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Gmailを使った業務において、特定のメールに添付されたファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、その内容をスプレッドシートに転記するといった定型業務に時間を取られていませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。APIを活用すれば自動化できると分かっていても、「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、特にエンジニアがいない環境では導入のハードルを高く感じてしまいますよね。
そこで本記事では、Gmail APIの基礎知識から、<span class="mark-yellow">プログラミングの知識がなくても様々なアプリとGmail APIを連携させる具体的な方法</span>までを解説します。この記事を読めば、これまで手作業で行っていたメール関連業務を自動化し、作業時間を大幅に削減できるだけでなく、ミスをなくして業務品質を高めることが可能になりますので、ぜひ最後までご覧いただき、日々の業務効率化のヒントにしてみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">Gmail APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方はこちらから詳細をチェックしてみてください！
Gmail APIはGmailと外部アプリ（Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど）を繋げてデータの受け渡しを行い、Gmailを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。APIはアプリケーション・プログラミング・インターフェース (Application Programming Interface）の略語です。
インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、Gmail APIの場合は「Gmail」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。
また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
Gmail APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGmail APIを使った自動化を体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Gmailの「特定ラベルのメールを受信したら」という機能を自動化の起点として活用することで、請求書メールの受信をトリガーに添付ファイルを自動でBoxに保存し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録するといった一連の作業を完全に自動化できます。
Gmailで特定のキーワードを含むメールの受信をきっかけとして業務フローを自動化できるため、例えば「問い合わせ」というキーワードを含むメールを受信したら、Trelloにタスクカードを自動で作成し、担当者へ通知するといった連携が可能です。
Gmailのメール送信アクションを自動化フローの中に組み込むことで、フォームに新しい回答が送信されたタイミングで、回答内容を反映した確認書PDFを自動生成し、回答者へメールで送付するといった対応を自動化できます。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
Gmail APIは基本的に無料で利用できます。
個人の無料Gmailアカウントでも、有料のGoogle Workspaceアカウントでも、APIの利用自体に追加費用はかかりません。ただし、APIを利用する上でいくつか注意点があります。
Googleは公平な利用を目的として、短時間に実行できるAPIリクエストの回数に上限を設けています。この上限を超えると、一時的にAPIが利用できなくなることがあるため、大量の処理を一度に行う場合は注意が必要です。
API経由でのメール送信も、通常のGmail利用と同様に1日あたりの送信数上限が適用されます。無料のGmailアカウントと有料のGoogle Workspaceアカウントでは上限数が異なるため、大量のメールを自動送信する際は、利用中のプランの上限を確認しておくことが重要です。
Gmail API自体は無料ですが、連携させる他のGoogle Cloudサービス（例：BigQueryなど）の利用には別途料金が発生する場合があります。
※詳細はGmailのサービスサイトをご確認ください。
※2025年06月16日時点の情報です。
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を通してGmail APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する」という実際のフローボットも作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
<ul>
<li>Box、Google スプレッドシートをマイアプリ連携</li>
<li>該当のテンプレートをコピー</li>
<li>Gmailのトリガー設定およびBox、Google スプレッドシートのアクション設定</li>
<li>トリガーをONにし、フローが起動するかを確認</li>
</ul>
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。Gmailから取得した値を入力する画面が表示されます。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
検索結果からアプリ名をクリックすると、Google スプレッドシートとYoomの連携確認画面が表示されます。
「続行」をクリックしてください。これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、特定のラベルで受信したメールを定期間隔で検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックします。
連携したGmailアカウントでテストメールを送信します。今回は、請求書を添付したメールを受信しておきました。
メールを受信したら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の画面が表示されます。
このテスト結果は、Gmailでメールが正常に受信できたことが表示されています。さらに下にスクロールすると、取得できた項目・値の一覧が表示されます。
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目をの工程をクリックします。この工程では、アップロードされたファイルをYoomがダウンロードする設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
上記の設定ができたら、テストボタンをクリックします。成功すると、アップロードしたコンテンツIDが取得できます。
実際に、Boxでは指定したフォルダ内でファイルのアップロードを確認できました。
保存するをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得したコンテンツIDを使ってファイル情報を取得する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
設定が確認できたら、テストボタンをクリックします。成功すると、ファイル情報が取得できます。
保存するをクリックします。
テンプレートの4つ目の工程をクリックします。この工程では、Google スプレッドシートにファイル情報を自動追加する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
レコードを追加するシートとテーブルを準備しておきましょう。以下はサンプルです。
ヘッダー（項目）は、一意の値になるように設定してください。項目名が被るとエラーが発生します。
スプレッドシートの準備ができたら、Yoomの設定画面に戻ります。
入力ができたら次へボタンを押下します。
指定したスプレッドシートの項目を読み込んだ画面です。空欄に、GmailやBoxから取得した値の引用コードを埋め込んでいきます。
この項目はサンプルの表を読み込んでいるため、別の項目名で指定されている場合は、項目に応じてアウトプットを引用してくださいね。
それぞれのフィールドをクリックすると、プルダウンメニュー内から引用コードを選択できます。以下は引用コードの表示例です。
全ての項目に引用コードの紐付けができたらテストボタンをクリックしましょう。
指定したシートに、ファイル名などの値が追加されます。
保存するをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
今回紹介した事例以外でも、Yoomではさまざまなサービスとの連携が可能で、それぞれに対応したテンプレートが用意されています。
普段使用しているサービスと連携できるテンプレートを活用して、Gmailを使った業務フローを自動化しましょう！
Gmailで特定のキーワードを含むメッセージや特定のラベルが付与されたメールを受信したら、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに行として追加できます。
これにより、問い合わせ内容の集計や特定のメールの記録、データの一覧化が効率化され、手動でのデータ入力作業をなくします。
Gmailで受信した添付ファイルを、自動でBoxやSalesforceに保存・アップロードし、関連レコードと紐付けることができます。これにより、メールで送られてきた重要書類やファイルを適切なクラウドストレージやCRMに自動で整理・保管し、手動での管理の手間を削減します。
Gmailでお問い合わせメールを受信したり、メールから必要な情報を抽出したり、添付ファイルをOCRで読み取って、自動でTrelloにカードを作成できます。
これにより、受信メールからのタスク化や情報整理がスムーズになり、顧客対応やプロジェクト管理の効率が向上します。
Googleフォームの回答があったらGoogleスプレッドシートにレコードを追加した後にGmailを送信したり、Trelloでカードが作成されたらGmailに通知したりできます。
これにより、フォームへの回答完了通知やタスクの進捗報告など、様々なイベントをトリガーに自動でメールを送信し、関係者への情報共有を効率化します。
Gmail API連携を行うことで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたGmailを使った通知作業や共有業務が自動化され、手間の削減やヒューマンエラーの防止に繋がります！
</span>例えば、請求書の添付ファイルを自動でストレージに保存したり、問い合わせ内容をタスク管理ツールに転記したりといった作業から担当者が解放されることで、本来注力すべきコア業務に集中できる環境も整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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