とにかく早くGmailのAPIを利用したい方へ
YoomにはGmail APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
- Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
- メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
- ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
- Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
- Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailを使った業務において、特定のメールに添付されたファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、その内容をスプレッドシートに転記するといった定型業務に時間を取られていませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。APIを活用すれば自動化できると分かっていても、「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、特にエンジニアがいない環境では導入のハードルを高く感じてしまいますよね。
そこで本記事では、Gmail APIの基礎知識から、プログラミングの知識がなくても様々なアプリとGmail APIを連携させる具体的な方法までを解説します。この記事を読めば、これまで手作業で行っていたメール関連業務を自動化し、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスをなくして業務品質を高めることが可能になりますので、ぜひ最後までご覧いただき、日々の業務効率化のヒントにしてみてください。
業務効率化を実現するGmail APIの活用事例
Gmail APIを活用することで業務効率化が進みますが、ノーコードツールを利用する際にいくつかの課題もあります。基本的な機能、例えばメールの送受信やラベル付け、スレッド管理などは簡単に実装できますが、複雑な自動化を行う場合、ツールの設定やトラブルシューティングに時間がかかることがあります。また、複数のツールを組み合わせる際に、ツール間の互換性や接続不良などの問題が発生することも少なくありません。
そこで、Yoomのようなプラットフォームを利用することで、複数のツールをスムーズに連携させ、設定の簡便さとサポート体制を強化することができます。自動化の手間を大幅に削減し、より安定した運用を実現できる可能性が高いです。
Gmail APIとは
Gmail APIはGmailと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Gmailを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Gmail APIの場合は「Gmail」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
- 取得：APIを経由して、データを取得することができます。
- 追加：APIを経由して、データを追加することができます。
- 更新：APIを経由して、データを更新することができます。
- 削除：APIを経由して、データを削除することができます。
Gmail APIでできること
Gmail APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmail APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
特定ラベルのメールを受信したらフローを自動で起動する
Gmailの「特定ラベルのメールを受信したら」という機能を自動化の起点として活用することで、請求書メールの受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxに保存し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するといった一連の作業を完全に自動化できます。
Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
- Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
- メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
- ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
- Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
- Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特定のキーワードに一致するメールを受信したらフローを自動で起動する
Gmailで特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけとして業務フローを自動化できるため、例えば「問い合わせ」というキーワードを含むメールを受信したら、Trelloにタスクカードを自動で作成し、担当者へ通知するといった連携が可能です。
Gmailで特定のキーワードのメールを受信したら、Trelloにカードを作成して通知する
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■概要
特定のキーワードを含む重要なメールを見逃してしまったり、その内容をタスク管理ツールへ手作業で転記する際に手間を感じたりすることはありませんか？
また、手作業による情報入力では、入力ミスや対応漏れが発生する可能性も考えられます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でTrelloにカードを作成しSlackで通知することが可能となり、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定のメール内容を基にTrelloでタスク管理をされている方
- メールからの情報転記やタスク作成、関係者への通知を手作業で行い、非効率を感じている方
- チーム内での情報共有の迅速化と、タスクの対応漏れ防止を徹底したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信後、Trelloへのカード作成とSlackへの通知が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、タスク作成・通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Trello、そしてSlackをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します。
- 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を設定し、受信したメール本文などから必要な情報を抽出するように構成します。
- 次に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにカードが作成されるようにします。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Trelloにカードが作成された旨を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知するメールの「キーワード」を任意で設定してください。キーワードにはGmailの検索演算子も利用可能です。
- データ抽出機能の設定では、メール本文からどのような情報を抽出するか「変換タイプ」や「抽出したい項目・指示内容」を任意で設定できます。
- Trelloに新しいカードを作成するオペレーションでは、カードを作成する「任意のボードやリストの選択」のほか、「追加位置」や「期日指定」、「タスク説明」を任意で設定することが可能です。
- Slackのチャンネルに通知するオペレーションでは、メッセージを投稿する「投稿先」のチャンネルや、送信する「メッセージ」の内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Trello、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールを自動で送信する
Gmailのメール送信アクションを自動化フローの中に組み込むことで、フォームに新しい回答が送信されたタイミングで、回答内容を反映した確認書PDFを自動生成し、回答者へメールで送付するといった対応を自動化できます。
フォームに回答が送信されたら、PDFで確認書を作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
フォームへの回答を受け取った後、手作業で確認書を作成してメールで送信する作業に多くの手間や時間を取られていませんか。
繰り返し行う作業だからこそ、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーも気になるところです。
このワークフローを活用すれば、フォームで回答送信後にGoogleドキュメントで確認書を自動作成します。
さらに、作成した書類ファイルをGmailで自動送信するため、人の手の介入を最小限に抑えられると予想されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後の確認書作成とメール送信を手作業で行っている方
- 手作業によるPDF作成やメール送信時のミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な事務作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から確認書作成、Gmailでの送信までを自動化することで、手作業にかかる時間短縮が図れます。
- 手作業による書類作成時の転記ミスや、メール送信時の宛先間違いなどのヒューマンエラーの防止につながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガーを選択し、「情報送信フォーム」に回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションで、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに確認書PDFを自動で作成します。
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたPDFを添付して指定の宛先にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形書類のどの部分をフォームのどの回答内容に置き換えるかを任意に設定してください。また、発行されたPDF書類を格納するGoogle Drive内のフォルダIDも任意で設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、メールの送信先（To, CC, BCC）を任意に設定できます。本文には固定の文章を設定したり、フォームの回答内容を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
Gmail APIの利用料金と注意点
Gmail APIは基本的に無料で利用できます。
個人の無料Gmailアカウントでも、有料のGoogle Workspaceアカウントでも、APIの利用自体に追加費用はかかりません。ただし、APIを利用する上でいくつか注意点があります。
APIリクエストの上限
Googleは公平な利用を目的として、短時間に実行できるAPIリクエストの回数に上限を設けています。この上限を超えると、一時的にAPIが利用できなくなることがあるため、大量の処理を一度に行う場合は注意が必要です。
メールの送信数上限
API経由でのメール送信も、通常のGmail利用と同様に1日あたりの送信数上限が適用されます。無料のGmailアカウントと有料のGoogle Workspaceアカウントでは上限数が異なるため、大量のメールを自動送信する際は、利用中のプランの上限を確認しておくことが重要です。
関連サービスの利用料金
Gmail API自体は無料ですが、連携させる他のGoogle Cloudサービス（例：BigQueryなど）の利用には別途料金が発生する場合があります。
※詳細はGmailのサービスサイトをご確認ください。
※2025年06月16日時点の情報です。
実際に連携してみた！
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGmail APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
Gmail APIとの連携方法
今回は「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
<ul>
<li>Box、Google スプレッドシートをマイアプリ連携</li>
<li>該当のテンプレートをコピー</li>
<li>Gmailのトリガー設定およびBox、Google スプレッドシートのアクション設定</li>
<li>トリガーをONにし、フローが起動するかを確認</li>
</ul>
Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
- Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
- メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
- ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
- Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
- Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Gmail
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
- 「Sign in with Google」ボタンをクリックします。
- Googleアカウントのログイン画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。すでにChromeでログインしている場合は、連携するアカウントの選択画面が表示されるため、該当のアカウントを選択します。
- ログインまたはアカウント選択が完了すると、Yoomがアクセス権限を求める画面に切り替わります。
- 権限を付与すると、Gmailのマイアプリ登録が完了します。
Box
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
Google スプレッドシート
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックすると、Google アカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
- Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
- メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
- ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
- Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
- Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、特定のラベルで受信したメールを定期間隔で検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Gmailと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックします。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
- ラベル
- フィールドをクリックすると、既存のラベルがピックアップされます。ラベルを選択すると、名称が引用されます。
イベントを発生させる
連携したGmailアカウントでテストメールを送信します。今回は、請求書を添付したメールを受信しておきました。
メールを受信したら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の画面が表示されます。
このテスト結果は、Gmailでメールが正常に受信できたことが表示されています。さらに下にスクロールすると、取得できた項目・値の一覧が表示されます。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、アップロードされたファイルをYoomがダウンロードする設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Boxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- ファイル名
- 前の工程で取得したGmailのファイル名を引用します。フィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニュー内から、項目を選択すると引用コードが埋め込めます。
- 格納先フォルダのコンテンツID
- Boxの該当フォルダのURLからIDを取得します。/folder/___という数列形式になっています。
- ファイルの添付方法
- 事前設定で、前の工程で取得したファイルを使用するように設定されています。
-
- 他の選択では、直接アップロードする方法を選べます。
-
上記の設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、アップロードしたコンテンツIDが取得できます。
実際に、Boxでは指定したフォルダ内でファイルのアップロードを確認できました。
保存するをクリックします。
ステップ5：アプリと連携する「ファイル情報の取得」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したコンテンツIDを使ってファイル情報を取得する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Boxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）API接続設定
- アップロードしたコンテンツID
- 事前設定で前の工程で取得したコンテンツIDの引用コードが埋め込まれているため追加操作は不要です。
-
- このコードも、フォールドをクリックしたら表示されるプルダウンメニューの中に格納されています。
-
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。成功すると、ファイル情報が取得できます。
保存するをクリックします。
ステップ6：データベースを操作する「レコードを追加する」
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートにファイル情報を自動追加する設定を行います。
（1/2）アクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- データベースのアプリ
- Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
- 実行アクション
データベースの連携
※事前準備
レコードを追加するシートとテーブルを準備しておきましょう。以下はサンプルです。
ヘッダー（項目）は、一意の値になるように設定してください。項目名が被るとエラーが発生します。
スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの設定画面に戻ります。
- スプレッドシートID
- 編集欄をクリックして、候補の中から該当のシートを選択してください。IDが引用されます。
- スプレッドシートのタブ名
- 編集欄をクリックして、候補の中から該当のタブ名を選択してください。IDが引用されます。
- テーブル範囲
- 列と行を指定して、表の範囲を設定しましょう。今回のケースだと、A1:Dになります。
入力ができたら次へボタンを押下します。
（2/2）データベース操作の詳細設定
指定したスプレッドシートの項目を読み込んだ画面です。空欄に、GmailやBoxから取得した値の引用コードを埋め込んでいきます。
この項目はサンプルの表を読み込んでいるため、別の項目名で指定されている場合は、項目に応じてアウトプットを引用してくださいね。
それぞれのフィールドをクリックすると、プルダウンメニュー内から引用コードを選択できます。以下は引用コードの表示例です。
全ての項目に引用コードの紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
指定したシートに、ファイル名などの値が追加されます。
保存するをクリックします。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Gmail APIを活用した自動化の例
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Gmailを使った業務フローを自動化しましょう！
1.Gmail受信をトリガーとしたスプレッドシートへのデータ自動追加
Gmailで特定のキーワードを含むメッセージや特定のラベルが付与されたメールを受信したら、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに行として追加できます。
これにより、問い合わせ内容の集計や特定のメールの記録、データの一覧化が効率化され、手動でのデータ入力作業をなくします。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシートで問い合わせやリード情報を手動で管理している方
- メールからのデータ転記作業をなくし、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
- 手作業による情報入力のミスを防止し、データ管理の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力ミスや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文から「テキストからデータを抽出する」アクションで必要な情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能を設定し、「要約する」アクションで抽出したテキストなどを指定の条件で要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出・要約したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとしたいメールのラベルや、メールをチェックする間隔を任意で指定してください。
- OCR機能では、メール本文のどのテキストから、どのような項目（例：会社名、氏名など）を抽出するかを自由に設定できます。
- AI機能では、要約対象のテキストや文字数を指定できるほか、「箇条書きで」といった要約の条件や言語も設定することが可能です。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み先のシートやタブ、テーブル範囲を指定し、どの列にどのデータを追加するかを設定します。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する問い合わせや申し込みメールの内容を、一件ずつGoogle スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、手入力の手間やヒューマンエラーをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した特定のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- メールからのデータ入力作業に多くの時間を費やしており、非効率を感じている担当者の方
- 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、指定したシートへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を削減できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、検知したいキーワードを自由に設定できます。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、メール本文から抽出したい情報（例：会社名、担当者名、電話番号など）を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートでは、連携先のスプレッドシートやシートを任意で設定できるほか、前段で取得した情報や固定の値を使用して追加するデータを自由にカスタマイズ可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、数式を使ってGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信した特定ラベルのメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、さらに数式を用いて整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務の場合、入力ミスや作業漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際にAI機能で必要な情報を抽出、指定したGoogle スプレッドシートに数式を活用しながら自動で追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定のメール情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
- メールからのデータ転記や数式を用いた集計作業に時間を取られている担当者
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定ラベルのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの数式反映・追記までを自動化して、作業時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記や数式適用の手間を省き、入力間違いや計算ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から必要な情報を抽出するよう指示します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する（数式用データ）」アクションを設定し、数式が格納されている行や列のデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したメール情報と取得した数式用データを組み合わせて新しい行に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、受信メールのどの部分からどのような情報を抽出したいか、具体的な指示内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで「レコードを取得する（数式用データ）」オペレーションを設定する際には、計算に必要な数式が入力されているスプレッドシートID、シート名、範囲を正しく指定してください。
- Google スプレッドシートで「レコードを追加する」オペレーションを設定する際には、抽出したメール情報や数式の結果を記録したいスプレッドシートID、シート名を選択し、各項目に固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Gmail受信をトリガーとした添付ファイルの自動保存・連携
Gmailで受信した添付ファイルを、自動でBoxやSalesforceに保存・アップロードし、関連レコードと紐付けることができます。これにより、メールで送られてきた重要書類やファイルを適切なクラウドストレージやCRMに自動で整理・保管し、手動での管理の手間を削減します。
Gmailで添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける
試してみる
■概要
「Gmailに添付されたファイルをSalesforceにアップロードしてレコードと紐付ける」フローは、メールで受信した重要なドキュメントをSalesforce上で効率的に管理する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで多くの添付ファイルを受信し、それをSalesforceで管理したい営業担当者の方
- カスタマーサポートチームでお客様からのメール対応を効率化したい方
- 手動でのファイルアップロード作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい管理者の方
- SalesforceとGmailの連携を強化し、データ管理を一元化したい企業の方
■このテンプレートを使うメリット
日々大量のメールをやり取りする中で、添付ファイルを手動でSalesforceに保存し、関連するレコードにリンクさせる作業は時間と労力がかかります。
特に、営業チームやカスタマーサポートなど、頻繁にファイルを扱う部署では、このプロセスの自動化が求められています。
Yoomを活用することで、GmailとSalesforceの連携ができ、Gmailで受信した添付ファイルが自動的にSalesforceにアップロードされ、手動での作業が不要になります。
また、Salesforce内で関連するレコードとファイルが自動で紐付けられるため、情報の整理が容易になります。
ルーチン作業の自動化により、ヒューマンエラーを省き、チームはより重要な業務に集中できるようになります。
Gmailで受信した添付ファイルをBoxに保存する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や各種資料の添付ファイルを、都度手作業でBoxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、保存漏れや格納場所の間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でBoxの指定フォルダへ保存します。手作業による手間やミスをなくし、確実で効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルを、手作業でBoxにアップロードしている方
- チームで利用するBoxへのファイル格納漏れや、格納忘れを防止したい方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルをダウンロードしBoxへ格納する一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailの「アプリトリガー」を設定し、特定の条件を満たすメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- オペレーションで分岐機能を設定し、受信メールに添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理が実行されるよう条件を定めます。
- 最後に、オペレーションでBoxのファイルアップロードのアクションを設定し、Gmailから取得した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを選択できます。
- Boxにファイルを格納するアクションでは、格納先となるフォルダのコンテンツIDを指定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
- フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3.Gmail受信をトリガーとしたTrelloへのタスク・情報登録
Gmailでお問い合わせメールを受信したり、メールから必要な情報を抽出したり、添付ファイルをOCRで読み取って、自動でTrelloにカードを作成できます。
これにより、受信メールからのタスク化や情報整理がスムーズになり、顧客対応やプロジェクト管理の効率が向上します。
Gmailでお問い合わせメールが届いたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信するお問い合わせメールを、一件ずつ確認しながら手作業でTrelloに転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するお問い合わせの対応漏れや遅れに課題を感じているご担当者様
- Trelloを活用してお問い合わせ内容をチームで共有し、タスク管理している方
- 手作業での情報転記をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- お問い合わせメールの内容が自動でTrelloにカードとして登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、重要なお問い合わせの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、受信したメールの情報をもとにカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- Trelloのカード作成設定では、カードを追加するボードIDやリストIDを指定できるほか、カードの説明欄に固定のテキストやGmailで受信したメールの内容を反映させることが可能です。
■注意事項
- Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください
Gmailから必要な情報を抽出してTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Gmailで受信した問い合わせや依頼内容を、一件一件Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが本文から必要な情報を抽出し、自動でTrelloにカードを作成します。これにより、タスク管理の効率化とミスの削減を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの問い合わせ内容をTrelloで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チームのタスクをGmailで受け、Trelloで管理しているプロジェクトマネージャーの方
- メールを起点としたタスクの作成漏れや対応遅れを防ぎ、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、タスク管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」を設定し、抽出した情報を元にカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
- AI機能でテキストからデータを抽出する際、メール本文のどの箇所からどのような情報を抜き出すかを任意で設定できます。
- Trelloに新しいカードを作成するアクションで、カードを追加したいボードIDおよびリストIDを任意で設定してください。
■注意事項
- GmailとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成する
試してみる
■概要
Gmailの内容を元に、Trelloに新規カードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.プロジェクト管理チーム
・Gmailの送信内容を基にプロジェクトやタスクを管理したいチーム
・顧客からのリクエストやフィードバックをTrelloで一元管理したいプロジェクトマネージャー
2.カスタマーサポートチーム
・Gmailで送付された顧客からの問い合わせやリクエストをTrelloにカードとして登録し、対応状況を管理したいサポート部門
3.マーケティング部門
・顧客のフィードバックやリクエストをTrelloで視覚的に管理し、マーケティング活動に活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・Gmail送信と同時に自動でカードが作成されるため、Gmailで受け取った問い合わせやリクエストをTrelloに迅速で連携できます。
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取りTrelloに登録する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイル、その都度内容を確認してTrelloへ手入力でタスク登録する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の添付ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をTrelloカードとして登録できるため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルをTrelloで管理している方
- 手作業によるデータ転記やタスク登録の手間を削減したいと考えている方
- タスク管理の初動を自動化し、対応漏れなどのミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルを自動でOCR処理しTrelloに登録するため、これまで手作業で行っていたファイル確認やデータ転記の時間を短縮できます。
- OCRで読み取ったテキストデータを活用してカードを作成するため、手入力による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、処理対象のメールを絞り込みます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルをテキストデータに変換します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにカードを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDやリストIDを任意で指定することが可能です。
- 作成するTrelloカードの説明欄には、前のステップであるOCR機能で読み取ったテキスト内容を変数として自動で埋め込めます。
■注意事項
- Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.他のシステムからのGmail自動送信・通知
Googleフォームの回答があったらGoogleスプレッドシートにレコードを追加した後にGmailを送信したり、Trelloでカードが作成されたらGmailに通知したりできます。
これにより、フォームへの回答完了通知やタスクの進捗報告など、様々なイベントをトリガーに自動でメールを送信し、関係者への情報共有を効率化します。
フォームの情報をもとにTrelloでカードを作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームや社内申請など、フォームで受け取った情報を手作業でTrelloに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による情報の転記は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でTrelloにカードが作成されGmailで通知が送信されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をTrelloに転記する作業に、手間や時間を要している方
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への情報共有漏れを防ぎたいと考えている方
- TrelloとGmailを連携させ、情報共有からタスク管理までを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Trelloへのカード作成とGmailでの通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、カードが作成された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズできます。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDおよびリストIDを任意で設定してください。
- Gmailで送信するメールの宛先（To, Cc, Bcc）は自由に設定可能です。また、件名や本文には、フォームで取得した情報やTrelloで作成されたカードの情報を組み込めます。
■注意事項
- TrelloとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームに回答があったら、Googleスプレッドシートにレコードを追加しGmailで送信する
試してみる
■概要
Googleフォームに新しい回答が送信されたら、回答内容をGoogleスプレッドシートにレコードを追加してGmailに送信するフローです。
Googleフォームの回答をわざわざ確認しなくても、自動的にGoogleスプレッドシートに回答内容が登録されGmailにも送信されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Googleスプレッドシート、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・連携するGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Trelloでカードが新たに作成されたら、Gmailに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Trelloを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・Trelloでカードが新たに作成されたら、自動的にGmailに通知されるので、情報をタイムリーに共有できます。
・Gmailで通知する内容などは自由にカスタマイズできます。
■注意事項
・Gmail、TrelloのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
Gmail API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたGmailを使った通知作業や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります！
例えば、請求書の添付ファイルを自動でストレージに保存したり、問い合わせ内容をタスク管理ツールに転記したりといった作業から担当者が解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：設定した自動化が動かない時の確認点は？
A：フローボットが起動中にエラーが発生した時は、Yoomに登録したメールアドレス宛に通知が届きます。通知内容にエラーの詳細が記載されているので、内容を修正してください。
修正後、再度フローボットを起動して、正常に作動するか確認しましょう。
エラー時の対応方法についてはこちらをご確認ください。
Q：テンプレートを自分仕様にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
詳細は、利用できるアクションの一覧は、こちらのページでご確認ください。
Q：添付ファイル内のテキストを読み取って処理できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは数文字〜数百文字以上のテキストから必要な情報を抽出できます。例えば、短文から「メールアドレス」「電話番号」を取り出したり、問い合わせ文から「顧客名」「要望の要約」を抽出する、といった使い方が可能です。
※詳しくはこちらをご確認ください。
※「OCRで文字を抽出」は、チームプラン以上でのご提供となります。
