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Google スプレッドシートで一覧情報を管理し、Smartsheetに詳細を登録する場合、Smartsheetに手動でシートを作成する作業は大変です。
さらに、シート作成時の抜け漏れや重複、タイムラグが課題になることもあります。
ツール同士を連携すれば、手動によるシート作成作業を削減でき、抜け漏れや重複も防止できます。
また、自動でシートが作成されることで、タイムラグも解消されるでしょう。
本記事では、Google スプレッドシートとSmartsheetをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的知識がなくても簡単に導入できるので、参考にしてみてください。
Google スプレッドシートに追加した情報をもとに、Smartsheetに手動でシートを作成する作業には手間がかかります。
作成するシート数が増えれば、それだけ多くの工数がかかり、効率的な業務を難しくします。
ツール同士を連携すれば、手動でSmartsheetにシートを作成する作業が削減し、業務効率が向上するでしょう。
例えば、営業チームで顧客情報を管理する場合、キャンペーンにより新規顧客が一時的に増加すると、担当者は登録作業に追われることになります。
自動化を導入すれば、Google スプレッドシートに登録するだけで以降の業務が完了するので、業務効率の向上が期待できます。
Smartsheetに手動でシートを作成する場合、抜け漏れや重複が発生するリスクがあります。
こうしたエラーが発生すると、データ管理が大変になってしまいます。
Google スプレッドシートとSmartsheetを連携すれば、Smartsheetでシートを作成する際のヒューマンエラーを防止し、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートとSmartsheetを管理するマネージャーの場合、ツールごとに情報の相違があれば、確認作業が発生してしまいます。
しかし、連携によりツール間のデータ整合性を維持できれば、管理負担が軽減するでしょう。
情報の反映を手動で行う場合には、タイムラグが発生する可能性があります。
タイムラグは、関係メンバーの業務進行を妨げてしまうことがあります。
Google スプレッドシートとSmartsheetの連携により、Smartsheetで円滑にシートが作成されれば、関係メンバーもスムーズに業務を進められるでしょう。
例えば、Google スプレッドシートでイベント一覧を管理し、Smartsheetに詳細を登録する場合、シートの作成が遅れることでメンバー間の情報共有が難しくなります。
しかし自動でシートが作成される仕組みを導入すれば、タイムラグによる課題を解決できるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Google スプレッドシートで行が追加されたらSmartsheetにシートを作成する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、Google スプレッドシートで行が追加されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Smartsheetが提供するAPIを用いてSmartsheetにシートを作成することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、Google スプレッドシートとSmartsheetをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、Google スプレッドシートとSmartsheetを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜Google スプレッドシートの場合＞
・「Sign in with Google」をクリックし、連携するアカウントを選択します。
・アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜Smartsheetの場合＞
・サインインをし、「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.Google スプレッドシートとSmartsheetを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではGoogle スプレッドシートで行が追加されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Google スプレッドシートで行が追加されたら、Smartsheetにシートを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 行が追加されたら」をクリックします。
3.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※スプレッドシートIDとシートIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※今回はテストとして、下記のシートを作成しているため、設定を上記のようにしています。
5.テストを行い成功したら、アウトプットにGoogle スプレッドシートから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
次に、Smartsheetでシートを作成する設定を行います。
1.「アプリと連携する シートを作成」をクリックします。
2.Smartsheetと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.親フォルダID、テンプレートID、シート名を設定し、テストを行います。
※親フォルダIDとテンプレートIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※シート名は、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより行ごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.テストが成功すると、Smartsheetの指定したフォルダにシートが作成されます。
問題がなければ保存します。
最後に、Smartsheetでシートを作成した際に取得したシートIDを、Google スプレッドシートに登録する設定を行います。
※この設定を行うことで、Google スプレッドシートでSmartsheetのシートIDを管理し、他の連携操作に利用できます。
1.「データベースを操作する レコードを更新する」をクリックします。
2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.SmartsheetのシートIDを登録するGoogle スプレッドシートの情報を設定します。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
4.更新したいレコードの条件を設定します。
※左側の枠は、Google スプレッドシートで一意の値が入力された列を指定します。
※右側の枠は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「行が追加されたら」から対応する値を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
5.シートIDに、ステップ3で取得したSmartsheetのシートIDを設定し、テストを行います。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートにSmartsheetのシートIDが追加されます。
※シートIDには、枠をクリックして表示されるアウトプットの「シートを作成」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これによりシートごとに変わるIDを動的に反映できます。
※その他の項目は空欄にしておきます。
6.テストの結果に問題がなければ保存します。
7.トリガーをONにすると、Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、Smartsheetでシートが自動作成されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもGoogle スプレッドシートとSmartsheetを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで行が追加されたらSmartsheetに行を追加する
Google スプレッドシートに追加した情報をSmartsheetに自動登録できます。
この連携により、情報を一元管理できるため、ツール間のデータ精度が向上して管理負担の軽減が期待できます。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたらSmartsheetにユーザーを追加する
Google スプレッドシートに従業員情報を追加すれば、自動でSmartsheetに招待することができます。
この連携により、Smartsheetへの招待漏れを防止でき、新入社員のオンボーディング準備が効率化するでしょう。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらSmartsheetにフォルダを作成する
Google スプレッドシートに登録した情報をもとに、Smartsheetでフォルダを自動作成できます。
この連携により、手動によるフォルダ作成作業が削減し、業務効率が向上するでしょう。
Google スプレッドシートに追加した情報をもとに、Smartsheetでシートを手動で作成する場合、手間がかかるだけでなく、抜け漏れや重複、タイムラグが発生するリスクもあります。
2つのツールを連携すれば、手動作業を削減でき、ヒューマンエラーを防止できます。
さらに、シート作成までのタイムラグも解消されるでしょう。
Google スプレッドシートとSmartsheetの連携は、Yoomを使えばノーコードで実現可能です。
ぜひ本記事で紹介した手順を参考にして、自動化を導入してみてください。
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