定期的にSalesforceで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
定期的にSalesforceで指定したX-point Cloudの申請を一括で差し戻す
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
X-point Cloud
と
Salesforce
を自動連携できます。
■概要
X-point Cloudで管理している申請書類の差し戻し作業に、手間や時間を取られていませんか？差し戻し対象が複数ある場合、一つずつ手作業で処理するのは負担が大きく、ミスが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Salesforceにまとめた対象リストをもとに、X-point Cloudの申請差し戻しを定期的に自動で実行できます。面倒な繰り返し作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請差し戻しを手作業で行っており、業務を効率化したい方
- Salesforceの情報を活用して、X-point Cloudでの差し戻しを自動化したい方
- 定期的に発生する申請関連の定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceのリストに基づき、X-point Cloudでの差し戻しが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による差し戻し対象の選択ミスや処理漏れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとX-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する（最大２００件）」アクションを設定し、差し戻し対象の申請情報リストを取得します。
- 次に、繰り返し機能を使って、取得したレコード情報をもとに、1件ずつ差し戻し処理を実行するように設定します。
- 繰り返し処理の中に、X-point Cloudの「書類（申請）を差し戻す」アクションを設定し、差し戻しを実行します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了したことを担当者へ通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日や毎週など、フローを起動させたい任意の周期や時間帯を設定してください。
- Salesforceからレコードを取得する設定では、差し戻し対象のリストが保存されているオブジェクトやビューを任意で指定することが可能です。
- 繰り返し機能の設定では、Salesforceから取得したレコード情報の中から、繰り返し処理の対象としたい値を指定してください。
- X-point Cloudで書類を差し戻すアクションでは、Salesforceから取得した申請IDなどの値を引用し、差し戻し対象を動的に指定できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Salesforce、X-point CloudそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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例えば、X-point Cloud上で承認が完了したことをSlackやChatworkなどのチャットツールに通知したり、X-point Cloudで作成された書類をダウンロードし、メールで送付するといったことが可能です。
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フローボットオペレーション
書類（申請）情報を取得
書類のPDFをダウンロード
書類（申請）にコメントを追加
書類（申請）をフォーム名で検索
書類（申請）を提出
簡易マスタにデータを追加
書類（申請）を差し戻す
書類（申請）を承認
書類（申請）を却下
書類（申請）を保留
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書類（申請）を更新
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フローボットオペレーション
リードオブジェクトのレコードを取得リードオブジェクトのレコードを更新リードオブジェクトのレコードを作成リードオブジェクトのレコードを検索リードオブジェクトの最新のレコードを取得取引先オブジェクトのレコードを取得取引先オブジェクトのレコードを更新取引先オブジェクトのレコードを作成取引先オブジェクトのレコードを検索商談オブジェクトのレコードを取得商談オブジェクトのレコードを更新商談オブジェクトのレコードを作成商談オブジェクトのレコードを検索取引先責任者オブジェクトのレコードを取得取引先責任者オブジェクトのレコードを更新取引先責任者オブジェクトのレコードを作成取引先責任者オブジェクトのレコードを検索カスタムオブジェクトのレコードを取得カスタムオブジェクトのレコードを更新カスタムオブジェクトのレコードを作成カスタムオブジェクトのレコードを検索ファイルとレコードを紐付けるレコードと紐付けるファイルをアップロードアップロードしたファイルのコンテンツIDを取得リードオブジェクトのレコードを検索（削除済みレコードを除く）取引先オブジェクトのレコードを検索（削除済みレコードを除く）商談オブジェクトのレコードを検索（削除済みレコードを除く）取引先責任者オブジェクトのレコードを検索（削除済みレコードを除く）カスタムオブジェクトのレコードを検索（削除済みレコードを除く）レポートをダウンロードリードオブジェクトに活動履歴を登録取引先オブジェクトに活動履歴を登録商談オブジェクトに活動履歴を登録取引先責任者オブジェクトに活動履歴を登録リードオブジェクトにToDoを登録取引先オブジェクトにToDoを登録商談オブジェクトにToDoを登録取引先責任者オブジェクトにToDoを登録リードオブジェクトに行動を登録取引先オブジェクトに行動を登録商談オブジェクトに行動を登録取引先責任者オブジェクトに行動を登録商談にメールメッセージを登録取引先にメールメッセージを登録ユーザーオブジェクトのレコードを登録メールメッセージを登録メールメッセージを人物に関連付けるカスタムオブジェクトにメールメッセージを登録カスタムオブジェクトに活動履歴を登録カスタムオブジェクトにToDoを登録カスタムオブジェクトに行動を登録レコードに紐づくファイルのコンテンツIDを取得最新のコンテンツバージョンIDを取得ファイルをダウンロード契約オブジェクトのレコードを取得契約オブジェクトのレコードを更新契約オブジェクトのレコードを作成契約オブジェクトのレコードを削除カレンダーを登録ユーザーオブジェクトのレコードを検索ユーザーオブジェクトのレコードを取得取引先オブジェクトの行動を更新取引先オブジェクトの行動を検索ユーザー一覧を取得取引先一覧を取得取引先責任者一覧を取得商談一覧を取得リード一覧を取得ケース一覧を取得キャンペーン一覧を取得オブジェクト一覧を確認カスタムオブジェクト一覧を取得ChatterグループID一覧を取得Chatterをユーザーに投稿Chatterを取引先に投稿Chatterを取引先責任者に投稿Chatterを商談に投稿Chatterをリードに投稿Chatterをケースに投稿Chatterをキャンペーンに投稿Chatterをカスタムオブジェクトに投稿ChatterをChatterグループに投稿チャンネル一覧を取得ユーザーオブジェクトのレコードの更新ユーザーロールを作成ユーザーロールを割り当てユーザーオブジェクトの権限セット割り当ての作成商談オブジェクトのレコードに契約オブジェクトのレコードを紐付けるユーザーオブジェクトの権限セット割り当てを削除ユーザーを指定グループに追加ユーザーを指定グループから削除Chatterを投稿Chatterグループにユーザーを追加ファイル名を取得メールメッセージを取得SOQLを使用してレコードを検索
