■概要
特定のメールが届くたびに、その内容を手作業でPDFに変換して保存する業務は、手間がかかり更新漏れの原因にもなりがちです。特に、定期的に受信するレポートや重要な通知などを確実に管理したいと考えている方も多いのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、依頼を受けた担当者がメッセージをダウンロードして指定フォームに添付するだけで、PDF.coがメール本文をPDFへ自動で変換し、指定のGoogle Driveフォルダに保存する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coとGmailを連携し、手作業で行っているメールのPDF変換を効率化したい方
- メールで受信した請求書やレポートなどの情報を、PDF化してアーカイブする作業を自動化したい方
- 重要なメールの見落としや、PDFへの変換漏れといったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からPDF変換、クラウドストレージへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てられます。
- 手作業によるPDFへの変換漏れや、ファイルの保存ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いてオペレーションで、担当者にメッセージのダウンロードとファイル添付を依頼する「担当者に対応を依頼する」アクションを設定します
- 次に、PDF.coの「ファイルをアップロード」と「メールをPDFに変換」アクションを設定し、受信したメール本文をPDFに変換します
- 続いて、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションで、生成されたPDFファイルを取得します
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードする際、ファイル名や保存先のフォルダIDなどを任意に設定できます。メールの件名や受信日時といった、前段のフローで取得した情報を変数としてファイル名に活用することも可能です。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Gmailで受信したメールの取り込みは手動で行う必要があります。メール受信後、通知を確認したら、該当メールをダウンロードして指定の入力欄にファイルを添付しフローを再開させてください。