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Yoomには<span class="mark-yellow">Gmail APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Gmailを使った業務において、特定のメールに添付されたファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、その内容をスプレッドシートに転記するといった定型業務に時間を取られていませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。APIを活用すれば自動化できると分かっていても、「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、特にエンジニアがいない環境では導入のハードルを高く感じてしまいますよね。
そこで本記事では、Gmail APIの基礎知識から、<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても様々なアプリとGmail APIを連携させる具体的な方法</span>までを解説します。この記事を読めば、これまで手作業で行っていたメール関連業務を自動化し、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスをなくして業務品質を高めることが可能になりますので、ぜひ最後までご覧いただき、日々の業務効率化のヒントにしてみてください。
Gmail APIを活用することで業務効率化が進みますが、ノーコードツールを利用する際にいくつかの課題もあります。基本的な機能、例えばメールの送受信やラベル付け、スレッド管理などは簡単に実装できますが、複雑な自動化を行う場合、ツールの設定やトラブルシューティングに時間がかかることがあります。また、複数のツールを組み合わせる際に、ツール間の互換性や接続不良などの問題が発生することも少なくありません。
そこで、Yoomのようなプラットフォームを利用することで、複数のツールをスムーズに連携させ、設定の簡便さとサポート体制を強化することができます。自動化の手間を大幅に削減し、より安定した運用を実現できる可能性が高いです。
Gmail APIはGmailと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Gmailを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Gmail APIの場合は「Gmail」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Gmail APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmail APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailの「特定ラベルのメールを受信したら」という機能を自動化の起点として活用することで、請求書メールの受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxに保存し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するといった一連の作業を完全に自動化できます。
Gmailで特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけとして業務フローを自動化できるため、例えば「問い合わせ」というキーワードを含むメールを受信したら、Trelloにタスクカードを自動で作成し、担当者へ通知するといった連携が可能です。
Gmailのメール送信アクションを自動化フローの中に組み込むことで、フォームに新しい回答が送信されたタイミングで、回答内容を反映した確認書PDFを自動生成し、回答者へメールで送付するといった対応を自動化できます。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
Gmail APIは基本的に無料で利用できます。
個人の無料Gmailアカウントでも、有料のGoogle Workspaceアカウントでも、APIの利用自体に追加費用はかかりません。ただし、APIを利用する上でいくつか注意点があります。
Googleは公平な利用を目的として、短時間に実行できるAPIリクエストの回数に上限を設けています。この上限を超えると、一時的にAPIが利用できなくなることがあるため、大量の処理を一度に行う場合は注意が必要です。
API経由でのメール送信も、通常のGmail利用と同様に1日あたりの送信数上限が適用されます。無料のGmailアカウントと有料のGoogle Workspaceアカウントでは上限数が異なるため、大量のメールを自動送信する際は、利用中のプランの上限を確認しておくことが重要です。
Gmail API自体は無料ですが、連携させる他のGoogle Cloudサービス（例：BigQueryなど）の利用には別途料金が発生する場合があります。
※詳細はGmailのサービスサイトをご確認ください。
※2025年06月16日時点の情報です。
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGmail APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
<ul>
<li>Box、Google スプレッドシートをマイアプリ連携</li>
<li>該当のテンプレートをコピー</li>
<li>Gmailのトリガー設定およびBox、Google スプレッドシートのアクション設定</li>
<li>トリガーをONにし、フローが起動するかを確認</li>
</ul>
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
「続行」をクリックしてください。これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、特定のラベルで受信したメールを定期間隔で検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
連携したGmailアカウントでテストメールを送信します。今回は、請求書を添付したメールを受信しておきました。
メールを受信したら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の画面が表示されます。
このテスト結果は、Gmailでメールが正常に受信できたことが表示されています。さらに下にスクロールすると、取得できた項目・値の一覧が表示されます。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、アップロードされたファイルをYoomがダウンロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
上記の設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、アップロードしたコンテンツIDが取得できます。
実際に、Boxでは指定したフォルダ内でファイルのアップロードを確認できました。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したコンテンツIDを使ってファイル情報を取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。成功すると、ファイル情報が取得できます。
保存するをクリックします。
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートにファイル情報を自動追加する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
レコードを追加するシートとテーブルを準備しておきましょう。以下はサンプルです。
ヘッダー（項目）は、一意の値になるように設定してください。項目名が被るとエラーが発生します。
スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの設定画面に戻ります。
入力ができたら次へボタンを押下します。
指定したスプレッドシートの項目を読み込んだ画面です。空欄に、GmailやBoxから取得した値の引用コードを埋め込んでいきます。
この項目はサンプルの表を読み込んでいるため、別の項目名で指定されている場合は、項目に応じてアウトプットを引用してくださいね。
それぞれのフィールドをクリックすると、プルダウンメニュー内から引用コードを選択できます。以下は引用コードの表示例です。
全ての項目に引用コードの紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
指定したシートに、ファイル名などの値が追加されます。
保存するをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Gmailを使った業務フローを自動化しましょう！
Gmailで特定のキーワードを含むメッセージや特定のラベルが付与されたメールを受信したら、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに行として追加できます。
これにより、問い合わせ内容の集計や特定のメールの記録、データの一覧化が効率化され、手動でのデータ入力作業をなくします。
Gmailで受信した添付ファイルを、自動でBoxやSalesforceに保存・アップロードし、関連レコードと紐付けることができます。これにより、メールで送られてきた重要書類やファイルを適切なクラウドストレージやCRMに自動で整理・保管し、手動での管理の手間を削減します。
Gmailでお問い合わせメールを受信したり、メールから必要な情報を抽出したり、添付ファイルをOCRで読み取って、自動でTrelloにカードを作成できます。
これにより、受信メールからのタスク化や情報整理がスムーズになり、顧客対応やプロジェクト管理の効率が向上します。
Googleフォームの回答があったらGoogleスプレッドシートにレコードを追加した後にGmailを送信したり、Trelloでカードが作成されたらGmailに通知したりできます。
これにより、フォームへの回答完了通知やタスクの進捗報告など、様々なイベントをトリガーに自動でメールを送信し、関係者への情報共有を効率化します。
Gmail API連携を行うことで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailを使った通知作業や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります！
</span>例えば、請求書の添付ファイルを自動でストレージに保存したり、問い合わせ内容をタスク管理ツールに転記したりといった作業から担当者が解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：設定した自動化が動かない時の確認点は？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
エラー時の対応方法についてはこちらをご確認ください。
Q：テンプレートを自分仕様にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
詳細は、利用できるアクションの一覧は、こちらのページでご確認ください。
Q：添付ファイル内のテキストを読み取って処理できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは数文字〜数百文字以上のテキストから必要な情報を抽出できます。例えば、短文から「メールアドレス」「電話番号」を取り出したり、問い合わせ文から「顧客名」「要望の要約」を抽出する、といった使い方が可能です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
※「OCRで文字を抽出」は、チームプラン以上でのご提供となります。
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