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フォームで証憑が提出されたら、AIワーカーがルールに沿って仕訳しGoogle スプレッドシートに追記する

フォームで証憑が提出されたら、AIワーカーがルールに沿って仕訳しGoogle スプレッドシートに追記する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
Box
Google スプレッドシート
Google Chat
を自動連携できます。
■概要
現場から提出される領収書などの証憑の入力作業に、多くの工数を費やしていませんか?紙の書類を一つずつ確認して手入力する作業は、担当者の心理的・物理的負荷を高めるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームから証憑が提出された際に、AIエージェント(AIワーカー)が自動でOCR読み取り、勘定科目の推測、そして仕訳候補の登録までを一括で実行します。一連の記帳代行業務を任せることで、経理担当者は確認作業のみに専念でき、事務作業の効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
  • 現場から提出される領収書などの証憑の仕訳作業を手作業で行っており、AIエージェントによる記帳代行の仕組みを導入したい経理担当者の方
  • 外出先からの経費申請をスマートフォンで完結させ、申請からデータ蓄積までのスピードを上げたい従業員の方
  • 入力漏れや勘定科目の選択ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、 記帳業務の効率化を進めたい管理責任者の方

■このテンプレートを使うメリット
  • フォームへの回答を起点に、AIワーカーが証憑データの読み取りからGoogle スプレッドシートへの蓄積までを自動で行うため、事務処理時間を短縮できます。
  • Boxへの保管やGoogle Chatでの通知も同時に実行されるため、 情報の共有漏れを防ぎ、関係者間で処理状況を把握しやすくなります。

■フローボットの流れ
  1. はじめに、Google スプレッドシート、Google Chat、BoxをYoomと連携します。
  2. トリガーとして、Yoomの「フォームに回答した時」のアクションを設定します。
  3. 最後に、AIワーカーで「ファイルをOCRで読み取り、勘定科目の推測、Boxへの保管、仕訳候補登録、通知を行う」ための指示を作成し、使用ツールとしてGoogle スプレッドシート、Box、Google Chatのアクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント
  • フォームの項目をカスタマイズすることで、「申請者名」「部門」「用途・摘要」など、証憑ファイル以外の情報も処理の対象とすることができます。
  • Google スプレッドシートへのレコード追加は、自社の仕訳形式に合わせて、どの情報をどの列に入力するかを任意でカスタマイズしてください。
  • Boxへの保管設定では、アップロード先を部署ごとなどに分かれたフォルダのIDを指定して管理することが可能です。
  • Google Chatの通知先は、経理チームの専用スペースなど、運用に合わせて柔軟に設定してください。

■注意事項
  • Google スプレッドシート、Google Chat、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
  • Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
  • AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
  • AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
  • AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
  • AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
  • AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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Yoomデータベースで選んだ顧客・案件情報をもとにBoxへフォルダを自動生成するフローです。手作業の作成漏れや命名ゆれを防ぎ、時間を節約。作成階層も統一されるため整理が行き届き、日々の登録負担を軽くします。

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受信したメールをAIで抽出・要約しGoogle Chatへ自動通知するフローです。テンプレートの利用で設定も簡単。転記や共有漏れを防ぎ、重要メールをすぐにチームで確認できます。

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テンプレート

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YoomではGoogle ChatのAPIをノーコードで活用することができます。入力フォームの情報や他SaaSでの様々なイベントをトリガーにGoogle Chatへメッセージを通知を行うことが可能です。
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フォーム送信をきっかけにAIが長文を要約し、受付日時とともにGoogle Chatへ自動通知するフローです。長文確認の手間を抑え、担当者間の情報共有を均質化し、次のアクションまでの時間を短縮できます。
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