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契約業務を効率化し、ミスを減らす方法を探していませんか？
DocuSignとGoogle スプレッドシートの連携は、契約プロセスを簡略化し、管理作業を効率化する便利な手段となるでしょう。この連携により、契約が完了するとスプレッドシートに自動で情報が反映され、入力ミスや進捗確認の手間を減らすことが期待できます。さらに、リアルタイムで最新情報を共有できるため、チーム全体の作業スピードが向上し、業務効率化と正確性の向上を同時に実現できるでしょう。この仕組みは、契約を多く扱う企業やフリーランスに特におすすめです。
この記事では、この連携のメリットと連携方法を具体例を交えて解説します。
・複数の契約を同時に管理する必要がある人
・契約データの正確性を重視する人
・チームで情報を共有する必要がある人
[Yoomとは]
手作業によるデータ入力は、どうしてもミスが発生しがちではありませんか？
しかし、DocuSignとGoogle スプレッドシートを連携することで、契約内容が自動で記録されるため、入力ミスを防ぐことが期待できます。
たとえば、契約金額や契約日が誤って記録されてしまうと、請求ミスや管理上のトラブルが発生する可能性があります。この連携を導入すると、正確なデータが常に記録され、人的ミスを未然に防止することが可能となるでしょう。また、正確なデータは、契約内容の見直しや分析を迅速に行える基盤となり、トラブルのリスクを減らしつつ、業務の信頼性を高められるでしょう。
DocuSignと連携して、契約データをGoogle スプレッドシートに集約することで、契約に関する情報を一元的に管理できます。これにより、複数のシステムやファイルを横断して情報を探す手間を省き、業務効率の向上が期待できます。
たとえば、過去の契約内容や契約状況を簡単に検索できるため、月次報告や経営戦略の策定に必要なデータをスムーズに抽出できます。また、Google スプレッドシートのフィルター機能を活用すれば、特定の期間内の契約内容をすぐに確認できるため、管理がより直感的で迅速になります。
データの一元化は、チーム全体の連携を強化し、重要な意思決定を支える強力なツールとなるでしょう。
DocuSignとGoogle スプレッドシートの連携は、契約状況をリアルタイムに確認できる環境を提供します。スプレッドシートに契約データが即時反映されることで、営業チームや経理チームは進捗状況をすぐに把握できます。
たとえば、現在締結済みの契約数や未処理の契約一覧をスプレッドシート上で瞬時に確認でき、次のアクションを迅速に決定することができるでしょう。また、リアルタイム更新により、複数のチーム間での情報共有がスムーズになり、契約に関する意思決定のスピード向上が期待できます。この仕組みは特に、複数の契約を並行して処理している場合に大きな効果を発揮するでしょう。
それでは、実際にテンプレートを使用して「DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、一緒に始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、DocuSignをクリックします。
(3)DocuSignにサインインします。メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックします。
(4)次はGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle スプレッドシートをクリックします。
(5)以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
お持ちのアカウントでログインを行ってください。
連携が完了するとYoomのマイアプリにDocuSignとGoogle スプレッドシートが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
アプリトリガーの「DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックします。
(2)DocuSignの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、DocuSignと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「エンベロープが完了したら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、DocuSignの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Google スプレッドシートと連携してレコードを追加します。
「レコードを追加する」をクリックします。
(2)Google スプレッドシートの「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。
下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。
・スプレッドシートID：候補から選択
・スプレッドシートのタブ名：候補から選択
・テーブル範囲：直接入力
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、追加するレコードの値をアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもDocuSignとGoogle スプレッドシートを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.DocuSignで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
DocuSignで契約が完了すると、自動でGoogle スプレッドシートの登録情報に送信日時を追加できます。自動化することで、手動入力の手間を省き、Google スプレッドシートを使用することで、チーム全体で共有しやすくなります。
2.DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをGoogleDriveに格納する
Google Driveと連携することで、締結が完了すると、自動でGoogle Driveにデータが格納されます。契約書の管理を効率的に行いたい方や法務担当者におすすめです。
3.Googleフォームに回答された内容をもとに、Docusignで契約書を送付する
Googleフォームに回答された内容をもとに自動でDocuSignで契約書が送付されます。このフローを使うことで、テンプレートが統一されるため、すべての契約書が一貫したフォーマットで作成されます。
さらに、DocuSignとGoogle スプレッドシートを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Google スプレッドシートを使用したフローボットテンプレート一覧
DocuSignとGoogle スプレッドシートの連携は、契約管理を効率化し、正確性やスピードを向上させる便利な手段となりそうです。
契約データが自動でスプレッドシートに反映されることで、手動作業の手間が省け、入力ミスや確認作業の削減が期待できます。また、リアルタイムで進捗状況を把握できるため、チーム全体の情報共有がスムーズになり、意思決定のスピードも向上するでしょう。さらに、データの一元管理やスプレッドシートのカスタマイズ機能を活用すれば、業務に最適化した契約管理が可能となるでしょう。
契約管理に課題を感じている方は、ぜひこの仕組みを導入してみてください。
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