■概要
紙や画像で回収したアンケート結果を、一つひとつ手作業でデータ化する業務は手間がかかるのではないでしょうか。また、手入力による転記ミスや確認作業で、さらに時間を要してしまうこともあります。 このワークフローを活用すれば、アンケート画像をGoogle Driveにアップロードするだけで、OCR機能がテキストを自動で読み取り、Google スプレッドシートにデータが反映されるため、こうしたデータ入力業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙や画像のアンケートを多用し、手作業でのデータ化に課題を感じている方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートでアンケート結果を管理している方
- 手作業でのデータ転記による入力ミスをなくし、業務を正確に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- アンケート画像がGoogle Driveに追加されると、内容が自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のシートに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、アンケート画像をアップロードする対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- OCR機能の設定では、アンケート画像の中から読み取りたいテキストの項目を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、反映先のスプレッドシートIDやシート名を任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
