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新入社員が多く入社する時期、人事部門では必要な手続きを迅速かつスムーズに進めることを優先課題とし、複雑な情報処理を手作業で行っていることでしょう。
Yoomを活用してコラボフローとGoogle Workspaceを連携することで、入社申請を承認するだけで、Google Workspaceの特定のグループへ従業員を自動的に追加できます。
手作業の介入なく追加作業が完結するので、作業時間の削減が見込まれ、対応漏れのリスクを抑制できるでしょう。
本記事では、コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、担当者の負担軽減や入社時の申請プロセスの効率化が実現できるのでぜひご覧ください。
YoomにはコラボフローとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
コラボフローとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、これまで手動で行っていた多くの定型業務が自動化し、業務全体の効率アップを期待できます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介します。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
コラボフローで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加するフローです。
担当者の手作業によるアカウント管理の負担を軽減します。
コラボフローで従業員の役職変更や部署異動などの申請が承認された後、Google Workspaceの従業員情報に自動で反映できます。
手動での更新作業が不要になるため、転記ミスや更新漏れを防げます。
それでは、実際にコラボフローとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても問題ない、ノーコード自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：コラボフロー／Google Workspace
[Yoomとは]
今回は「コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【コラボフローのマイアプリ登録】
マイアプリ欄の＋新規接続からコラボフローを選択し、赤線の指示に従ってアカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックしてください。
【Google Workspaceのマイアプリ登録】
登録方法は以下の手順をご覧ください。
続いてテンプレートをコピーし、フローの作成に入ります。
以下のバナーからテンプレートページを開き、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
自動的にテンプレートがコピーされ、次のような画面が表示されました。
OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。
まずはテンプレートの1番目「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」を開きましょう。
コラボフローと連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックしてください。
次の画面では、WebhookURLをコピーし、管理画面で設定を行う必要があります。
コラボフロー内でのWebhookの設定方法は、経路のWebhook設定 – コラボフローサポートをご覧ください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックしましょう。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプット（取得した値）として取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
次に、2つ目のアクション「申請内容の詳細を取得」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックします。
次の画面で、「インスタンス名」や「アプリケーションコード」などの情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップで取得したアウトプットを引用して設定することもできます。
情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
最後に、3つ目のアクション「グループにメンバーを追加」をクリックしましょう。
連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
次の画面で「グループキー」と「追加するメンバーのメールアドレス」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
（以下の画像は、各項目に前ステップで取得した【グループキー】、【アドレス】を引用したものです。）
