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とにかく早くGmailのAPIを利用したい方へ
YoomにはGmail APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」は、Gmail apiで指定ラベルのメールを自動検知し、
添付ファイルをBoxに保存、さらにGoogle スプレッドシートにレコードを追加する業務ワークフローです。手作業のミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの特定ラベルを使って添付ファイル管理をもっとスムーズにしたい方
・Boxへのアップロードやスプレッドシート登録を手作業で行い、工数削減を図りたい方
・Gmail apiを活用した社内ファイル整理の自動化に興味がある開発者・管理者の方
・Google スプレッドシートへのレポート作成を効率化して残業を減らしたい総務・管理部門の方
■注意事項
・Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailを使った業務において、特定のメールに添付されたファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、その内容をスプレッドシートに転記するといった定型業務に時間を取られていませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。APIを活用すれば自動化できると分かっていても、「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、特にエンジニアがいない環境では導入のハードルを高く感じてしまいますよね。
そこで本記事では、Gmail APIの基礎知識から、プログラミングの知識がなくても様々なアプリとGmail APIを連携させる具体的な方法までを解説します。この記事を読めば、これまで手作業で行っていたメール関連業務を自動化し、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスをなくして業務品質を高めることが可能になりますので、ぜひ最後までご覧いただき、日々の業務効率化のヒントにしてみてください。
業務効率化を実現するGmail APIの活用事例
Gmail APIを活用することで業務効率化が進みますが、ノーコードツールを利用する際にいくつかの課題もあります。基本的な機能、例えばメールの送受信やラベル付け、スレッド管理などは簡単に実装できますが、複雑な自動化を行う場合、ツールの設定やトラブルシューティングに時間がかかることがあります。また、複数のツールを組み合わせる際に、ツール間の互換性や接続不良などの問題が発生することも少なくありません。
そこで、Yoomのようなプラットフォームを利用することで、複数のツールをスムーズに連携させ、設定の簡便さとサポート体制を強化することができます。自動化の手間を大幅に削減し、より安定した運用を実現できる可能性が高いです。
Gmail APIとは
Gmail APIはGmailと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Gmailを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Gmail APIの場合は「Gmail」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Gmail APIでできること
Gmail APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmail APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
特定ラベルのメールを受信したらフローを自動で起動する
Gmailの「特定ラベルのメールを受信したら」という機能を自動化の起点として活用することで、請求書メールの受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxに保存し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するといった一連の作業を完全に自動化できます。
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」は、Gmail apiで指定ラベルのメールを自動検知し、
添付ファイルをBoxに保存、さらにGoogle スプレッドシートにレコードを追加する業務ワークフローです。手作業のミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの特定ラベルを使って添付ファイル管理をもっとスムーズにしたい方
・Boxへのアップロードやスプレッドシート登録を手作業で行い、工数削減を図りたい方
・Gmail apiを活用した社内ファイル整理の自動化に興味がある開発者・管理者の方
・Google スプレッドシートへのレポート作成を効率化して残業を減らしたい総務・管理部門の方
■注意事項
・Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローを自動で起動する
Gmailで特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけとして業務フローを自動化できるため、例えば「問い合わせ」というキーワードを含むメールを受信したら、Trelloにタスクカードを自動で作成し、担当者へ通知するといった連携が可能です。
■概要
「Gmailで特定のキーワードのメールを受信したら、Trelloにカードを作成して通知する」ワークフローは、メールチェックとタスク化を自動化する業務ワークフローです。
Gmail apiで新着メールを取得し、条件に合うメッセージだけをTrelloにカード化できます。通知まで自動で行うので、見落としゼロ・対応漏れの心配もありません。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを日常的に使い、メールの振り分け作業に手間を感じている方
・Trelloでタスク管理しているが、メール内容を手動でカード登録しているチーム
・受信メールとタスクを自動連携させたい担当者
・見落としや対応漏れのリスクを減らし、業務を効率化したい方
■注意事項
・Gmail、Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールを自動で送信する
Gmailのメール送信アクションを自動化フローの中に組み込むことで、フォームに新しい回答が送信されたタイミングで、回答内容を反映した確認書PDFを自動生成し、回答者へメールで送付するといった対応を自動化できます。
■概要
「フォームに回答が送信されたら、PDFで確認書を作成してGmailで送信する」ワークフローは、Googleフォームの入力内容からPDF確認書を自動生成し、Gmail api経由で送付まで完結。手作業を減らし、ミスのない案内をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで申込や問い合わせを受け付けていて、送付作業が煩雑な方
・回答内容をPDFにまとめ、手作業で確認書を作成している事務担当者の方
・Gmail apiによるメール自動送信を活用したいIT担当者や開発者の方
・お客様へのご案内ミスを減らし、効率化を図りたい企業のご担当者
■注意事項
・Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
Gmail APIの利用料金と注意点
Gmail APIは基本的に無料で利用できます。
個人の無料Gmailアカウントでも、有料のGoogle Workspaceアカウントでも、APIの利用自体に追加費用はかかりません。ただし、APIを利用する上でいくつか注意点があります。
APIリクエストの上限
Googleは公平な利用を目的として、短時間に実行できるAPIリクエストの回数に上限を設けています。この上限を超えると、一時的にAPIが利用できなくなることがあるため、大量の処理を一度に行う場合は注意が必要です。
メールの送信数上限
API経由でのメール送信も、通常のGmail利用と同様に1日あたりの送信数上限が適用されます。無料のGmailアカウントと有料のGoogle Workspaceアカウントでは上限数が異なるため、大量のメールを自動送信する際は、利用中のプランの上限を確認しておくことが重要です。
関連サービスの利用料金
Gmail API自体は無料ですが、連携させる他のGoogle Cloudサービス（例：BigQueryなど）の利用には別途料金が発生する場合があります。
※詳細はGmailのサービスサイトをご確認ください。
※2025年06月16日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGmail APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Gmail APIとの連携方法
今回は「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
<ul>
<li>Box、Google スプレッドシートをマイアプリ連携</li>
<li>該当のテンプレートをコピー</li>
<li>Gmailのトリガー設定およびBox、Google スプレッドシートのアクション設定</li>
<li>トリガーをONにし、フローが起動するかを確認</li>
</ul>
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」は、Gmail apiで指定ラベルのメールを自動検知し、
添付ファイルをBoxに保存、さらにGoogle スプレッドシートにレコードを追加する業務ワークフローです。手作業のミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの特定ラベルを使って添付ファイル管理をもっとスムーズにしたい方
・Boxへのアップロードやスプレッドシート登録を手作業で行い、工数削減を図りたい方
・Gmail apiを活用した社内ファイル整理の自動化に興味がある開発者・管理者の方
・Google スプレッドシートへのレポート作成を効率化して残業を減らしたい総務・管理部門の方
■注意事項
・Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
Box
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
「続行」をクリックしてください。これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
■概要
「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」は、Gmail apiで指定ラベルのメールを自動検知し、
添付ファイルをBoxに保存、さらにGoogle スプレッドシートにレコードを追加する業務ワークフローです。手作業のミスを削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの特定ラベルを使って添付ファイル管理をもっとスムーズにしたい方
・Boxへのアップロードやスプレッドシート登録を手作業で行い、工数削減を図りたい方
・Gmail apiを活用した社内ファイル整理の自動化に興味がある開発者・管理者の方
・Google スプレッドシートへのレポート作成を効率化して残業を減らしたい総務・管理部門の方
■注意事項
・Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、特定のラベルで受信したメールを定期間隔で検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
イベントを発生させる
連携したGmailアカウントでテストメールを送信します。今回は、請求書を添付したメールを受信しておきました。
メールを受信したら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の画面が表示されます。
このテスト結果は、Gmailでメールが正常に受信できたことが表示されています。さらに下にスクロールすると、取得できた項目・値の一覧が表示されます。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、アップロードされたファイルをYoomがダウンロードする設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
上記の設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、アップロードしたコンテンツIDが取得できます。
実際に、Boxでは指定したフォルダ内でファイルのアップロードを確認できました。
保存するをクリックします。
ステップ5：アプリと連携する「ファイル情報の取得」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したコンテンツIDを使ってファイル情報を取得する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。成功すると、ファイル情報が取得できます。
保存するをクリックします。
ステップ6：データベースを操作する「レコードを追加する」
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートにファイル情報を自動追加する設定を行います。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
データベースの連携
※事前準備
レコードを追加するシートとテーブルを準備しておきましょう。以下はサンプルです。
ヘッダー（項目）は、一意の値になるように設定してください。項目名が被るとエラーが発生します。
スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの設定画面に戻ります。
入力ができたら次へボタンを押下します。
（2/2）データベース操作の詳細設定
指定したスプレッドシートの項目を読み込んだ画面です。空欄に、GmailやBoxから取得した値の引用コードを埋め込んでいきます。
この項目はサンプルの表を読み込んでいるため、別の項目名で指定されている場合は、項目に応じてアウトプットを引用してくださいね。
それぞれのフィールドをクリックすると、プルダウンメニュー内から引用コードを選択できます。以下は引用コードの表示例です。
全ての項目に引用コードの紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
指定したシートに、ファイル名などの値が追加されます。
保存するをクリックします。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Gmail APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Gmailを使った業務フローを自動化しましょう！
1.Gmail受信をトリガーとしたスプレッドシートへのデータ自動追加
Gmailで特定のキーワードを含むメッセージや特定のラベルが付与されたメールを受信したら、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに行として追加できます。
これにより、問い合わせ内容の集計や特定のメールの記録、データの一覧化が効率化され、手動でのデータ入力作業をなくします。
■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信する問い合わせや申し込みメールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、手入力の手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した特定のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
・メールからのデータ入力作業に多くの時間を費やしており、非効率を感じている担当者の方
・手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、数式を使ってGoogleスプレッドシートに追加する」フローは、メール管理とデータ整理を効率化する業務ワークフローです。
特定のラベルのメールに含まれる情報を自動的にGoogleスプレッドシートに追加することで、データの一元管理が可能になります。
このワークフローを活用すれば、手間を省きつつ正確なデータ管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで特定のメールを効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・Google スプレッドシートを活用してスムーズにデータを整理・分析したいチームリーダーの方
・メール内容を自動的にGoogle スプレッドシートに反映させ、業務の効率化を図りたいIT担当者の方
・手動でのデータ入力に時間を取られている方
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Gmail受信をトリガーとした添付ファイルの自動保存・連携
Gmailで受信した添付ファイルを、自動でBoxやSalesforceに保存・アップロードし、関連レコードと紐付けることができます。これにより、メールで送られてきた重要書類やファイルを適切なクラウドストレージやCRMに自動で整理・保管し、手動での管理の手間を削減します。
■概要
Gmailに届いた請求書や申込書などの添付ファイルを、都度手作業でSalesforceにアップロードしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの添付漏れや、紐付け先のレコードを間違えるといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで添付ファイルがSalesforceに自動でアップロードされ、関連するレコードに紐付けられるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した契約書などのファイルをSalesforceに手動で登録している営業担当者の方
・Salesforceでの顧客情報管理において、関連ファイルの紐付け作業を効率化したい方
・定型的なデータ入力作業を自動化し、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する」ワークフローは、Gmailで受信したメールの添付ファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理の手間を削減する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受け取る中で、添付ファイルを一つずつ手動で保存するのは時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にBoxに保存され、効率的なファイル管理が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの添付ファイルを受信し、手動での管理に時間を取られている方
・Boxを利用してファイルを一元管理しているが、Gmailからのファイル保存を自動化したい方
・日常的に大量のメールと添付ファイルを扱うビジネスプロフェッショナルの方
・チーム内でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトマネージャーの方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Gmail受信をトリガーとしたTrelloへのタスク・情報登録
Gmailでお問い合わせメールを受信したり、メールから必要な情報を抽出したり、添付ファイルをOCRで読み取って、自動でTrelloにカードを作成できます。
これにより、受信メールからのタスク化や情報整理がスムーズになり、顧客対応やプロジェクト管理の効率が向上します。
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成するフローです。
■概要
Gmailで受信した問い合わせや依頼内容を、一件一件Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが本文から必要な情報を抽出し、自動でTrelloにカードを作成します。これにより、タスク管理の効率化とミスの削減を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの問い合わせ内容をTrelloで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・チームのタスクをGmailで受け、Trelloで管理しているプロジェクトマネージャーの方
・メールを起点としたタスクの作成漏れや対応遅れを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■注意事項
・GmailとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
・手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
・タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■注意事項
・Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
4.他のシステムからのGmail自動送信・通知
Googleフォームの回答があったらGoogleスプレッドシートにレコードを追加した後にGmailを送信したり、Trelloでカードが作成されたらGmailに通知したりできます。
これにより、フォームへの回答完了通知やタスクの進捗報告など、様々なイベントをトリガーに自動でメールを送信し、関係者への情報共有を効率化します。
■概要
「フォームの情報をもとにTrelloでカードを作成してGmailで送信する」ワークフローは、タスク漏れの防止に役立ちます。
フォームの情報をもとにカードを自動作成でき、担当者にメールを送付できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Trelloを利用してプロジェクトやタスクの管理を行っている方
・チームでTrelloを使ってタスク管理をしているが、連絡漏れが発生することが多い方
・タスクの通知を迅速に受け取り、効率的に業務を進めたいと考えている方
・コミュニケーションツールとしてGmailを利用している方
・Gmailを日常的に使っていて、タスクの進捗連絡をスピーディに確認したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーのタスク状況を一目で把握したい方
■注意事項
・TrelloとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを追加してGmailに送信するフローです。
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
まとめ
Gmail API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたGmailを使った通知作業や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります！
例えば、請求書の添付ファイルを自動でストレージに保存したり、問い合わせ内容をタスク管理ツールに転記したりといった作業から担当者が解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：設定した自動化が動かない時の確認点は？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
エラー時の対応方法についてはこちらをご確認ください。
Q：テンプレートを自分仕様にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
詳細は、利用できるアクションの一覧は、こちらのページでご確認ください。
Q：添付ファイル内のテキストを読み取って処理できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは数文字〜数百文字以上のテキストから必要な情報を抽出できます。例えば、短文から「メールアドレス」「電話番号」を取り出したり、問い合わせ文から「顧客名」「要望の要約」を抽出する、といった使い方が可能です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
※「OCRで文字を抽出」は、チームプラン以上でのご提供となります。
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