール本文をPDFへ自動で変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coとGmailを連携し、手作業で行っているメールのPDF変換を効率化したい方
- メールで受信した請求書やレポートなどの情報を、PDF化してアーカイブする作業を自動化したい方
- 重要なメールの見落としや、PDFへの変換漏れといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からPDF変換、クラウドストレージへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手作業によるPDFへの変換漏れや、ファイルの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いてオペレーションで、担当者にメッセージのダウンロードとファイル添付を依頼する「担当者に対応を依頼する」アクションを設定します
- 次に、PDF.coの「ファイルをアップロード」と「メールをPDFに変換」アクションを設定し、受信したメール本文をPDFに変換します
- 続いて、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションで、生成されたPDFファイルを取得します
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダIDなどを任意に設定できます。メールの件名や受信日時といった、前段のフローで取得した情報を変数としてファイル名に活用することも可能です。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受信したメールの取り込みは手動で行う必要があります。メール受信後、通知を確認したら、該当メールをダウンロードして指定の入力欄にファイルを添付しフローを再開させてください。
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例えば、メールで受け取った複数ページのPDFファイルを分割してOCRで内容を抽出したり、入力フォーム付きのPDFに対して自動的にテキストを入力するといったことが可能です。
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
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PDFからデータを解析
PDFテキストの検索と置換
PDFをJSONに変換
PDFをテキストに変換
PDFをJPGに変換
PDFをPNGに変換
URLをPDFに変換
PDFをExcelに変換
PDFファイルの分割
PDFファイルページの削除
PDFファイルのフォームにテキストを入力
セキュリティ設定
セキュリティ設定解除
バーコードの生成
バーコードの読み取り
PDFファイルに画像を追加
PDFファイルにテキストを追加
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
ファイルをアップロードPDFからデータを解析PDFテキストの検索と置換PDFをJSONに変換PDFをテキストに変換PDFをJPGに変換PDFをPNGに変換URLをPDFに変換PDFをExcelに変換PDFファイルの分割PDFファイルページの削除PDFファイルのフォームにテキストを入力セキュリティ設定セキュリティ設定解除バーコードの生成バーコードの読み取りPDFファイルに画像を追加PDFファイルにテキストを追加請求書の解析ファイルをダウンロードPDF情報の取得ドキュメントをPDFに変換CSVをPDFに変換HTMLをPDFに変換メールをPDFに変換ExcelをPDFに変換GoogleスプレッドシートをPDFに変換複数のファイルを統合し新規PDF作成PDF圧縮記入可能なPDFフォームを作成
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特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
