Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する方法

Google DriveとGmailはビジネスシーンや個人使用などを問わず、生産性向上に欠かせないツールとして広く知られています。
この記事ではGoogle Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動的にダウンロードしてGmailに添付して送信する方法を画像付きで詳しく解説します。
また、Google DriveとGmailの連携による具体的なメリットやノーコードツールYoomについてもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください！

Google DriveとGmailを活用したすぐに試せる自動化テンプレートはこちら

Google DriveとGmailを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！

登録を自動化する便利なテンプレート

Gmailで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

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■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで受信したファイル名をリネームして、Google Driveに格納する

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■概要
このフローでは、Gmailで受信したファイル名を自動でリネームし、指定のGoogle Driveフォルダに自動保存することが可能です。毎日大量のメールを受け取るビジネスシーンにおいて、ファイル管理の効率化と整理整頓が簡単に実現できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・普段からGoogle DriveやGmailを仕事で活用している方
・毎日大量のメールを受信しているビジネスパーソン
・Google Driveでのファイル管理を効率化したい方
・業務の自動化を推進したい企業のIT担当者
・ミスなくファイルを整理したい方

■注意事項
・GmailとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携させてください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Gmailで契約書が送信されたら、AIで分類してGoogle Driveに管理する

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■概要
「Gmailで契約書が送信されたら、AIで分類してGoogle Driveに管理する」ワークフローは、契約書の受信から整理、保存までを自動化する業務ワークフローです。
毎日大量のメールを受け取る中で、重要な契約書を見逃したり整理に時間を取られたりすることはありませんか？
このワークフローを利用すれば、Gmailに届いた契約書をAIが自動で分類し、Google Driveに整理整頓して保存します。
これにより、契約書の管理がスムーズになり、業務効率が向上します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の契約書を受信し、管理に手間を感じているビジネスパーソン
・契約書の整理や分類に時間を割きたくないと考えている経営者や管理者
- Google Driveを活用して効率的に契約書を保管・管理したい方
- AIを活用して業務の自動化を進めたいIT担当者やチームリーダー
- 契約書管理のプロセスを標準化し、ミスを減らしたい企業の人事・総務担当者

■注意事項
・Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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通知を自動化する便利なテンプレート

指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する

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■概要
「指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Gmailで送信する」ワークフローは、定期的なデータ共有をスムーズに自動化する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にGoogle DriveからCSVデータを取得し、関係者へメールで送信する必要がある方
　・週次や月次でレポートを共有する営業やマーケティングチームの方
・手動でのCSVダウンロードやGmail送信に多くの時間を費やしているビジネスパーソン
　・データの変換やダウンロード、送信作業を自動化し、より戦略的な業務に集中したい方
・業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者やシステム管理者の方
　・繰り返しの作業を自動化することで、チーム全体の生産性向上を目指す方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Gmailで通知する

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■概要
「定期的に特定のGoogle Driveのフォルダをバックアップし、Gmailに通知する」フローは、大切なデータの安全管理と情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Google Drive内の指定フォルダを定期的にバックアップし、バックアップ完了後にGmailで通知を受け取ることで、データの保護と確認作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveで重要なデータを管理しているが、バックアップの手間を減らしたい方
・定期的なデータ保護を自動化し、業務の効率化を図りたい企業のIT担当者
・バックアップ完了の確認をGmailで通知したい方
・データ管理におけるヒューマンエラーを防ぎ、安全性を高めたいチームリーダー
・日々の業務に追われてバックアップ作業を後回しにしがちな事業者

■注意事項
・Google Drive、GmailとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveでファイルが更新されたら、Gmailで通知する

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■概要
「Google Driveでファイルが更新されたら、Gmailに通知する」フローは、Google Drive内のファイル変更を検知し、Gmailで関係者に自動通知する業務ワークフローです。
これにより、チーム内での情報共有がスムーズになり、更新状況を素早く把握できるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを頻繁に利用し、ファイルの更新情報を迅速に共有したい方
・チームメンバーやクライアントに対して、最新のファイル状況を自動で通知したいプロジェクトマネージャーの方
・手動での更新確認作業に時間を取られ、業務の効率化を図りたいビジネスユーザーの方
・Yoomを活用して、日常業務のワークフロー自動化を検討しているIT担当者の方

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ファイル変換を自動化する便利なテンプレート

Gmailで受信したエクセルファイルをスプレッドシートに変換し、Google Driveに格納する

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■概要
Gmailで受信したエクセルファイルをGoogle スプレッドシートに変換し、Google Driveへ自動保存する業務ワークフローです。
YoomのOCRやRPA機能とgoogledrive apiを組み合わせて、メール添付のデータ集計を手間なく実行。
資料管理の課題をさっと解決します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した大量のエクセル添付を手動で処理している方
・Google スプレッドシートでの共同編集に切り替えたいチームリーダーの方
・googledrive apiを利用したファイル保存を自分で組むのが難しいエンジニアの方
・資料管理の定型作業を自動化し、ミスを減らしたい総務・経理担当者の方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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GmailでJPGファイルを受信したら、RPAでDXFに変換してGoogle Driveに格納する

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■概要
メールで受信したJPGファイルをDXF形式に変換する際、都度ファイルを開いて変換ツールを操作し、保存する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は定型的でありながら、見落としやミスが許されないケースも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のJPGファイルを受信すると、自動で`jpg to dxf`の変換処理を行い、Google Driveへ格納することが可能です。手作業によるファイル変換業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取ったJPGファイルを、手作業でDXF形式に変換している設計担当者の方
・`jpg to dxf`の変換を含む一連のファイル管理業務を自動化し、効率化したい方
・ファイル形式の変換や格納作業における、人的ミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット
・Gmailでのファイル受信をトリガーに、`jpg to dxf`への変換とGoogle Driveへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
・システムが自動で処理を行うため、ファイルの変換忘れや保存先の指定間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減します。


■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691

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OCR（データ読み取り機能）と連携した便利な自動化テンプレート

Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailで通知する

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■概要
「Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Gmailに通知する」フローは、ファイル管理と情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Google Driveに新しいファイルが追加されると、OCR機能を使って内容を自動で読み取り、その結果をGmailで通知します。
これにより、手動での確認作業や通知業務を省略でき、業務の効率化と情報共有の迅速化が実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存されたファイルの内容を自動で確認したい方
・OCR機能を活用して文書のデジタル化を進めたい方
・Gmailを使った自動通知システムを導入したいビジネス担当者
・業務フローの自動化に興味があり、効率化を図りたいチームリーダー
・定期的に大量のファイルを管理・共有する必要がある企業の管理者

■注意事項
・Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する

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■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してGmailで送信する」ワークフローは、ドキュメントの管理から情報共有までを自動化します。
Google Drive内にアップロードされたファイルをOCR機能でテキスト化し、Groqを使って効率的に要約。
その後、Gmailで指定の宛先に自動送信することで、業務の手間を削減します。

■このテンプレートをおすすめする方
・大量のドキュメントをGoogle Driveで管理しているビジネスユーザーの方
・OCR技術を活用して紙の資料をデジタル化したい方
・要約された情報を迅速に共有したいチームリーダーやマネージャーの方
・手動でのデータ入力やメール送信に時間を取られている事務担当者の方

■注意事項
・Google Drive、Groq、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailで添付して送付する

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Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付するフローです。

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[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• Google DriveとGmailをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定およびGmailのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Google DriveとGmailをマイアプリ連携

まずはGoogle Driveをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Driveを検索してください。

Google Driveのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

まずは1つ目のGoogle Driveの接続が完了しました。

次は、Gmailを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。

認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

ステップ2:テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailで添付して送付する

試してみる

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Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付するフローです。

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テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックします。

ステップ3:Google Driveのトリガーアクション設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、トリガーとなる「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。問題なければ、「次へ」を押しましょう。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「フォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。

設定後、フローボットのトリガーとなるアクション（今回は新規フォルダの作成とGoogle スプレッドシートで構成したファイルデータのアップロード）を行い、[テスト]をクリックします。
テストが成功すると、以下のように表示されます。

テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
つまり、この後のGmailの通知アクションに対し、ここで得た情報をそのまま引用することが可能となります。

ステップ4:ファイルデータをダウンロードする設定

次は「Google スプレッドシートをダウンロードする」の設定を進めていきます。

連携するアカウント情報（メールアドレス）を確認して、[次へ]を押してください。

以下のような画面に遷移するので、必須項目となっている「ファイルID」「ファイルタイプ」の設定を行っていきます。
「ファイルID」は、入力ボックスをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。トリガーで取得した【ファイルID】を設定しましょう。

「ファイルタイプ」は、今回【pdf】を設定してみましたが、皆さんは運用状況に合わせたものをプルダウンから選択してくださいね。
※CSVを選択した場合、ファイルの文字コードは「UTF-8」となります。

設定後、[テスト]をクリックしましょう。

テストに成功すると、以下のようにファイルデータがダウンロードされます。
ファイル名はデフォルトで「Untitled.pdf」に固定されており中身は見えませんが、ダウンロードを行うことで詳細を確認できます。
結果に問題ないことを確認して、[保存する]を押してください。

※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらをチェックしてみてください。

ステップ5:Gmailでメールを送る設定

最後に「メールを送る」の設定を進めていきます。

連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。

下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。

「本文」は、以下の画像のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
アウトプットを引用することで、メール受信毎に異なる値を受け取ることができるようになります。
「本文」に固定のテキストや【：】などの記号を挿入することで、全体を見やすく整えるのがおすすめです。

なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。

今回は2つ目のステップでファイルデータをダウンロードしているため、以下のようにファイルを添付しています。設定後、[次へ]をクリックしてください。

次の画面でメール内容の確認を行いましょう。送信内容に問題がなければ、[テスト]を押します。

テストが成功すると、以下のように表示されて指定した宛先にメールが届きました。PDF形式で、ファイルもちゃんと届いていますね！
もし、送信先メールアドレスの形式が不正です。といったエラーが発生した際は、こちらを参考に解決をお試しください。

『保存する』をクリックして、すべての設定が完了になります。おつかれさまでした！

Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailで添付して送付する

試してみる

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Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付するフローです。

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Google DriveやGmailを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google Driveを活用した自動化例

新規取引先の情報登録を検知して個別にフォルダを自動作成したり、AIによる文字起こしデータを自動格納することも可能です。
データの格納から関係者への通知をフローボットでこなせるようになることで、手動作業を削減できるかもしれません。

Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知する

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Google DriveでファイルがアップロードされたらTelegramに通知するフローです。

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Google Driveでファイルがアップロードされたら、OCRしてGoogle スプレッドシートに表を作成する

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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度開いて確認し、Google スプレッドシートへ手入力していませんか？この一連の作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、搭載されたOCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートに表形式で整理、保存します。定型的なデータ入力業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存した書類の情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方
・OCR技術の活用で、紙やPDF形式の書類からのデータ抽出と整理を自動化したい業務改善担当者の方
・定型的な書類処理を効率化し、ヒューマンエラーを減らしたい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCR、繰り返し処理オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する

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■概要
「Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しGoogle Driveに格納する」ワークフローは、見積書作成のプロセスを自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
Googleフォームのデータを基に自動で見積書を作成します。作成された見積書はGoogle Driveに自動保存されるため、データ管理もスムーズに行えます。
これにより、手動での作業時間を削減し、ミスを防ぐことができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・見積書作成に時間がかかっている営業担当者の方
・GoogleフォームとGoogle Driveを活用して業務を管理している方
・手動での見積書作成にミスが多発しているチームリーダーの方
・見積書作成プロセスを自動化して業務効率を向上させたい経営者の方
・見積書作成ツールを導入して、より迅速な対応を目指している企業の方

■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

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Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。

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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する

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■概要
Google Meetでの会議後、録画データを聞き返しながら手作業で文字起こしを行い、議事録を作成してNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Meetでの会議終了をトリガーとして、音声の文字起こしから要約の作成、Notionへの議事録追加までの一連のプロセスを自動化し、これらの定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Meetでの会議が多く、議事録作成の工数を削減したいと考えている方
・Notionで議事録を管理しており、情報の転記作業の手間を省きたい方
・会議内容の記録や共有の精度とスピードを高めたいプロジェクトマネージャーの方

■注意事項‍
・Googleスプレッドシート、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Gmailを活用した自動化例

受け取った問い合わせをデータベースツールに自動で収集したり、ストレージサービスへそのままアップロードすることもできます。
他にも、AIツールと連携することで必要な情報を効率的に取得できるため、情報管理の精度向上も見込めそうです。

Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録する

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Gmailで受信したお問い合わせ内容をAirtableに登録するフローです。

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

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Gmailで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードするフローです。

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Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Gmailで通知する

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■概要
「Googleフォームで送信された文章をAIで要約して、Gmailに通知する」ワークフローは、フォームを通じて集まる大量の情報を効率的に管理し、必要な要点を素早く把握できる業務ワークフローです。AIによる文章要約ツールを活用することで、時間を節約しながら情報の精度を保ち、Gmailでの通知機能により迅速な対応が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを頻繁に利用しており、送信された文章の管理に時間がかかっている方
・文章の要約作業を自動化して、業務効率を向上させたいビジネスパーソン
・AIを活用したツールを導入して、情報処理をスマートに行いたい企業の担当者
・メール通知を通じてチーム内で迅速に情報共有を行いたいマネージャー
・文章の要約ツールを探しているが、既存の方法に満足していない方

■注意事項
・Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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WordPressで投稿が公開されたらGmailを通知する

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Wordpressで投稿が公開されたらGmailを通知するフローです。

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Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする

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■概要
「Gmailの完了報告でAsanaのタスクを完了にする」フローは、GmailからのメールをトリガーにAsanaのタスクを自動的に完了させる業務ワークフローです。
手動でのタスク更新を減らし、作業効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでのタスク管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
・Gmailを主に業務連絡に使用し、タスクの更新を自動化したい方
・メール対応後のタスク管理に時間を割きたくないチームリーダーの方
・情報の一貫性を保ちながら、業務フローをスムーズにしたい企業の方
・手動でのタスク完了作業によるヒューマンエラーを減らしたい方

■注意事項
・Gmail、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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まとめ

この記事ではGoogle Driveにファイルがアップロードされた際、そのファイルを自動的にGmailに添付して送信する方法を解説しました。
この自動化は複数の宛先にファイルを送る場合や、頻繁にファイルを共有する場面で効果を発揮します。
さらに自動化によってヒューマンエラーを防ぎ、常に最新のファイルを正確に送信できるため作業の精度の向上も期待できます。
Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogle DriveとGmailの連携にチャレンジしてみてください！

Yoomは他にもさまざまなアプリと連携ができるので、下記のテンプレート一覧を探してみるとあなたの業務に役立つ連携方法が見つかるかもしれませんよ。