Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを更新する方法

便利なSaaSツールは多いですが、導入することでタスク管理を複数のツールで行う必要が発生するなど課題もあります。
Google スプレッドシートとCapsule CRMでタスク管理を行う場合、転記作業が発生することや、情報共有にタイムラグが発生すること、そして転記時のミスによりデータの整合性が取れないことが課題に挙げられます。
こうした問題は、2つのツールを連携することが有効な解決策になるでしょう。
本記事では、Google スプレッドシートとCapsule CRMをノーコードで連携し、行を更新したら自動でCapsule CRMのタスク情報に反映させる方法を紹介します。

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとCapsule CRMを日常業務で活用している方
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携してタスク管理の手間を削減し、手動入力の作業を自動化したい方
Google スプレッドシートとCapsule CRMを利用しているが情報の連携に課題を感じている方
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携して転記ミスを防ぎ、データ精度を向上させたい方

Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携するメリットと具体例

メリット1: 手動入力の時間節約

Google スプレッドシートで更新したタスク情報を、手動でCapsule CRMに反映させる工程は時間がかかります。
タスクを更新する機会が多ければ、それだけで担当者の負担となります。
2つのツールを連携すれば、Google スプレッドシートで更新した情報を自動でCapsule CRMに反映できるため、手動入力の時間を削減できます。
例えば、営業担当者は、顧客サポート業務で毎日のようにタスク情報の更新が発生するため、この連携を導入することで時間を節約できるでしょう。
それにより、顧客対応や商談に割ける時間が増加し、業務効率の向上が期待できます。

メリット2: 情報共有の円滑化でチーム連携を強化

2つのツールでタスク管理を行う場合、手動での更新は情報の反映が遅れるリスクがあります。
情報共有が遅れれば、無駄な確認作業が増えるため、業務の進行を遅らせることになります。
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携すれば、自動で情報が反映されることで、スムーズな情報共有が可能になるでしょう。
例えば、複数の顧客を抱えている担当者は、Google スプレッドシートのタスクだけしか更新が間に合わないことがあります。
その結果、サポートを担当するチームはGoogle スプレッドシートとCapsule CRMで異なる情報が登録されていることで混乱が生じ、スムーズな顧客対応が難しくなります。
しかし、情報共有が円滑に進めば、チーム間の連携が強化され、効率的な業務進行が期待できます。

メリット3: 転記ミスの防止とデータ精度の向上

Google スプレッドシートで更新した情報をCapsule CRMに転記する際、手動更新では人為的なミスが生じる可能性があります。
異なるタスク情報を更新してしまうことや、タスク情報の転記漏れが生じると、ツール間のデータ整合性を維持できなくなります。
Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携すれば、タスク情報を一元管理でき、データの正確性が向上し、タスク管理の負担が軽減されるでしょう。
例えば、Capsule CRMへの転記時にミスが発生すると、担当者自身も最新情報がわからなくなり、余計な確認作業が必要になります。
こうした業務の無駄を省くためにも、2つのツールの連携は効果的です。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを更新する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを更新する方法

この方法は、Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Capsule CRMが提供するAPIを用いてCapsule CRMのタスクを更新することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとCapsule CRMをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるGoogle スプレッドシートのトリガー設定、その後に続くCapsule CRMの設定
トリガーボタンをONにして、Google スプレッドシートとCapsule CRMの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Google スプレッドシートとCapsule CRMをマイアプリ連携

まず、Google スプレッドシートとCapsule CRMをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google スプレッドシートとCapsule CRMをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Capsule CRMの場合＞

・上記でSite addressを入力して「Continue」をクリックした後、下記画面で「Allow」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2：テンプレートのコピー

Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記のリンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。

ステップ3：トリガーとなるGoogle スプレッドシートの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Google スプレッドシートで行が更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が更新されたら、Capsule CRMのタスクを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー行が更新されたら」をクリックします。

3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔、およびGoogle スプレッドシートに関する設定を行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。Capsule CRMに更新をすぐに反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートID、シートIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

※今回は下記のようにGoogle スプレッドシートを作成し、テストを行っています。このフローは、Capsule CRMのTask IDがGoogle スプレッドシートに登録されていることが前提です。Google スプレッドシートで行が追加されたらCapsule CRMにタスクを追加するフローや、Capsule CRMに新しいタスクが作成されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローと組み合わせることで、Task IDをGoogle スプレッドシートに紐づけて登録することができます。

5.上記で設定を完了した後、テストを行い、成功したら保存します。

ステップ4：Capsule CRMのタスクを更新する設定

最後に、Google スプレッドシートから取得した情報を基に、Capsule CRMのタスク情報を更新する設定を行います。

1.「アプリと連携する Update Task」をクリックします。

2.Capsule CRMと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Task IDと更新したい項目を設定し、テストを行います。
※Task IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が更新されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）更新したい項目も、同様にアウトプットから選択できます。また、定型文を直接入力することもできます。

4.テストが成功すると、Capsule CRMでタスク情報が更新されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、以降はGoogle スプレッドシートで行が更新されたら、Capsule CRMのタスクに自動で反映されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Google スプレッドシートとCapsule CRMを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとCapsule CRMを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたらCapsule CRMのタスクを削除する

タスクが完了したとき、Google スプレッドシートの情報を更新すれば、自動でCapsule CRMのタスクを削除できます。
この連携を利用すれば、タスクの削除作業の負担を軽減でき、削除漏れの防止につながります。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたらCapsule CRMにプロジェクトを作成する

Google スプレッドシートとCapsule CRMを連携することで、プロジェクト作成を一元管理できます。
この連携を利用すれば、プロジェクト情報の反映が円滑化し、メンバーはスムーズな業務進行が可能になるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたらSlackに通知する

Google スプレッドシートでの更新作業の完了を自動で通知できます。
この連携により、作業完了を手動で報告する手間を省き、上司への連絡漏れを防止できます。

まとめ

タスク管理をGoogle スプレッドシートとCapsule CRMで行う場合、情報の転記が課題となります。
しかし、ツール同士を連携すれば、手動での転記作業を削減し、情報のスムーズな共有が可能になるでしょう。
また、転記時に発生するヒューマンエラーを防止し、タスク管理の負担軽減が期待できます。
Google スプレッドシートとCapsule CRMの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で紹介した手順に沿って設定するだけで導入できるため、この機会に自動化を取り入れて、タスクの一元管理を実現してみてください。