■概要

フォームからPDFファイルを受け取った後、内容を確認してレポートを作成し、関係者に共有する作業は手間がかかるものです。また、手作業によるレポート作成は担当者によって内容にばらつきが出てしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでGeminiがPDFの内容を基にレポートを自動作成し、Slackへ通知するため、これらの課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取ったPDFの確認やレポート作成に時間を要しているご担当者の方
• Geminiなどの生成AIを活用して、定型的な報告業務を効率化したいと考えている方
• 手作業での情報共有に遅れや漏れを感じており、Slackを活用して迅速化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点に、PDFの内容把握からレポート作成、共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• Geminiが設定した指示に基づきレポートを生成するため、担当者による内容のばらつきや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gemini、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションでファイル添付が可能なフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルを指定します
4. 次に、同じくGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションで、アップロードしたPDFを基にレポートを生成するよう設定します
5. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたレポートを指定の雛形へ反映させます
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、発行された書類を指定のチャンネルに送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」では、プロンプトを任意で設定し、どのようなレポートを生成するかを自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」では、あらかじめ作成した雛形を指定することで、任意のレイアウトでレポート書類を作成することが可能です。
• Slackの「ファイルを送る」では、送信先のチャンネルやメンション相手を指定できる他、メッセージ内容に前段のオペレーションで取得した動的な値を埋め込むこともできます。

■注意事項

• Gemini、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。