コラボフローとGoogle Workspaceを連携して、コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法

・コラボフローとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

(1)まずはコラボフローをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からコラボフローを検索してください。

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(2)コラボフローのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「アカウント名」、「アクセストークン」を入力し、［追加］をクリックしましょう。
まずはコラボフローの接続が完了しました。

(4)次にGoogle Workspaceのアプリ連携を行います。
コラボフローのマイアプリ登録と同様に、Google Workspaceのアプリを検索し、クリックします。

(5)表示された画面の「Sign in with Google」をクリックしてください。

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(6)アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

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・Google Workspaceとの連携およびAI機能（オペレーション）は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

認証が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

・コラボフローのトリガー設定

(1)まず、コラボフローのアプリトリガーを設定します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)まずはトリガーとなる「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。
(3)コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。

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(4)次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、こちらの記事をご覧ください。

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(5)Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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(6)次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。

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(7)連携するアカウント情報を入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。

(8)次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。

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(9)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

・Google Workspaceの設定

(1)最後に、3つ目のアクション「グループにメンバーを追加」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしましょう。

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(3)次の画面で「グループキー」と「追加するメンバーのメールアドレス」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（以下の画像は、各項目に前ステップで取得した【グループキー】、【アドレス】を引用したものです。）

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(4)「権限」は、プルダウンから運用に沿った内容を設定できます。

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

コラボフローやGoogle Workspaceを使ったその他の自動化例

他にもコラボフローやGoogle Workspaceを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する

コラボフローでの申請がGoogle Workspaceの従業員情報に反映されるので、正確なデータに基づき情報を管理できます。
手動での更新作業が不要になるため、担当者の作業にかかる時間と労力を節約できます。

コラボフローで入社申請が承認されたらHRMOSに従業員情報を登録する

コラボフローとHRMOSを利用して入社申請プロセスを管理している方におすすめのフローです。
手動でのデータ入力作業が不要になるため、担当者の作業負担が軽減し、他の重要な業務に集中できるようになります。

Garoonで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員を追加する

新入社員の情報をGaroonに追加している方におすすめのフローです。
Garoonの入社申請の情報をもとにGoogle Workspaceへ従業員を追加できるため、担当者の作業負担を軽減し、入社手続きの業務を効率化が図れます。

まとめ

今回紹介したコラボフローとGoogle Workspaceのアプリ連携で、一部の入社手続きを自動化でき、人事・労務部門の業務効率向上が期待できます。
手作業を削減することにより、人為的なミスを防ぎ、担当者はより重要な業務に専念できるようになるでしょう。
また、プロセスを統一することで、業務の属人化を防止し、組織全体の生産性向上につなげることができます。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。