Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する方法

Google DriveとGmailはビジネスシーンや個人使用などを問わず、生産性向上に欠かせないツールとして広く知られています。この記事ではGoogle Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動的にダウンロードしてGmailに添付して送信する方法を画像付きで詳しく解説します。
また、Google DriveとGmailの連携による具体的なメリットやノーコードツールYoomについてもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください！

Google DriveとGmailを連携するメリット

ここではGoogleフォームとGoogle Driveを連携するメリットを2つご紹介します。

メリット1: 業務効率の向上

Google DriveにアップロードされたファイルをGmailに自動的に送付する連携をすると、業務効率が大幅に向上します。特に大量のファイルを扱っていて複数の宛先に送付する場合は、自動化をしておくことにより作業時間の大幅な短縮が期待できます。さらにGmailは通知としての役割も持っているため、チーム間での迅速な情報共有が可能です。このような自動化によって定型業務の効率が良くなるので、その他の作業に集中できる環境が整います。

メリット2: エラーレスな運用

Google DriveとGmailを連携することで、エラーレスな運用が可能になります。特定のフォルダにアップロードされたファイルが自動的にGmailに送信されるように設定を行うことで、常に最新で正確なファイルが送付されます。フォルダ毎にメールの宛先を設定することで、手動で宛先を変更する必要もなくなります。自動化の魅力は、ファイルや宛先の手動選択によるヒューマンエラーを防ぎ、誤送信のリスクを軽減できる点と言えるでしょう。

Yoomとは？

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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さまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください！

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Google DriveとGmailの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずはYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する）を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③フローの設定

まずは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと以下のような画面に遷移するので、必須項目になっている「フォルダID」の設定をして接続テストを行います。
設定完了後は画面下部の「保存する」を押下することで、状態を保存して最初の画面に戻ることができます。
※フォルダIDはGoogleDriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分です。

今回はトリガーの起動間隔を5分に設定していますが、起動間隔はプランによって選択内容が変わります。
※トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分

次は「Googleスプレッドシートをダウンロードする」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押してください。

以下のような画面に遷移するので、必須項目となっている「ファイルID」「ファイルタイプ」の設定を行っていきます。
設定が完了したら、画面下部の「保存する」を押して最初の画面に戻ります。

ファイルIDはURLリンク内の「/d/●●●●●/」部分がファイルIDとなります。
CSVファイルの文字コードは「UTF-8」となります。

注意事項

特定のGoogleスプレッドシートをCSVもしくはPDF、Excel形式でダウンロードします。
ダウンロードしたファイルはアウトプットとして以降のオペレーションで取り扱うことが可能です。

最後に「メールを送る」の設定を進めていきます。
まずは連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力します。

画面を下にスクロールしていくと、以下のような画面に遷移します。
ここではメール内容の設定を進めていきますが、ご自身の業務環境に合わせてカスタマイズしてOKです！

必須項目となっている「To」「件名」「本文」を設定してください。
必要に応じて、CCやBCCなどを設定することも可能です。
必須項目の設定が完了したら、添付ファイルの設定が以下の画像の通りになっているかを確認します。
ここでの「Google Driveからの取得ファイル」とは、「Googleスプレッドシートをダウンロードする」で設定したファイルを指します。
上記すべての設定が完了したら「次へ」を押下してください。

そうすると、メール送信のテスト画面に遷移するので必要に応じてテストを行ってください。
特に問題がなければ「保存する」を押下して最初の画面に戻ってください。

各項目横のエラーが消えていることを確認し、アプリトリガーの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をONにすると自動的にフローボットを起動できるようになります。

これですべての設定が完了になります。おつかれさまでした！

まとめ

この記事ではGoogle Driveにファイルがアップロードされた際、そのファイルを自動的にGmailに添付して送信する方法を解説しました。この自動化は複数の宛先にファイルを送る場合や、頻繁にファイルを共有する場面で効果を発揮します。さらに自動化によってヒューマンエラーを防ぎ、常に最新のファイルを正確に送信できるため作業の精度の向上も期待できます。Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogle DriveとGmailの連携にチャレンジしてみてください！

Yoomは他にもさまざまなアプリと連携ができるので、下記のテンプレート一覧を探してみるとあなたの業務に役立つ連携方法が見つかるかもしれませんよ。

テンプレート一覧：https://lp.yoom.fun/fb-template/all-templates