■概要
GMOサインで締結済みの契約について、契約締結証明書を手動で一つずつ取得し、Salesforceに保存する作業に手間を感じていませんか? 特に契約件数が多い場合、この定型的な作業は担当者の時間を奪い、本来注力すべき業務を圧迫する一因にもなり得ます。 このワークフローは、指定した日時にGMOサインから契約締結証明書を一括で取得し、Salesforceの該当レコードに自動で添付する処理を可能にするため、こうした課題の削減に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインの契約締結証明書を定期的に取得し、手作業でSalesforceに登録している方
- 契約管理業務における手作業を減らし、ヒューマンエラーを防止したい法務・総務担当者の方
- Salesforce上の顧客情報と契約情報を紐づけ、効率的に管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にGMOサインから契約締結証明書を自動で取得しSalesforceに反映するため、手作業の時間を削減できます。
- 証明書の取得漏れやSalesforceへの添付ミスといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「複数のレコードを取得する(最大200件)」アクションを設定し、証明書を紐づけたい対象レコードを取得します。
- 次に、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 次に、繰り返し機能を用いて、取得したSalesforceのレコード情報をもとに、GMOサインの「契約締結証明書を取得」するアクションを件数分実行するように設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した証明書を該当レコードに反映します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ完了通知を送ります。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを起動したい任意の曜日や時間帯(例:毎日深夜1時、毎週金曜日の18時など)を設定してください。
- Salesforceのオペレーションでは、契約締結証明書を取得したい対象のレコードや、更新したいデータベース(オブジェクト)を任意で設定してください。
- GMOサインとYoomを連携する際には、ご自身のGMOサインアカウントに応じたシークレットキーや顧客IDなどを設定する必要があります。
- 最後の「メールを送る」オペレーションでは、完了通知の宛先となるメールアドレスや件名、本文の内容を自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- GMOサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。