Google Driveに契約書がアップロードされたら、AIワーカーで情報を抽出しGoogle スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Google スプレッドシート
と
Google Drive™
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
契約書の管理業務は、内容を確認して台帳へ情報を転記し、さらに関係者へ共有するまで…手作業による負担が課題となりがちです。特に契約件数が増えると、情報の入力漏れや共有の遅延が発生し、業務の停滞に繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに契約書をアップロードするだけで、AIワーカーが契約情報の抽出からGoogle スプレッドシートへの追記、Slackでの通知までを自動で行います。一連の契約書管理を自動化することで、法務担当者の手作業を軽減させ、スムーズな情報管理をサポートします。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに契約書をアップロードするだけで、AIワーカーが契約情報の抽出からGoogle スプレッドシートへの追記、Slackでの通知までを自動で行います。一連の契約書管理を自動化することで、法務担当者の手作業を軽減させ、スムーズな情報管理をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存した契約書の内容をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記しており、効率化したい法務担当者の方
- 契約書の要約や情報の抽出を自動化し、Slackでの共有漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 契約書管理に関わる事務作業を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点にAIが情報を抽出するため、Google スプレッドシートへの転記ミスや漏れといったリスクの低減に繋げられます。
- 契約情報の要約と関係者へのSlack通知までが自動で行われるため、情報共有のスピードが向上し、管理業務の工数を削減できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、Google Driveを選択し「特定のフォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、AIワーカーで、契約書PDFから必要な情報を抽出し要約を作成するためのマニュアルを作成し、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクション、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクション、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを使用ツールとして設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定で、監視対象とするフォルダを契約書がアップロードされるフォルダに指定してください。
- AIワーカーの指示出し(プロンプト)を調整することで、契約書から抽出したい特定の項目(契約締結日、金額、有効期限など)を自由に変更できます。
- Google スプレッドシートの書き込み先となるシートや、Slackでの通知先チャンネルを自身の環境に合わせて設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
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YoomではSlackのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとSlackを連携することで、様々なSaaSとSlackを自由に連携し、あらゆる通知をSlackで受け取ることが可能です。また、Slackにメッセージが送信されたことをトリガーにボットを起動することも可能です。
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フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
アクションがありません
フローボットオペレーション
アクションがありません
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション
フローボットトリガー
フローボットオペレーション