手作業の負担軽減！Geminiで文章を自動要約しGoogle スプレッドシートへ連携

ステップ1:Gmail・Gemini・Google スプレッドシートをマイアプリ連携

まずGmail、Gemini、Google スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Gmail、Gemini、Google スプレッドシートを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜Gmailの場合＞

・サインインをし、続く画面でボックスにチェックを入れて、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Geminiの場合＞

・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※アクセストークンを取得するために必要なAPIキーは、こちらから発行してください。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・サインインをし、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるGmailの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGmailの特定のフォルダでメールを受信するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Gmailの内容をGeminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

3.Gmailと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とラベルを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※ラベルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.テストが成功すると、Gmailから取得した情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:Geminiの設定

次に、Geminiでメール本文を要約する設定を行います。

1.「アプリと連携する コンテンツを生成」をクリックします。

2.Geminiと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.モデル、プロンプト、systemInstructionを設定してテストを行います。
※モデルは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※プロンプトにメール本文を設定する際は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のラベルのメールを受信したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功したら保存します。

ステップ4:Google スプレッドシートの設定

最後に、Google スプレッドシートにデータを追加する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.データベースの連携を設定し、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回は、テスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は上記に設定になっています。

4.追加するレコードの値を設定してテストを行います。
※受信日のように、枠をクリックして表示されるアウトプットの「基本情報」からフローボットの起動日を設定することができます。
※Gmailから取得した内容やGeminiの要約を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のラベルのメールを受信したら」や「コンテンツを生成」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

5.テストが成功すると、Google スプレッドーシートに内容が追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、Gmailの特定のフォルダでメールを受信するたび、内容がGeminiで要約され、Google スプレッドシートに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、GeminiとGoogle スプレッドシートの連携だけでなく、業務をさらに効率化するための機能も充実しています。
ここでは、通知機能を紹介します！

フローボットの完了を自動通知する

Geminiで要約された内容がGoogle スプレッドシートに自動で追加されても、本当に登録が完了したか心配になりませんか？
Yoomが提供する通知機能やチャットツールとの連携を組み合わせると、Google スプレッドシートに登録が完了したことを自動通知できます。
通知方法は簡単で、Yoomの通知機能を使う場合は、フローボットを設定する画面右上の「...」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると完了です。

チャットツールとの連携を利用する場合は、フローボット下部の「+」マークからチャットツールを追加します。
Yoomでは15種類以上のチャットツールとの連携が可能です。

Slackの投稿内容をGeminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する方法

続いては、Slackに投稿された内容をGeminiで要約し、Google スプレッドシートに追加する方法を紹介します。
初めに紹介したテンプレートと異なる点は、初めのオペレーションのみです。
このフローでは、Slackで指定のチャンネルにメッセージが投稿されるとトリガーが起動します。

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、Slackをマイアプリ連携します。

Yoom管理画面のマイアプリから検索して次の画面に進みます。

ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。

投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「アプリトリガー 新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。

・Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・トリガーの起動間隔とチャンネルIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※チャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

・テストが成功したら保存します。

・以降は、初めに紹介したテンプレートの2つ目と3つ目のオペレーションと同様に設定すると完了です。

フォームに回答後、Geminiで要約しGoogle スプレッドシートに追加する方法

続いて、Yoomが提供するフォーム機能を利用し、送信された回答をGeminiで要約してGoogle スプレッドシートに追加する方法を紹介します。
この方法も先ほどと同様に、最初のテンプレートと異なる点は、1つ目のオペレーションのみです。
このフローでは、フォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。

それでは、設定方法を解説します。

・連携するためのテンプレートをコピーします。

・「フォームトリガー お問い合わせ」をクリックします。

・収集したい回答を設定し、次へ進みます。
※フォームトリガーの設定方法の詳細は、こちらを確認してください。

・取得した値を確認して保存します。

・以降は、初めに紹介したテンプレートの2つ目と3つ目のオペレーションと同様に設定すると完了です。

Geminiを使ったその他の自動化例

他にもGeminiを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する

Google スプレッドシートに追加された内容をGeminiを使って要約し、Google スプレッドシートを更新するテンプレートです。
この連携は、同じ行に「本文」と「要約」を記録する場合、要約を登録する工程を自動化できる点がおすすめです！

2.毎週、Google スプレッドシートの情報を取得し、Geminiで整理しX（Twitter）に自動投稿する

毎週、Google スプレッドシートに登録された情報をGeminiで整理し、X（Twitter）に自動投稿するテンプレートです。
Google スプレッドシートに情報を登録しておけば、文章の作成と投稿を自動化できるので、投稿作業の負担軽減が期待できます！

3.Slackに投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Slackに更新する

Slackに投稿された内容をGeminiのアシスタントを使って解析し、回答を再度Slackに更新するテンプレートです。
Slackに投稿された内容への返信を自動化できるので、お問い合わせ対応を自動化したいときにおすすめです！

まとめ

Geminiで要約した内容をGoogle スプレッドシートに登録する作業に煩わされることは、今日で終わりにしませんか？
GmailやSlack、フォームなどに送信された内容をGeminiで要約し、Google スプレッドシートに自動追加すれば、情報整理の手間が軽減されます。
さらに、業務の効率化にもつながるでしょう。
日々の業務に追われがちなビジネスパーソンにとって、これほど頼もしい仕組みは他にないのではないでしょうか。
Yoomを利用すれば、ノーコードで設定でき、導入も簡単です。
手間を減らし、本当に必要な業務に集中するために、ぜひこの自動化フローを取り入れてみてくださいね！