【汎用マスタ自動レコード登録】Google スプレッドシート×ジョブカン経費精算・ワークフロー

ワークフローシステムを利用する際、汎用マスタの情報登録にかかる手間を省きたいと感じたことはありませんか？
商品や備品などの情報を汎用マスタに登録しておけば、フォーム選択が可能になり、ワークフロー申請がより便利になります。しかし、扱う情報が多ければ、マスタ登録にかかる手間も増えてしまいます。高頻度で情報を登録するなら、自動化がおすすめです。

本記事では、Google スプレッドシートで行が追加された際に、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタのレコードを自動で登録する方法を紹介します。アプリの連携と業務フローの自動化を行い、転記作業の手間やミスを減らしましょう。

Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを連携するメリット

ヒューマンエラーの削減

データの登録を手作業で行うと、転記ミスや登録漏れ、二重登録などのヒューマンエラーが生じやすくなります。Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを連携して転記作業を自動化することにより、これらの発生リスクが減少します。

例えば、物品の購入申請の際、マスタの単価設定が間違っていると、承認の可否を正しく判断できなくなったり、仕訳や振込などを誤った金額で処理してしまったりする恐れがあります。データを正確に管理し、信頼性の高い情報を基に各々が業務を進めることで、様々なトラブルを未然に防ぐことができます。

一貫性の確保

業務プロセスを自動化することで、同じルールと基準に従ってデータが処理されます。汎用マスタ登録に必要なデータベースを指定できるため、担当者による情報のばらつきを防ぎ、同じ手順でマスタ登録を進められます。また、データの一貫性が保たれることで、トラブル発生時の原因特定や改善策の考案も容易になります。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローの連携フローの作り方

それでは、Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。

テンプレートを使って「Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに汎用マスタのレコードを追加する」業務フローの作成手順をご紹介します。

はじめる前に

1. Google スプレッドシートで汎用マスタの情報源となるデータベースを作成しておいてください。‍
　※下図は一例です。URLの赤枠部分は、スプレッドシートIDとシートIDの参照位置です。

2. ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタ登録と汎用マスタのレコード項目の設定をしておいてください。
　※汎用マスタの登録の参考：汎用マスタを登録・編集・削除する(公式ヘルプページ記事)
‍　※汎用マスタのレコード項目の設定：汎用マスタのレコードを登録・編集・削除する(公式ヘルプページ記事)

3. Yoomにログインしてください。

4. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。

ステップ1: Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ連携

※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。

1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。

2. マイアプリの新規接続一覧の中から、Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれ選択し、アプリを連携します。

‍ステップ2: Google スプレッドシートの行が追加されたら起動するトリガーの設定

1. コピーしたテンプレートを開きます。
　※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。

2. フローボットの「アプリトリガー：行が追加されたら」をクリックします。

3. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
　欄下の注記を参考に、各項目の入力・選択を行ってください。
　※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
　※下図は入力例です。

5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

ステップ3: ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタにレコードを登録するアクションの設定

1. フローボットの「アプリと連携する：汎用マスタにレコードを登録」をクリックします。

2. 連携アカウントとアクションを選択します。
　必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。

3. API接続設定を行います。
　欄下部の注記を参考に、各項目に必要事項を入力してください。ステップ2で取得したアウトプット情報を参照できます。
　※汎用マスタコードは「汎用マスタ設定」画面から確認できます。参考：汎用マスタを登録・編集・削除する(公式ヘルプページ記事)
　※下図は入力例です。
　※項目数が実際のレコードと合致していないとエラーになります。追加項目を設定している場合、「+ 追加項目を追加」をクリックし、順番に沿って入力してください。

　※下図はアウトプットの参照例です。

4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。

以上で、「Googleスプレッドシートで行が追加されたらジョブカン経費精算・ワークフローに汎用マスタのレコードを追加する」フローの完成です。

Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Google スプレッドシートで汎用マスタの情報を管理している場合、データ更新時にジョブカン経費精算・ワークフローに更新内容を同期することができます。例えば、商品の仕入価格の変更がマスタに自動反映されると、その情報を用いてすぐに販売単価の変更稟議を作成できます。

2. Google スプレッドシートの情報を、ジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報に同期するフローです。取引開始時の新規登録や、相手先の住所や支払先情報に変更があった際の情報更新を、それぞれ自動で行うことができます。

まとめ

Google スプレッドシートとジョブカン経費精算・ワークフローの連携により、データベースに追加された情報を汎用マスタに自動で登録可能です。転記を自動化し、データと業務プロセスの一貫性を確保できるため、この連携方法をぜひお試しください。
Yoomを活用すれば、簡単に連携設定ができます。信頼性の高いデータ管理を行い、経費精算や申請業務をスムーズに進めましょう。