Google スプレッドシートとSmartsheetを連携して、Google スプレッドシートでの更新をSmartsheetに自動反映する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとSmartsheetをマイアプリ連携

まずは、今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Google スプレッドシートのマイアプリ連携

※Google スプレッドシートのマイアプリ連携をする前に使用するシートを準備しておきましょう。
‍連携の後にシートを準備すると、情報の取得がうまくいかないことがあります。(シート内容をあとから変更する分には問題ありません。)

今回テスト用に作成したシートは、以下のものです。
行を追加するフローの設定で使用し、行IDが入力されているものを使用します。

続いて、Google スプレッドシートの連携に移ります。
Google スプレッドシートの連携には、Google アカウントでのログインが必要です。

「新規接続」でGoogle スプレッドシートを検索したら上記画像の「Sign in with Google」をクリックしてください。
その後、Googleアカウントの選択をし、「Yoomにログイン」の画面に進んだら「次へ」をクリックしましょう。

次に進むと、YoomがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が出てくるので「続行」をクリックしてください。

「続行」をクリックすると、自動的にYoomのマイアプリ一覧ページに戻ります。

Smartsheetのマイアプリ連携

まずは、Smartsheetにログインしてください。

ログインをするとプライバシーポリシーなどの同意画面が出てくるので「続行」をクリックします。

最後にアクセスの許可を求められるので「許可」をクリックして、マイアプリ連携完了です。

マイアプリ連携が完了すると、一覧に追加されます。

確認ができたら、フローの詳細設定に移りましょう。
下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「行が更新されたら」です。
指定したシートの行の情報が更新されたらフローが動くように設定します。

１ページ目では、マイアプリ連携をしたGoogle スプレッドシートアカウント情報が反映されています。

タイトルは、設定する方が分かりやすいものに変更可能です。
アカウント情報を確認したら次に進んでください。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択でき、設定した時間ごとにGoogle スプレッドシートでの行更新の有無を確認します。

なお、トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合があるので、注意してください。

• スプレッドシートID：使用するGoogle スプレッドシート名を候補から選択
• シートID：使用するタブ名を候補から選択
• 一意の値が入った列：同列内で値が重複しない列を指定(A=No)
• 更新を検知したい列：フロー起動のきっかけになる列を指定(D=納期)

この記事ではテスト用に、納期の情報が更新されたらフローが動くように設定します。ご自身が作成したシートと業務内容に合わせて、設定を工夫してください。

必要な設定ができたら、指定した列を更新してから「テスト」をクリックしてください。
今回は1/10から1/31に納期を変更します。

テストが成功し、アウトプットが取得できました。
更新をした納期の情報も反映されているので「保存する」をクリックしてアプリトリガーの設定は完了です。

ステップ3：Smartsheetの行更新の設定

続いての設定は「行を更新」です。
Google スプレッドシートから取得した情報をSmartsheetに反映させましょう。

もともとは納期が1/10の状態でSmartsheetに情報が保存されています。

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1ページ目は、Google スプレッドシートの設定同様にアカウント情報の確認し、タイトルの修正をしたら次に進んでください。

次のページでは、行を更新するための詳細設定を行います。

各項目をアウトプットを活用しながら入力します。
入力ができたら「テスト」をクリックしましょう。

テストが成功し、Smartsheet上の情報が更新されました。

確認ができたら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでGoogle スプレッドシート上で行の更新がされたら、Smartsheetの情報も自動更新されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

Google スプレッドシート・Smartsheetを使ったその他の自動化例

YoomにはGoogle スプレッドシートとSmartsheetを使ったフローがいくつかあるので、ご紹介します。

Google スプレッドシートとSmartsheetを連携したデータ管理の効率化

行の追加・更新操作をSmartsheetに自動反映
Google スプレッドシートで行が追加されると、Smartsheetに新しい行が自動的に作成され、最新のデータをスムーズに共有できます。また、行の更新時にはSmartsheetの対応する行を削除する仕組みも構築可能です。

これにより、重複データの発生を防ぎ、データ管理の効率化が見込まれます。これらのフローは業務の正確性向上や時間短縮に役立つでしょう。

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Google スプレッドシートで行を追加するとSmartsheetにユーザー登録

Google スプレッドシートに新しい行を追加するたびに、Smartsheetに対応するユーザーを自動的に登録するフローです。この連携により、チームメンバーの追加作業が効率化し、管理者の手間を減らせます。

特に、大規模なチーム運営や頻繁なメンバー変更がある場合、作業負荷の軽減が期待できるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとSmartsheetを連携することで、手作業の煩雑さを軽減し、効率的で正確なデータ管理を実現できます。ノーコードツールYoomを使えば、アプリ連携初心者でも簡単にフローを設定可能です。

Yoomを活用することで、業務効率の向上やヒューマンエラーの低減が見込まれ、プロジェクト管理やチーム運営をよりスムーズに進められるでしょう。今すぐ2週間無料のYoomに登録して、手間のかからない業務連携を体験してみませんか？