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複数人で操作できるGoogle スプレッドシートで問い合わせ情報やリード情報を管理しているチームも多いと思います。
例えば、Google スプレッドシートの情報をタスク管理ツールと連携して業務を行っている場合、どのように情報を連携していますか？
この記事ではGoogle スプレッドシートとCapsule CRMを連携して「Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを削除する方法」をご紹介します。
これにより手作業を軽減できるため業務の生産性が向上するかもしれません。
さらにノーコードツールYoomを活用すれば、アプリ連携やフローボット作成を誰でも簡単に行うことが可能です。
ぜひ、ご覧ください。
以下の方は、Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携してみましょう！
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携すれば、Google スプレッドシートの情報を削除したら、Capsule CRMのタスクも自動的に削除できます。
これにより手動操作の必要がなくなるので、業務に集中することが可能になります。
例えば、営業チームでリード情報を管理しているとしましょう。
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携していると、Google スプレッドシートが更新されるたびに、Capsule CRMの不要なタスク情報が削除されます。
その結果、Capsule CRMのタスク情報を手作業で更新する手間が省け、営業活動に集中できるようになります。
Capsule CRMのタスク情報を自動更新できるので、不要なタスクに対応するリスクを軽減できるでしょう。
例えば、カスタマーサポートで問い合わせ管理をGoogle スプレッドシートで行っているとします。
手作業でCapsule CRMのタスク情報を更新していると、更新のタイミングにズレが生じ、対応しなくて良いタスクに取り掛かってしまうかもしれません。
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携すれば、そのようなヒューマンエラーを防止でき、正確なタスク情報をチームで共有できそうです。
タスクに集中できるため、結果としてチームの生産性が向上するかもしれません。
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携すれば、両ツールの情報を正確性のある状態で管理することが可能になります。
例えば、プロジェクト管理をGoogle スプレッドシートでタスク管理をCapsule CRMで行っているとしましょう。
連携すれば、異なるツールを確認しなくても、Capsule CRMで安定したタスク情報を確認できるでしょう。
これにより、タスクの対応スピードが上がり、業務の生産性も向上しそうです。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたら、Capsule CRMのタスクを削除する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
このフローを活用すれば、手作業で更新する業務を軽減でき、ヒューマンエラーの防止に繋げられます。
また、Google スプレッドシートとCapsule CRMの情報の整合性を保てるので、業務を円滑にすすめられるでしょう。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まずは、Yoomとアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリをクリックしましょう。
次に新規接続をクリックし、Google スプレッドシートを選択します。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
連携したいアカウントを選択しましょう。
Yoomにログインでは、「次へ」をクリックしましょう。
アクセス許可の画面が表示されたら、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
先ほどと同様にマイアプリ→新規接続→Capsule CRMの順でクリックしましょう。
Site addressを入力してください。
「Allow」を選択しましょう。
これでCapsule CRMのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
テンプレートはYoomのマイプロジェクトにコピーされます。
それでは下のバナーをクリックしてみましょう！
クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに切り替わります。
その画面の「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
クリックすると、テンプレートがコピーできたと表示されるので「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートのコピーができました！
続いてフローボットの設定を行います。
先ほどコピーしたテンプレートの「行が更新されたら」をクリックしてください。
タイトルはすでに入力されていますが、変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報が正しいか確認しておきます。
トリガーアクションは「行が更新されたら」を選択しましょう。
設定したら「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔を選びましょう。
スプレッドシートID、シートID、テーブルの範囲、一意の値が入った列、更新を検知したい列を入力しましょう。
※一意の値が入った列は値が重複している場合、正常に動かない場合があります。
テストを実行して、Google スプレッドシートのアウトプットが取得できたら保存しましょう。
いよいよ最後のステップです！
「Dalete Task」をクリックして設定を完成させましょう。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Capsule CRMと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「Delete Task」を選択します。
設定できたら、「次へ」をクリックしてください。
Task IDには、Google スプレッドシートで取得した「Task ID」をアウトプットから選択します。
設定したら、テストを実行して、Capsule CRMのタスクが削除できていたら保存しましょう。
保存したら、テンプレートのコピーができたと表示されるので「トリガーをON」をクリックしましょう。
これで、フローボットの設定が完了しました！
Yoomには、多数のテンプレートがあります。
今回はその一部をご紹介します。
テンプレート全集はこちら。
1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Capsule CRMのタスクを自動更新するテンプレートです。
Google スプレッドシートが更新されるたびに手動でCapsule CRMのタスクを更新していると、更新漏れが起きるかもしれません。
自動更新できれば、手作業で更新する業務を削減でき、人的エラーの防止も可能になるでしょう。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Capsule CRMにプロジェクトを作成するテンプレートです。
手動でCapsule CRMにプロジェクトを作成していると、手間や労力がかかります。
自動的にCapsule CRMにプロジェクトを作成できれば、事務作業の時間を短縮し、他の重要な業務に集中できそうです。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、LINE WORKSに自動通知するテンプレートです。
日々使用しているチャットツールに、Google スプレッドシートの情報更新の通知が届くことで、情報確認しやすくなります。
Google スプレッドシートの情報更新を手作業で確認する手間が省けるので、業務に集中できるでしょう。
Google スプレッドシートとCapsule CRMの連携により、情報更新を自動化できるため、手作業が軽減されヒューマンエラーの防止が可能になります。
異なるツールの情報も正しく管理できるため、安心して業務を進められます。
さらにYoomを活用すれば、プログラミング不要でアプリの連携やフローボットを作成できます。
テンプレートが豊富なため、初心者でも試しやすいツールです。
この機会に、Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携して、情報更新を自動化しませんか？
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