OneDriveに契約書が格納されたらAIワーカーが一次レビューし、Microsoft Excelに指摘事項を集約し通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
AIワーカー
と
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
と
OneDrive
を自動連携できます。
■概要
契約書の一次審査は、法務担当者にとって工数的にも精神的にも負荷の高い業務ではないでしょうか。特に自社の審査ガイドラインに沿ったリスク判定を一つひとつ手作業で行う場合、チェック漏れや確認精度のバラつき、さらには作業時間の増大といった課題が生じがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveに契約書が格納されるだけで、AIが自社基準に基づいたレビューを自動で行います。指摘事項をMicrosoft Excelに集約し、Microsoft Teamsで担当者に通知されるため、法務チェックの精度と効率を同時に高めることが可能です。
このワークフローを活用すれば、OneDriveに契約書が格納されるだけで、AIが自社基準に基づいたレビューを自動で行います。指摘事項をMicrosoft Excelに集約し、Microsoft Teamsで担当者に通知されるため、法務チェックの精度と効率を同時に高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 契約書の一次審査を自動化し、法務チェックのリードタイムを短縮したいと考えている法務担当者の方
- 自社のガイドラインに沿った一貫性のあるリスク判定を、AIを活用して効率的に進めたいと考えているチームリーダーの方
- 事業部門からのレビュー依頼をOneDriveやMicrosoft Teamsでスムーズに管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIが契約書を自動レビューし、Microsoft Excelに指摘事項を蓄積するため、手作業による転記ミスを防ぎ、審査の精度向上につながります。
- レビュー完了がMicrosoft Teamsで自動通知されるため、担当者がスムーズに内容を確認でき、契約締結までのスピードを向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDrive、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、OneDriveの「特定のフォルダにファイルが作成されたら」アクションを設定します。
- 次に、AIワーカーで、PDFを解析し自社の審査ガイドラインに基づきレビューを行うためのスキルを作成し、使用ツールとしてOneDriveの「ファイルをダウンロードする」、Microsoft Excelの「シートを追加」、「セルに値を入力」、 Microsoft Teamsの「チャットにメッセージを送る」 アクションを設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、事業部門がファイルをアップロードする「レビュー依頼」用のフォルダを起動対象として指定してください。
- AIワーカーの指示内容(プロンプト)には、貴社独自の審査ガイドラインの格納場所や、具体的にどのようなリスクを抽出したいかを詳細に設定してください。
- Microsoft Excelのアクション設定では、指摘事項を管理するための列項目(条文番号、リスクの内容、修正案など)を、自社の管理フォーマットに合わせてカスタムしてください。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール(アプリ)についてもマイアプリ連携が必要です。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
- AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
- AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
- AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
- AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。
- AIワーカー内で20件を超える大容量データの取得やループ処理を行うと、タスクを著しく消費する可能性があるためご注意ください。
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