コラボフローとGoogle Workspaceを連携して、コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を自動登録する方法

ステップ1:コラボフローとGoogle Workspaceをマイアプリ登録

コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
事前にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに行えます。

まず、コラボフローのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

以下のように検索欄でコラボフローを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意で設定しましょう。

コラボフローの画面に移動して、右上の「設定マーク」→「システム管理エリア」→「環境設定」→「REST API」→「登録」→「APIキーを発行する」の順でクリックしてください。
Yoom画面に戻って、「{ユーザーID}/apikey:(APIキー)」という形で文字列を入力して、BASE64でエンコード化し、アクセストークンを設定しましょう。
こちらからBASE64のエンコード化について確認してください。

続いて、Google Workspaceのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにGoogle Workspaceを一覧から探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google Workspaceにサインインしてください。

マイアプリにコラボフローとGoogle Workspaceが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページで変更しましょう。
初めにコラボフローの設定から行うため、「経路のWebhookイベントを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるコラボフローのトリガー設定とその後に続くGoogle Workspaceのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
  

以下の画面が表示されたら、赤枠内をクリックしてWebhook URLをコピーしてください。

こちらにWebhookの設定方法が記載されているので、確認しましょう。
「アプリ設定」→「経路設定」→「該当する経路を選択」→「Webhook」→「新規登録」
の順でクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を行います。

• 「Webhook名」→任意で設定
• 「通知先のWebhook URL」→コピーしたURLをペースト
• 「通知条件」→承認時にチェックを入れる

設定が完了したら、「保存」をクリックしてください。
Webhookイベントを送信するか、トリガーとなるイベントを実行し、Yoom画面の「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、コラボフローの入社申請されたデータを取得する設定を行うので、「申請内容の詳細を取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「コラボフローと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→申請内容の詳細を取得
  

以下の画面が表示されるので、「インスタンス名」と「アプリケーションコード」を説明の通りに設定します。

スクロールし、「文書ID」を設定してください。
「経路のWebhookを受信したら」のアウトプットを使用して設定するため、赤枠内の矢印をクリックしましょう。
アウトプットが表示されるので、文書IDを選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Google Workspaceの設定を行うため、「新規ユーザーを追加」をクリックします。
※Google Workspaceは一部有料プランのみご利用いただけるアプリです。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなるため、注意しましょう。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自身で変更可能
• 「Google Workspaceと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→新規ユーザーを追加
  

以下の画面が表示されたら、「姓」、「名」を設定しましょう。
※コラボフローの申請書の氏名は「姓」、「名」と分かれている前提で設定を行います。
「申請内容の詳細を取得」のアウトプットから「姓」、「名」を選択します。

スクロールし、他の項目も先ほどと同様にアウトプットを活用して設定してください。
※「デフォルトのパスワード」と「メインのメールアドレス」もコラボフローの申請書に記載がある前提で設定を行っています。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、コラボフローとGoogle Workspaceの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

コラボフロー・Google Workspaceを使ったその他の自動化例

1.コラボフローで申請が承認されたら、自動的にGoogle Workspaceの従業員情報を更新するフローです。
コラボフローの申請承認後にGoogle Workspaceの従業員データを自動的に更新できるので、更新の手間が省けます。

2.コラボフローで申請が承認されたら、Google Chatに自動通知するフローです。
コラボフローでの申請が承認されたら、Google Chatに通知されるので、スムーズに後続業務に取り組めます。
更新漏れや更新ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。

3.kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで申請書を申請するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、コラボフローで自動的に申請書を申請できるため、申請書作成がスムーズになります。
リアルタイムで申請書が作成されるので、迅速に対応できます。

まとめ

従業員情報の自動登録は、ヒューマンエラーを減らし、作業効率の向上が期待できます。
これにより、人事担当者の負担も軽減され、他の業務に集中しやすくなるでしょう。
さらに、新入社員の準備がスムーズになるため、入社初日から作業に取り組めます。

Yoomを活用した自動化は、簡単な設定を行うだけで導入可能です。
従業員情報の登録を自動化するテンプレートを活用して、作業を効率化させましょう。