Googleスプレッドシートの更新内容をジョブカン経費精算・ワークフローに自動反映する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:Googleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローをマイアプリに登録する！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧から、Googleスプレッドシートをクリックします。
(3)「Sign in with Google」をクリックします。

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(4)次はジョブカン経費精算・ワークフローの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(5)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

これでGoogleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリの連携が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガー設定を行いましょう！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介したテンプレートを使用します。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「行が更新されたら」をクリックします。

(2)Googleスプレッドシートの連携アカウントとアクション選択画面から、Googleスプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「行が更新されたら」のままで、「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定で、トリガーの起動間隔をドロップダウンから選択し、スプレッドシートIDとシートIDを候補から選びます。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分から選べますが、プランによって選べる間隔が異なります。

さらに下へ進み、テーブルの範囲(始まり)、テーブルの範囲(終わり)、一意の値が入った列と、更新を検知したい列を入力します。
※こちらは選択式ではありません。直接入力を行ってください。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ3:アプリと連携する

(1)次に、ジョブカン経費精算・ワークフローとの連携を行います。
「ユーザ情報の更新」をクリックします。

(2)ジョブカン経費精算・ワークフローの連携アカウントとアクション選択画面からジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報を確認し、アクションは「ユーザ情報の更新」のままで、「次へ」をクリックします。

(3)ジョブカン経費精算・ワークフローのAPI接続設定画面からスタッフコード、メールアドレスをアウトプットより選択します。
その他は必須項目ではありません。ご自身の必要な箇所を入力してください。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、メールトリガーをOFFからONに変更します。

これで、「Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー情報も更新する」フローボットの完成です。お疲れ様でした！

その他のGoogleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化例

Yoomでは他にもGoogleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローにユーザー情報を追加する

今回紹介したテンプレートは「Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー情報も更新する」でしたが、このテンプレートはGoogleスプレッドシートの行が追加されると、ジョブカン経費精算・ワークフローに新しいユーザー情報を追加することが可能です。先に紹介しました、テンプレートと併せて使用することで、ユーザー情報の追加と更新が自動で行うことができます。‍

2ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Googleスプレッドシートに追加する

このテンプレートを使うと、特定のタイトルの申請が承認されると自動でGoogleスプレッドシートに追加されます。ジョブカン経費精算・ワークフローの内容をGoogleスプレッドシートに手動で転記している方に特におすすめです。このテンプレートを活用することで、入力の手間を大幅に削減できることが期待できます。
さらに、コミュニケーションツールと連携することで、申請の承認が完了したことを特定のメンバーに通知することも可能です。

3. ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Googleスプレッドシートに追加する‍

このテンプレートは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請されたものが差し戻された際、その内容をGoogleスプレッドシートに自動で追加するフローボットです。これにより、差し戻しされた申請内容をGoogleスプレッドシートで一元管理することができます。また、コミュニケーションツールと連携することで、担当者へのリマインダー送信も可能です。

まとめ

この記事では、Googleスプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローの連携する方法とメリットについて紹介しました。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても簡単に連携でき、ジョブカン経費精算・ワークフローのユーザー更新を効率良く行うことができるでしょう。
また、データの一貫性や正確性も保たれるため、ミスのリスクを減らすことが期待できます。
これから自動化を検討されている方はYoomを活用して、業務の自動化と効率化をぜひ実現してください。