コラボフローとGoogle Workspaceを連携して、コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、コラボフローで申請を承認した後、手作業でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや遅延が発生しがちで、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを併用して入社手続きを行っている人事や総務担当者の方
• 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、対応漏れや入力ミスに課題を感じている方
• 入社時のオンボーディングプロセスを迅速化し、全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるグループへの追加漏れや、誤った情報での登録といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションで入社申請の承認イベントを検知するように設定します。
3. オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請書から従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとに従業員を特定のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションで、追加先のグループIDを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• 従業員情報として、コラボフローから取得したどの情報をGoogle Workspaceの各項目に割り当てるか、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

•  コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、コラボフローで申請を承認した後、手作業でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや遅延が発生しがちで、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを併用して入社手続きを行っている人事や総務担当者の方
• 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、対応漏れや入力ミスに課題を感じている方
• 入社時のオンボーディングプロセスを迅速化し、全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるグループへの追加漏れや、誤った情報での登録といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションで入社申請の承認イベントを検知するように設定します。
3. オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請書から従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとに従業員を特定のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションで、追加先のグループIDを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• 従業員情報として、コラボフローから取得したどの情報をGoogle Workspaceの各項目に割り当てるか、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

•  コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

コラボフローで従業員の役職変更や部署異動の申請が承認された後、Google Workspaceの従業員情報を手作業で更新していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用することで、コラボフローでの承認をきっかけに、Google Workspaceの従業員情報を自動で更新し、手作業による手間やヒューマンエラーを解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを利用し、従業員情報を手動で更新している方
• 従業員情報の更新漏れや転記ミスを防ぎ、データの正確性を高めたい管理者の方
• 人事関連の申請・承認フローを自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、Google Workspaceの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員データの正確性を維持することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーをきっかけに取得した申請IDをもとに、申請内容の詳細を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザー情報を更新」アクションを設定し、取得した申請内容をもとに従業員情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• コラボフローの「申請内容の詳細を取得」オペレーションでは、ご利用の環境に合わせてインスタンス名やアプリケーションコードなどを任意で設定してください。
• Google Workspaceの「ユーザー情報を更新」オペレーションでは、更新したい項目に対して、固定値や前段のコラボフローで取得した情報を変数として設定できます。

‍■注意事項

• コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、コラボフローで申請を承認した後、手作業でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや遅延が発生しがちで、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを併用して入社手続きを行っている人事や総務担当者の方
• 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、対応漏れや入力ミスに課題を感じている方
• 入社時のオンボーディングプロセスを迅速化し、全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるグループへの追加漏れや、誤った情報での登録といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションで入社申請の承認イベントを検知するように設定します。
3. オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請書から従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとに従業員を特定のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションで、追加先のグループIDを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• 従業員情報として、コラボフローから取得したどの情報をGoogle Workspaceの各項目に割り当てるか、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

•  コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、コラボフローで申請を承認した後、手作業でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや遅延が発生しがちで、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを併用して入社手続きを行っている人事や総務担当者の方
• 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、対応漏れや入力ミスに課題を感じている方
• 入社時のオンボーディングプロセスを迅速化し、全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるグループへの追加漏れや、誤った情報での登録といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションで入社申請の承認イベントを検知するように設定します。
3. オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請書から従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとに従業員を特定のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションで、追加先のグループIDを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• 従業員情報として、コラボフローから取得したどの情報をGoogle Workspaceの各項目に割り当てるか、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

•  コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。

• コラボフローとGoogle スプレッドシートを連携させ、承認後の転記作業を自動化したい方
• 申請・承認フローにおける手作業をなくし、業務の効率化を目指している担当者の方
• データの更新漏れや入力ミスを防ぎ、管理体制の精度を高めたいと考えている方

• コラボフローでの承認完了と同時にレコードが自動で更新されるため、手作業による更新業務の時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

1. はじめに、コラボフローとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「コラボフローで承認が完了したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、承認された情報をもとにレコードを更新するように設定します。

• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、更新対象のスプレッドシートIDやシート名、更新したい行の条件などを任意で設定してください。

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

コラボフローでの申請承認後、基幹システムへの情報登録を手作業で行っていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れなど、ヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローは、コラボフローで文書が承認されると、RPA機能が自動でブラウザを操作し、基幹システムへ情報を登録するため、手作業による非効率やミスをなくし、迅速で正確な業務遂行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローで承認された情報を、基幹システムに手作業で転記している担当者の方
• 申請承認後のデータ登録に時間がかかり、コア業務に集中する時間を確保したい方
• RPAを活用して、Webブラウザ上で行う定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認をトリガーに、基幹システムへの情報登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
3. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、トリガーで受け取った承認情報をもとに、基幹システムの指定項目へデータを自動で入力するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際に操作したい基幹システムのURLや、どのページのどの項目に、コラボフローから受け取ったどのデータを入力するかなどを任意で設定してください。

‍■注意事項

• コラボフローとそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。

■概要

コラボフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.コラボフローを業務に活用している企業

・申請や承認処理を自動化している総務部担当者

・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行うチームリーダー‍

2.Backlogによるタスク管理を行う企業

・チーム内のプロジェクト全体の進捗を把握している方

・タスクに関連する資料を収集する担当者

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■このテンプレートを使うメリット

コラボフローはプロセスの可視化により、業務の透明性を高くと持つために有効的です。
さらにBacklogを併せて活用することで複雑なタスクも細かく管理することができ、よりスムーズな業務進行を行います。
しかしコラボフローの内容を毎回Backlogに手動で入力することは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。

手入力によるミスを削減し、業務効率を上げたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用すると、自動でBacklogにタスク追加を行うことができるため、手入力の作業を省きヒューマンエラーを未然に防ぎます。
また入力作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができ、コア業務に集中することができます。

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■注意事項‍

・コラボフロー、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

コラボフローで入社申請が承認された後、関連部署への情報共有や各種ツールへの従業員情報登録など、手作業のプロセスが残っていませんか。こうした手作業は、対応漏れや入力ミスの原因となり、人事・総務担当者の負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、Fileforceに格納された入社関連書類を定期的にチェックし、担当者へGmailで自動通知できます。手作業による連携業務をなくし、確実でスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの承認後、書類連携などの手作業に手間を感じている人事・総務担当者の方
• Fileforceで書類を管理しており、関係者への共有や通知を自動化したいと考えている方
• 入社手続きにおける情報連携のミスや漏れを防ぎ、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づきFileforceを自動で確認し通知するため、これまで手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの添付ミスや通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FileforceとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローを定期実行するタイミング（例：毎日9時）を設定します。
3. 次に、オペレーションでFileforceの「ファイルを取得」アクションを設定し、指定したフォルダからファイル情報を取得します。
4. 続いて、オペレーションでFileforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをYoom内にダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して関係者にメールで通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先の宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
• メールの件名や本文には、前のステップでFileforceから取得したファイル名といった動的な情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを設定したりできます。

■概要

コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

1. コラボフローを利用して申請管理を行っている方

・コラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手動作業に手間を感じる方

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2. ドキュメント管理ツールとしてOneDriveを利用している方

・承認後の申請書類を自動でOneDriveにアップロードし、チーム全体での情報共有を容易にしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするというフローを導入することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされるため、手動でファイルをアップロードする手間が省けます。
これにより、業務効率が向上し、担当者の負担が軽減されます。

また、OneDrive上でファイルが一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになります。
ファイルの管理が簡単になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。

さらに、自動化によりヒューマンエラーのリスクが減るため、重要な書類の管理がより安全に行われます。
このフローを活用することで、効率的でミスのない書類管理が実現し、業務全体の質が向上するでしょう。

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■注意事項

・コラボフローとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

コラボフローで承認が完了したら、JUST.DBのレコードを更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.JUST.DBとコラボフローを併用している企業

・稟議申請や契約承認などの承認プロセスをコラボフローで行い、JUST.DBのレコードと連携させたい方

・承認完了後のJUST.DBレコード更新を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方

・承認状況をリアルタイムにJUST.DBに反映させ、データの一貫性を保ちたい方

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■このテンプレートを使うメリット

・コラボフローでの承認完了をトリガーに、JUST.DBのレコードを自動で更新するため、手作業による更新の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。

・手作業による更新に伴うミスを防ぎ、データの正確性を確保することができます。

・承認状況がJUST.DBにリアルタイムで反映されるため、常に最新の情報を把握することができます。

・コラボフローとJUST.DBの連携により、、承認プロセス全体を可視化し、ボトルネックの特定や改善に役立ちます。

‍

■注意事項

・コラボフロー、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携させてください。

■概要

コラボフローで日々多くの申請を処理する中で、その後の対応タスクをTodoistで管理しているものの、手作業での登録に手間を感じていませんか。申請内容を確認し、Todoistに転記する作業は見落としや入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が行われた際に、自動でTodoistに関連タスクを作成可能です。これにより、タスク登録の手間を省き、重要な申請への迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローでの申請処理とTodoistでのタスク管理を両方行っている方
• 申請の見落としや対応漏れを防ぎ、タスク管理を効率化したいと考えている方
• 複数のツールを跨いだ手作業をなくし、より重要な業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請をトリガーにTodoistへタスクが自動作成されるため、手作業での転記やタスク登録にかかる時間を削減できます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや申請内容の転記ミスを防ぎ、抜け漏れのない確実なタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとTodoistをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」というアクションを設定して、特定の申請をフロー起動のきっかけにします。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、トリガーとなった申請の詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、前段で取得した申請情報をもとにタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Todoistでタスクを作成する際、タスクのタイトルや説明欄に、コラボフローから取得した「申請タイトル」や「申請者名」などの情報を変数として自由にマッピングできます。
• タスクを追加するTodoistのプロジェクトや担当者、優先度なども任意で指定できるため、申請の種類に応じた柔軟なタスク管理が実現できます。

■注意事項

• コラボフロー、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

コラボフローで承認された申請内容を、Zoho CRMに手作業で転記しタスクを作成していませんか？申請があるたびに手動で対応するのは手間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや対応の遅延といったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、コラボフローでの申請完了をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクを作成し、申請からタスク管理までの一連の業務を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとZoho CRMを併用し、申請後のタスクを手入力で作成している方
• 申請後のタスク作成の漏れや遅れをなくし、対応の迅速性を向上させたい方
• 申請管理からタスク管理までを自動化して、業務の効率化を図りたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの申請後、Zoho CRMにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとZoho CRMをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得する」アクションを設定し、トリガーとなった申請の情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成する」アクションを設定し、取得した申請内容を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho CRMでタスクを作成するアクションでは、タスクの件名や説明などを任意の内容で設定できます。前段階のコラボフローから取得した申請情報を活用し、タスクの詳細を具体的に記載することで、後続の対応がスムーズになります。

■注意事項‍

• コラボフロー、Zoho CRMとYoomを連携してください。

■概要

コラボフローでの申請承認後、基幹システムへの情報登録を手作業で行っていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れなど、ヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローは、コラボフローで文書が承認されると、RPA機能が自動でブラウザを操作し、基幹システムへ情報を登録するため、手作業による非効率やミスをなくし、迅速で正確な業務遂行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローで承認された情報を、基幹システムに手作業で転記している担当者の方
• 申請承認後のデータ登録に時間がかかり、コア業務に集中する時間を確保したい方
• RPAを活用して、Webブラウザ上で行う定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認をトリガーに、基幹システムへの情報登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
3. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、トリガーで受け取った承認情報をもとに、基幹システムの指定項目へデータを自動で入力するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際に操作したい基幹システムのURLや、どのページのどの項目に、コラボフローから受け取ったどのデータを入力するかなどを任意で設定してください。

‍■注意事項

• コラボフローとそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。

■概要

Microsoft Teamsでの情報共有は迅速ですが、その内容を関連システムであるコラボフローへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、新しいユーザー情報などを扱う場合、手入力によるミスや登録漏れは業務に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが投稿内容から必要な情報を抽出し、コラボフローへユーザー情報を自動で追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った情報を基に、コラボフローへ手動でユーザー登録を行っている方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている担当者の方
• 定型的なユーザー情報登録業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、AIによる情報抽出とコラボフローへの自動登録により、手作業での転記時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容から必要な情報を抽出するよう指定します。
4. 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にユーザー情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、Microsoft Teamsの投稿内容のうち、どの情報を抽出すべきか、抽出したい項目を具体的に指定してください。
• コラボフローにユーザー情報を登録するアクションでは、登録するユーザーID、氏名、パスワードなどの項目を、実際の運用に合わせてカスタマイズしてください。

■注意事項

• Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

• Google スプレッドシートで管理している情報を基に、コラボフローのグループを手動で更新している方
• 定期的な組織変更に伴うコラボフローのメンテナンス作業を効率化したい情報システム担当者の方
• 手作業による情報更新での入力ミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方

• スケジュール設定に基づき、Google スプレッドシートからコラボフローへのグループ情報更新が自動で実行されるため、定期的な手作業の時間を削減できます。
• 手作業による転記ミスや更新漏れを防ぎ、コラボフローのグループ情報を常に正確な状態に保つことで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。

1. はじめに、Google スプレッドシートとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、このワークフローを起動したい日時を指定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新対象の情報を取得します。
4. 次に、繰り返し処理機能で、取得したレコード情報をもとに、1件ずつ処理を繰り返すよう設定します。
5. 繰り返し処理の中で、コラボフローの「グループ情報の更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を反映させます。
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、更新が完了したことがわかるようにステータスなどを変更します。

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意に設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、参照するスプレッドシートやシート、レコードを検索・更新する際の条件などを、実際の運用に合わせて設定します。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データを変数として指定し、繰り返し処理の条件を設定してください。
• コラボフローのオペレーションでは、スプレッドシートから取得したどの情報を、グループ情報のどの項目に反映させるかを任意にマッピングします。

• Google スプレッドシート、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

• kintoneとコラボフローを連携させ、申請業務や帳票発行を効率化したいと考えている方
• 案件のステータス変更後に発生する、定型的な書類作成やメール連絡に時間を要している方
• 手作業によるデータ転記やメール作成時のヒューマンエラーを防止したいと考えている方

• kintoneのステータスが更新されると自動で帳票作成からメール送付までが完了するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 申請情報の転記ミスやメールの宛先間違い、添付ファイルの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

1. はじめに、kintone、コラボフロー、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの詳細を取得」を設定し、更新されたレコード情報を取得します
4. 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請書を申請」を設定し、kintoneから取得した情報を連携します
5. さらに、コラボフローの「帳票を出力」アクションで、申請内容に基づいた帳票を作成します
6. 最後に、Gmailの「メールで送付」を設定し、出力した帳票を添付して指定の宛先にメールを送付します

• kintoneのトリガー設定では、ステータスの更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定できます。
• コラボフローに申請する内容や、Gmailで送付するメールの件名、本文、宛先などは、kintoneから取得した情報を活用して自由に設定可能です。

• kintone、コラボフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

■概要

kintoneでステータスが更新される度に、Google Workspaceにも新規ユーザーを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.従業員のオンボーディング作業を頻繁に行う必要がある方

• IT管理者やシステム管理者
• 人事担当者や採用担当者
• 中小企業の経営者

2.手動での新規ユーザー登録作業を減らし、自動化したいと考えている方

• 業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者
• 新入社員のオンボーディングの正確性を高めたい方
• ITリソースを最適化したい企業

3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方

• kintoneを利用して業務管理やデータ管理を行っている企業
• Google Workspaceを利用してメールやカレンダー、ドライブなどの管理を行っている担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneで登録された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、入力ミスが減少します。

・新規従業員のユーザー登録作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。

‍

■注意事項

‍・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

SmartHRで従業員が削除されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.従業員のアカウント管理を頻繁に行う必要がある方

• IT管理者やシステム管理者
• 人事担当者や採用担当者
• 中小企業の経営者

2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方

• 業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者
• 退職者のアカウント削除の正確性を高めたい方
• ITリソースを最適化したい企業

3.SmartHRとGoogle Workspaceを日常的に活用している方

• SmartHRを利用して従業員管理や人事データ管理を行っている企業
• Google Workspaceを利用してメールやカレンダー、ドライブなどの管理を行っている担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・退職者のアカウント削除作業が自動化されることで、手動での作業の手間を省くことができます。

・退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。

‍

■注意事項

‍・SmartHR、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要

kintoneでステータスが更新されたらGoogle Workspaceからユーザーを削除するフローです。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

1.ユーザーアカウントの管理を頻繁に行う必要がある方

• IT管理者やシステム管理者
• 人事担当者や採用担当者
• 中小企業の経営者

2.手動でのユーザー削除作業を減らし、自動化したいと考えている方

• 業務の自動化や効率化を目指している企業の管理者
• 退職者のアカウント削除の正確性を高めたい方
• ITリソースを最適化したい企業

3.kintoneとGoogle Workspaceを日常的に活用している方

• kintoneを利用して業務管理やデータ管理を行っている企業
• Google Workspaceを利用してメールやカレンダー、ドライブなどの管理を行っている担当者

‍

■このテンプレートを使うメリット

・自動化されたワークフローにより、退職者のアカウント管理が効率化され、他の重要な業務に集中することができます。

・kintoneで更新された情報をそのままGoogle Workspaceに反映するため、削除漏れが減少します。

‍

■注意事項

‍・kintone、Google WorkspaceそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

■概要‍

入力フォームにアップロードされた会議データの内容から音声を文字起こしして、Google Chatに通知するフローです。

Microsoft TeamsやZoomなどのレコーディングデータなどの会議データをアップロードしてご利用ください。

Google Chatの通知先や通知内容など自由に設定することができます。

‍

■注意事項

・Google ChatとYoomのアカウント連携が必要です。

・MP4、M4Aなどのファイル形式のファイルをアップロードしてください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

■概要‍

毎日指定の時間に前日のGoogle Adsからレポート情報を取得して、自動的にGoogle Chatに通知するフローです。

起動タイミングは任意の時間を指定することが可能です。

Google Chatに通知する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
‍

◼️注意事項

・Google Ads、Google ChatそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

‍

• kintone上で複数プロジェクトを管理しており、自分宛てのメンション通知の見逃しを防ぎたい方
• kintoneとGoogle Chatを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方
• 手動での通知確認作業を減らし、コミュニケーションをより円滑に自動化したい方

• kintoneのコメントの中から自分宛てのメンションだけを抽出し、自動でGoogle Chatに通知されるため、確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
• 通知を確認するためにkintoneを都度開く必要が減り、重要な連絡に素早く気づけるようになるため、コミュニケーションコストを削減できます。

1. はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「コメントが書き込まれたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、コメント内容に自分の名前が含まれている場合のみ後続のアクションに進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Chatを選択し、「メッセージを送信」アクションで指定のスペースに通知内容を送信するよう設定します。

• 分岐機能では、メンションを検知する条件を任意で設定できます。特定のキーワードや役職名などで絞り込むことも可能です。
• Google Chatへの通知は、メッセージを送信するスペースや、メンションされた内容を含む通知本文などを自由にカスタマイズしてください。

• kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Google Chatに送信されたメッセージを、Gmailにも通知するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

・GmailとGoogle Chatを使用されている方

・部門間で使用しているコミュニケーションツールが異なる方

・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント

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■このテンプレートを使うメリット

・Google Chatに通知されたメッセージを、Gmailにもそのまま通知・転送できるためChatの確認漏れが防げたり、共有がスムーズに行えます。

・Gmail、Google Chatの両方のアプリを確認する必要がなくなるため、業務の効率化を図ることができます。

‍

■注意事項

・Gmail、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

‍

■概要‍

Yoomフォームの内容を用いて、予め用意したGoogleドキュメントの雇用契約書雛形にフォーム内容を入力して、PDFを発行してGoogle Chatに通知するフローです。

通常、雛形シートをコピーし、入力してPDFを発行するという流れになりますが、そのような手動操作が不要で、フォームの入力だけで書類発行が自動で行えます。

Google Chatに通知する内容は自由に設定することができます。
‍

■注意事項‍

・Googleドキュメント、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。

・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてご利用ください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

■概要‍

毎月の月末に起動してGoogle Chatに通知するフローです。

このフローボットは、右側の分岐後に追加されたフローによって、様々な自動処理を行うことができます。

例えば、毎月の請求書発行処理や、Googleスプレッドシートへの集計処理、または定期的なデータバックアップ処理など、様々な用途でご活用ください。‍

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■注意事項‍

・Google ChatとYoomの連携が必要です。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。

・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。

・フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Google Chatで投稿されたメッセージをSalesforceのレコードを更新するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Salesforceを利用している営業チーム・カスタマーサポートチーム

・Google Chatでの顧客とのやり取りや社内での議論をSalesforceに自動で記録したい方

・顧客からの問い合わせやフィードバックをSalesforceのケースやリードとして管理したい方

・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方

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2.Salesforce管理者

・Google ChatとSalesforceの連携を強化し、Salesforceのデータをより有効活用したい方

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■このテンプレートを使うメリット

・Google ChatとSalesforceを連携させることで、顧客対応業務や営業活動の効率化、情報の一元管理などに貢献することができます。

・顧客満足度向上や営業活動の改善に役立てることができます。

‍

■注意事項

・Google Chat、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。