■概要
Gmailで受信した特定ラベルのメール情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、さらに数式を用いて整理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、定期的に発生する業務の場合、入力ミスや作業漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際にAI機能で必要な情報を抽出、指定したGoogle スプレッドシートに数式を活用しながら自動で追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定のメール情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
- メールからのデータ転記や数式を用いた集計作業に時間を取られている担当者
- 手作業による情報入力のミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定ラベルのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle スプレッドシートへの数式反映・追記までを自動化して、作業時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記や数式適用の手間を省き、入力間違いや計算ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から必要な情報を抽出するよう指示します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する（数式用データ）」アクションを設定し、数式が格納されている行や列のデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したメール情報と取得した数式用データを組み合わせて新しい行に追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、受信メールのどの部分からどのような情報を抽出したいか、具体的な指示内容を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで「レコードを取得する（数式用データ）」オペレーションを設定する際には、計算に必要な数式が入力されているスプレッドシートID、シート名、範囲を正しく指定してください。
- Google スプレッドシートで「レコードを追加する」オペレーションを設定する際には、抽出したメール情報や数式の結果を記録したいスプレッドシートID、シート名を選択し、各項目に固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりするなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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