■概要
Gmailで定期的に受信するCSVファイルを、都度手作業でPDFに変換して管理する業務に手間を感じていませんか? このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際、添付されたCSVファイルをPDF.coでPDFへ変換し、Google Driveの指定フォルダに自動で保存できます。CSVからPDFへの変換作業を自動化することで、手作業による手間やミスをなくし、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDF.coを使い、手作業でCSVファイルをPDFに変換しているご担当者の方
- Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveで管理しており、運用の手間を削減したい方
- 定型的なファイル変換業務を自動化して、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からPDF変換、Google Driveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや変換ミス、保存場所の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、PDF.co、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPDF.coの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信したCSVファイルを指定します。
- 次に、PDF.coの「CSVをPDFに変換」アクションを設定します。
- 次に、PDF.coの「PDFファイルをダウンロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するための件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- PDF.coでファイルをアップロードする際に、出力ファイル名などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、PDF.co、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。