Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを削除する方法

ステップ1:Google スプレッドシートとCapsule CRMをマイアプリ連携

まずは、Yoomとアプリを連携しましょう。

1.Google スプレッドシートのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリをクリックしましょう。
次に新規接続をクリックし、Google スプレッドシートを選択します。

「Sign in with Google」をクリックしてください。

連携したいアカウントを選択しましょう。

Yoomにログインでは、「次へ」をクリックしましょう。

アクセス許可の画面が表示されたら、「続行」をクリックしてください。

これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。

2.Capsule CRMのマイアプリ登録

先ほどと同様にマイアプリ→新規接続→Capsule CRMの順でクリックしましょう。
Site addressを入力してください。

「Allow」を選択しましょう。

これでCapsule CRMのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

次にテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートはYoomのマイプロジェクトにコピーされます。
それでは下のバナーをクリックしてみましょう！

クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに切り替わります。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

クリックすると、テンプレートがコピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートのコピーができました！

ステップ3:Google スプレッドシートのトリガーを設定

続いてフローボットの設定を行います。
先ほどコピーしたテンプレートの「行が更新されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルはすでに入力されていますが、変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいか確認しておきます。
トリガーアクションは「行が更新されたら」を選択しましょう。
設定したら「次へ」をクリックしてください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を選びましょう。
スプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲、一意の値が入った列、更新を検知したい列を入力しましょう。
※一意の値が入った列は値が重複している場合、正常に動かない場合があります。

テストを実行して、Google スプレッドシートのアウトプットが取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Capsule CRMのアクションを設定

いよいよ最後のステップです！
「Dalete Task」をクリックして設定を完成させましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力済みですが、変更できます。
Capsule CRMと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「Delete Task」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。

2.API接続設定

Task IDには、Google スプレッドシートで取得した「Task ID」をアウトプットから選択します。
設定したら、テストを実行して、Capsule CRMのタスクが削除できていたら保存しましょう。

保存したら、テンプレートのコピーができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。

これで、フローボットの設定が完了しました！

Google スプレッドシート・Capsule CRMを使ったその他の自動化例

Yoomには、多数のテンプレートがあります。
今回はその一部をご紹介します。
テンプレート全集はこちら。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Capsule CRMのタスクを自動更新するテンプレートです。

Google スプレッドシートが更新されるたびに手動でCapsule CRMのタスクを更新していると、更新漏れが起きるかもしれません。
自動更新できれば、手作業で更新する業務を削減でき、人的エラーの防止も可能になるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Capsule CRMにプロジェクトを作成するテンプレートです。

手動でCapsule CRMにプロジェクトを作成していると、手間や労力がかかります。
自動的にCapsule CRMにプロジェクトを作成できれば、事務作業の時間を短縮し、他の重要な業務に集中できそうです。

3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、LINE WORKSに自動通知するテンプレートです。

日々使用しているチャットツールに、Google スプレッドシートの情報更新の通知が届くことで、情報確認しやすくなります。
Google スプレッドシートの情報更新を手作業で確認する手間が省けるので、業務に集中できるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとCapsule CRMの連携により、情報更新を自動化できるため、手作業が軽減されヒューマンエラーの防止が可能になります。
異なるツールの情報も正しく管理できるため、安心して業務を進められます。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリの連携やフローボットを作成できます。
テンプレートが豊富なため、初心者でも試しやすいツールです。
この機会に、Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携して、情報更新を自動化しませんか？