Google Meetで会議が終了したら、録画URLをGoogle Chatに通知する

■概要

Google Meetでの会議後、録画の準備を待ってURLをコピーし、関係者にGoogle Chatで共有する作業を手間に感じていませんか。特に会議が連続する日には、この単純作業が負担になりがちであり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると自動で録画URLを取得し、指定したGoogle Chatのスペースに通知できるため、こうした課題を解消しスムーズな情報連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの会議が多く、議事録として録画を頻繁に共有する方
• 手作業によるGoogle ChatへのURL共有に手間や共有漏れを感じている方
• 会議後の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後に録画URLを自動で取得し通知するため、共有作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手作業によるURLのコピーミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとGoogle ChatをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」を設定してフローを開始します。
3. 待機機能を使用し、録画ファイルの生成が完了するまで一定時間待機するように設定します。
4. 次に、Google Meetの「レコーディング情報を取得」を設定し、該当の会議の録画URLなどを取得します。
5. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」を設定し、取得した録画URLを指定のスペースに自動で投稿します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するスペースを任意で指定することが可能です。
• Google Chatへ通知するメッセージの本文は自由に編集でき、固定のテキストだけでなく、トリガーや前段のオペレーションで取得した会議名や録画URLといった情報を変数として埋め込むことで、会議内容に応じた動的な通知を作成できます。

■注意事項

• ‍‍Google Meet、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。