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Google DriveとGmailはビジネスシーンや個人使用などを問わず、生産性向上に欠かせないツールとして広く知られています。
この記事ではGoogle Driveの特定のフォルダにファイルがアップロードされた際に、そのファイルを自動的にダウンロードしてGmailに添付して送信する方法を画像付きで詳しく解説します。
また、Google DriveとGmailの連携による具体的なメリットやノーコードツールYoomについてもご紹介するので、ぜひ最後までご覧ください！
Google DriveとGmailを活用し、様々なケースで自動化を実現できます！気になる自動化テンプレートがあれば、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
今回は「Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずはGoogle Driveをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogle Driveを検索してください。
Google Driveのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは1つ目のGoogle Driveの接続が完了しました。
次は、Gmailを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でGmailのアプリアイコンを検索し、クリックします。
「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると以下のように表示されるので、「OK」をクリックします。
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのファイルをGmailに添付して送付する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。問題なければ、「次へ」を押しましょう。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
起動間隔とは、トリガーとなるアクションの何分後にフローボットを起動するか、というものです。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
「フォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。
設定後、フローボットのトリガーとなるアクション（今回は新規フォルダの作成とGoogle スプレッドシートで構成したファイルデータのアップロード）を行い、[テスト]をクリックします。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
つまり、この後のGmailの通知アクションに対し、ここで得た情報をそのまま引用することが可能となります。
次は「Google スプレッドシートをダウンロードする」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を確認して、[次へ]を押してください。
以下のような画面に遷移するので、必須項目となっている「ファイルID」「ファイルタイプ」の設定を行っていきます。
「ファイルID」は、入力ボックスをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。トリガーで取得した【ファイルID】を設定しましょう。
「ファイルタイプ」は、今回【pdf】を設定してみましたが、皆さんは運用状況に合わせたものをプルダウンから選択してくださいね。
※CSVを選択した場合、ファイルの文字コードは「UTF-8」となります。
設定後、[テスト]をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のようにファイルデータがダウンロードされます。
ファイル名はデフォルトで「Untitled.pdf」に固定されており中身は見えませんが、ダウンロードを行うことで詳細を確認できます。
結果に問題ないことを確認して、[保存する]を押してください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらをチェックしてみてください。
最後に「メールを送る」の設定を進めていきます。
連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。
「本文」は、以下の画像のように前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することも可能です。
アウトプットを引用することで、メール受信毎に異なる値を受け取ることができるようになります。
「本文」に固定のテキストや【：】などの記号を挿入することで、全体を見やすく整えるのがおすすめです。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
今回は2つ目のステップでファイルデータをダウンロードしているため、以下のようにファイルを添付しています。設定後、[次へ]をクリックしてください。
次の画面でメール内容の確認を行いましょう。送信内容に問題がなければ、[テスト]を押します。
テストが成功すると、以下のように表示されて指定した宛先にメールが届きました。PDF形式で、ファイルもちゃんと届いていますね！
もし、送信先メールアドレスの形式が不正です。といったエラーが発生した際は、こちらを参考に解決をお試しください。
『保存する』をクリックして、すべての設定が完了になります。おつかれさまでした！
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGmailのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
新規取引先の情報登録を検知して個別にフォルダを自動作成したり、AIによる文字起こしデータを自動格納することも可能です。
データの格納から関係者への通知をフローボットでこなせるようになることで、手動作業を削減できるかもしれません。
受け取った問い合わせをデータベースツールに自動で収集したり、ストレージサービスへそのままアップロードすることもできます。
他にも、AIツールと連携することで必要な情報を効率的に取得できるため、情報管理の精度向上も見込めそうです。
この記事ではGoogle Driveにファイルがアップロードされた際、そのファイルを自動的にGmailに添付して送信する方法を解説しました。
この自動化は複数の宛先にファイルを送る場合や、頻繁にファイルを共有する場面で効果を発揮します。
さらに自動化によってヒューマンエラーを防ぎ、常に最新のファイルを正確に送信できるため作業の精度の向上も期待できます。
Yoomを使用することで専門知識がなくても直感的にアプリ連携が行えるので、この記事を参考にしてGoogle DriveとGmailの連携にチャレンジしてみてください！
Yoomは他にもさまざまなアプリと連携ができるので、下記のテンプレート一覧を探してみるとあなたの業務に役立つ連携方法が見つかるかもしれませんよ。
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