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「Google Meetでの会議後、毎回録画を聞き返して議事録をGoogleドキュメントにまとめるのが大変…」
「手作業での文字起こしに時間がかかりすぎて、本来やるべき他の業務に手が回らない…」
日々の業務において、オンライン会議後の議事録作成業務に多くの時間と労力を費やしてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Meetでの会議が終了すると同時に、その内容が自動で文字起こしされ、議事録としてGoogleドキュメントに保存される仕組み</span>を構築できれば、どうでしょうか。
議事録作業から解放されることで、会議後のフォローアップや次のアクションへ迅速に移ることが可能になるかもしれませんよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる方法です。
これまで議事録作成に費やしていた時間を削減し、より付加価値の高い業務に集中する環境を一緒に整えましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google MeetとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google MeetとGoogleドキュメントのAPIを連携すれば、Google Meetでの会議が終了したタイミングで、会議の音声データを自動で文字起こしし、その内容をGoogleドキュメントに議事録として出力することが可能になります。
これまで手作業で行っていた議事録作成のプロセスを自動化することで、業務効率を向上させることができます。
具体的な自動化例をご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Meetでの会議終了後、手作業で録画データを聞き返しながら文字起こしを行い、議事録を作成する作業はどうしても時間がかかります。
この連携を活用することで、会議が終了したことをトリガーに音声データを自動で文字起こしして指定のGoogleドキュメントに議事録として追記することができます。
<span class="mark-yellow">議事録作成にかかる工数を削減しつつ、重要な議論の内容を簡単に関係者へ共有</span>できるのが特徴です。
それでは、さっそく実際にGoogle MeetとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle MeetとGoogleドキュメントの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Meet／Googleドキュメント／Google Drive
[Yoomとは]
今回はGoogle Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
Google Meetを検索すると下の画像のような画面が表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomにログインする画面が表示されるため「次へ」を押します。
アクセス権限に全てチェックを入れて「続行」を押すと、連携完了です！
GoogleドキュメントとGoogle Driveの連携方法もGoogle Meetと同じ手順です。
それぞれのアプリを検索し、連携するアカウントを選択してアクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。
これで、GoogleドキュメントとGoogle Driveもマイアプリ連携が完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートは自動化の大枠があらかじめ作成されており、それに沿って設定するだけで完成するため、初心者の方にもおすすめです！
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。まずはこのトリガーの設定を行いましょう。
「会議が終了したら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOKです！
「Google Meetと連携するアカウント情報」：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認します。
「トリガーアクション」：デフォルトで「会議が終了したら」が選択されるのでそのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
Google Meetでのオンライン会議が終了したら早めにトリガーを起動したい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
ここまで設定が完了したら連携テストを行います。その際にトリガー条件を満たす必要があるため、テスト用のオンライン会議を作成し「開始〜終了（録画を忘れずに！）」を行いましょう。
これがフローボットが起動するアクションになります！
ここまで準備できたら、Yoomの画面に戻って「テスト」を押してください。
※Google Meetで録画するためには、Googleのクラウドサービスの個人向けサービス「Google One」か、ビジネス向けサービス「Google Workspace」の有料プランに加入する必要があります。詳しくは公式サイトをご確認ください。
※ファイルの容量制限はこちらをご確認ください。
テストに成功すると下の画像のように表示されて「取得した値」の欄にGoogle Meetのデータが反映されます。
内容を確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
※取得した値の詳しい説明はこちらをご確認ください。
「待機する（時間は録画時間に応じて適宜設定してください）」をクリックします。
ここでは、次に設定するオペレーションを実行するまでの待機時間を設定します。オンライン会議終了直後だとファイル情報が取得できないので、一定時間を開ける必要があります！
録画時間の長さによって、ファイル情報の取得にかかる時間が異なるので、業務に合わせて適宜変更してください。
今回は1時間後に次のアクションが起こるように設定しました！
※「待機する」の詳しい説明はこちらをご確認ください。
※「待機する」は「チームプラン」「サクセスプラン」でのみご利用できる機能（オペレーション）です。フリープランやミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランは有料プランですが、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができるのでぜひお試しくださいね！
「レコーディング情報を取得」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について、ステップ3と同様に修正・確認を行います。
「会議ID」はステップ3で取得した値を埋め込みます。
直接手入力してしまうとトリガーが起動する度に同じ会議ばかりが連携されてしまうので、必ず取得した値を埋め込みましょう。
取得した値を埋め込むことで、入力ミスを防げるというメリットもあります！
【取得した値を埋め込む方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「会議が終了したら」をクリック
③「会議ID」を選択
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議のデータが反映されるので確認できたら「保存する」をクリックしてください。
※Google DriveのファイルIDや録画URLが反映されるまでに少し時間がかかる場合があります。もし、テストを実施しても反映されていない場合、少し時間をおいてから「再テスト」ボタンをクリックしてください。
「音声ファイルをダウンロードする」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
「ファイルID」をステップ5で取得した値を埋め込みます。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、オンライン会議が保存されているGoogle Driveのファイルをダウンロードすることができました。
確認できたら「保存する」をクリックします。
「音声データを文字起こしする」をクリックします。
※「音声を文字起こしする」オペレーションも「待機設定」同様に「チームプラン」「サクセスプラン」限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
まずは「タイトル」は必要に応じて変更してください。
次に「アクション」をクリックします。
アクションは動画の長さに合わせて赤枠内の3種類から選ぶことができますが、それぞれ消費するタスク数が異なるのでご注意ください！
※プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」を選択して、ステップ5で取得した「Google Driveからの取得ファイル」を選んでください。
「言語」と「AIモデル」を選んだら「テスト」を押します。
テストに成功すると、実際に音声を文字起こしした内容が表示されます。
確認できたら「保存する」をクリックしてください。
※今回は「テストテスト」という音声を入れたのでバッチリ文字起こしできていました！
「議事録を作成」をクリックします。
「タイトル」は必要に応じて変更してください。
「アクション」をクリックします。
要約に使用するChatGPTのモデルと文字数を選び、アクションを決めます。
※消費するタスク数が異なるので注意しましょう。プランごとのタスク数は料金プランをご確認ください。
「要約対象のテキスト」をステップ7で取得した文字起こしの値を活用して入力します。
「文字数（何文字に要約するのか）」と「要約の条件」も入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックしてください。
要約された内容を確認して、必要に応じて「要約の条件」を修正してください。
問題なければ「保存する」をクリックして次に進みましょう！
「文末にテキストを追加」をクリックします。
「タイトル」や「アカウント情報」について確認・修正を行います。
議事録の追加先にする「ドキュメントID」を入力します。
入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので、追加したい先のIDを選択してください。
次に「追加するテキスト」にステップ8で取得した要約を埋め込んでください。
設定が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後にGoogleドキュメントでも、議事録が追加されていることを確認できたらOKです！
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加する連携手順になります！
今回はGoogle MeetからGoogleドキュメントへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleドキュメントからGoogle Meetへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
会議のアジェンダなどをGoogleドキュメントで作成した後に、別途Google Meetの会議URLを発行する作業は二度手間になりがちですよね。
このテンプレートを使えば、Googleドキュメントでの特定のアクションをきっかけに、<span class="mark-yellow">関連するGoogle Meetの会議スペースを自動で作成することができます。</span>
会議設定の手間を省き、アジェンダと会議URLをスムーズに紐付けることが可能です。
Google MeetやGoogleドキュメントのAPIを活用することで、会議運営やドキュメント作成の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Meetを活用した自動化では、会議終了後のデータ整理や通知連携などを効率化できます。
録画データや文字起こしを自動で保存・共有することで、会議内容の管理が容易になり、議事録作成やチーム共有の時間を大幅に短縮できます。
また、他ツールと組み合わせることで、スケジュール管理やフォローアップもスムーズに行えるはずです！
Googleドキュメントを使った自動化により、文書作成や共有業務が効率化されます。
ドキュメントの内容を他ツールに転送したり、AIで要約・抽出することで、資料作成や報告業務を自動化可能です。
さらに、他のアプリと連携することで、契約書の発行やレポート作成もシームレスに進められます！
Google MeetとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで時間を費やしていた会議の文字起こしや議事録作成といった手作業を減らすことで、ヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながります。</span>
その結果、会議の決定事項や議論の内容が迅速かつスムーズにチーム内へ共有でき、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うのではないでしょうか。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築することができます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務効率化を体験してみてください！
Q：議事録に記載するテキストの形式などはカスタマイズできますか？
A：はい、カスタマイズも可能です。
ステップ8の要約設定時に「要約の条件」の欄に「箇条書きにして」などと指定することで、議事録のテキスト形式を変えることができます。
Q：連携が途中で失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットの途中でエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認し、対処を行ってください。エラーの対処法はこちらから確認できます。
それでも解決しない場合は、サポート窓口を利用することも可能です。
Q：1時間の会議でYoomのタスクはどれくらい消費しますか？
A：1時間の会議の場合「音声文字起こし」に50タスクを使用します。要約には「ChatGPTのモデルと文字数」に応じて最大60タスク（最低2タスク）を使用します。
また、本記事でご紹介したテンプレートは6アクションで構成されているので、6タスクを消費します。
そのため、今回ご紹介した自動化において1時間の会議を行った場合が「58〜116アクション」を消費することになります。
※タスク実行数のカウント方法はこちらをご確認ください。
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