Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
「チャットで送られてきた画像PDFの内容を手作業で文字起こしするのが面倒…」
このように、画像ファイルや画像ベースのPDFに含まれるテキスト情報の扱いに、手間や不便さを感じていませんか？
もし、チャットツールなどで受信した画像ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、検索可能なPDFとして保存できる仕組み があれば、これまで手作業で行っていた文字起こしや目視での情報探しといった業務から解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルやPDFからテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
画像PDFのテキストを読み取り、自動連携する方法
ここでは、DiscordやLINE公式アカウントなどで受け取った画像ファイルやPDFをOCRでテキスト化し、様々なツールに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスに自動で格納する
Discordなどのコミュニケーションツールで受信した画像ファイルをOCRでテキスト化し、検索可能なPDFとしてSharePointなどのストレージサービスに自動で格納する 自動化です。
情報の検索性を高め、チームでのスムーズな共有や管理に役立てられるでしょう。
Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
メールで自動送信する
LINE公式アカウントなどで受信した画像ファイル内のテキスト情報を抽出し、その内容をGmailなどのメールツールで関係者に自動で送信 します。
これにより、確認依頼や情報共有のスピードアップが可能です。
LINEで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Gmailで送信する
試してみる
データベースに自動で記録する
Microsoft Teamsで受信した画像ファイルの内容をOCRで読み取り、Notionなどのデータベースに自動で記録 します。
議事録やメモ、証憑などの情報を管理しやすくし、後から簡単に検索・活用できる環境を整えられるでしょう。
Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCR・PDF化し、Notionのレコードに追加する
試してみる
DiscordとMicrosoft SharePointを連携するフローを作成してみよう
それではここから代表的な例として、Discordの特定チャンネルで受信した画像ファイルをOCRでテキスト化し、検索可能なPDFとして、Microsoft SharePointに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord Microsoft SharePoint Googleドキュメント
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
DiscordとMicrosoft SharePointとGoogleドキュメントのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Discordのトリガー設定、分岐設定、各アクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
ステップ1:DiscordとMicrosoft SharePoint、Googleドキュメントのマイアプリ連携を行う
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.Discordとの連携
以下の手順をご参照ください。
2.Microsoft SharePointとの連携
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、任意のアカウントでMicrosoft SharePointにログインしてください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ログイン後、「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Microsoft SharePointとの連携は完了です！
3.Googleドキュメントのマイアプリ連携
このフローボットでは、AI機能で文字を抽出した画像の内容をPDFに変換するために、Googleドキュメントも活用します。
任意のGoogleアカウントでログインすると、YoomがGoogleドキュメントに権限を求める画面が表示されます。内容を確認して「続行」をクリックしてください。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Googleドキュメントとの連携も完了です！
ステップ2:テンプレートをコピーする
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Discordで受信したファイルをOCR・PDF化し、Microsoft SharePointに格納する
試してみる
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
ステップ3:Discordのアプリトリガーを設定する
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
タイトルを任意で設定し、Discordと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
Discordの「サーバーID」を設定していきましょう。ここで一度Discordにアクセスして、URLから該当の文字列を抽出してペーストしてください。
「チャンネルID」も同様に、DiscordのURLから抽出しましょう。
該当のサーバーIDとチャンネルIDを設定できたら、ここでDiscordにアクセスしてください。
ここでは以下のような、テスト用の画像PDFファイルを添付したメッセージを送信しておきます。
Discordでテスト用メッセージを送信できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみてください。JSON PATH
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
ステップ4：分岐オペレーションを設定する
Discordにメッセージが送信されたことをYoomが検知したら、そのメッセージにファイルが添付されているかどうかを判別するために、分岐オペレーションを設定していきます。
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
アクションタイトルを任意で設定したら、「分岐対象の取得した値」を設定していきましょう。
次に「分岐条件」を、先ほど設定した「ファイルIDの一覧」が「空ではない」と設定してください。
ちなみに分岐条件は必要に応じて、「メッセージ内容に特定のキーワードが含まれる場合のみ」など、任意の設定が可能です。「分岐」の設定方法
ここまで設定できたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：Discordの添付ファイルをダウンロードする
分岐オペレーションで「メッセージに添付ファイルがある」と判別された場合のみ、こちらの後続オペレーションに進行します。
タイトルを任意で設定し、Discordと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「ファイルURL」には、取得した値からDiscordの「ファイルURLの一覧」を選択してください。
ファイルURLを設定できたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：OCR機能で文字を抽出する
Discordからダウンロードした画像ファイルから、YoomのOCR機能を活用して情報を抽出していきましょう。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。ご利用プラン
タイトルを任意で設定し、アクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「ファイルの添付方法」は、Discordから取得した値の「ファイル」を使用するように設定します。
次に「抽出したい項目」を選択してください。
ちなみに「全文」と指定した場合、AIが自動で全文の各項目の情報を読み取ってくれます。
項目を1つずつ指定するか、「全文」と全てを指定するかは、任意で設定してください。
項目を指定できたら、任意で「使用するAI」や「言語」を選択して「テスト」をクリックしてみてください。
確認できたら「保存する」で進みましょう。
ステップ7：GoogleドキュメントでPDF形式の書類を発行する
OCR機能で画像ファイルから必要な情報を抽出したら、Googleドキュメントを使ってPDF形式のファイルを出力しましょう。
タイトルを任意で設定し、Googleドキュメントと連携するアカウントを確認したら、下にスクロールしてください。
PDFとして出力するGoogleドキュメントの雛形書類と連携しましょう。「書類を発行する」の設定方法
該当のGoogleドキュメントに保存されている雛形書類にアクセスして、URLからファイルIDを抽出してペーストしてください。
次に「発行書類」について設定していきましょう。
「出力ファイル名」は任意の内容に設定してください。
出力ファイル名を設定できたら「次へ」をクリックしてください。
置換後の文字列を設定できたら、「テスト」をクリックしてみてください。
実際に、指定したGoogle Driveにアクセスしてみます。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする
Googleドキュメントを通して、画像PDFをPDFファイルとして変換できたら、そのファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしていきましょう。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
タイトルを任意で設定し、Microsoft SharePointと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サイトID」には、連携しているMicrosoft SharePointの候補から任意のIDを選択しましょう。
「ドライブID」も同様に、候補から選択します。
「格納先フォルダのアイテムID」には、先ほど出力したPDFファイルが格納されるフォルダを候補の中から選択しましょう。
「ファイル名」は、手入力による固定値や取得した値から任意の名称を設定してください。
「ファイルの添付方法」には、「発行した書類」を選択しましょう。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしてみてください。
試しにMicrosoft SharePointにアクセスしてみましょう。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：トリガーをONにする
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
これで、Discordに添付された画像PDFファイルの内容を自動でOCR機能で読み取り、PDFファイルに変換してMicrosoft SharePointに格納されるようになりました。
OCRを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、GmailやOutlook、Googleフォームなどで受け取ったファイルをOCRで読み取り、関連するチャットツールに通知することで、情報共有を効率化することができるでしょう。
Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
Dropboxにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りDiscordに通知する
試してみる
Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
Microsoft SharePointにアップロードされたらファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
Microsoft Teamsでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Mistral AIで要約しDiscordに通知する
試してみる
Outlookで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
Slackでファイルが送信されたらOCRで読み取り、Mistral AIで要約しDiscordに通知する
試してみる
Google Driveで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しDiscordに通知する
試してみる
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Discordに通知する
試してみる
まとめ
Discordで受信した画像ファイルやPDFを自動でOCR処理し、Microsoft SharePointに格納する連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた文字起こしやファイルのリネーム、フォルダへの格納といった一連の作業を減らせます。
ヒューマンエラーの予防にも繋がるでしょう。これにより、画像に含まれる情報もテキストとして検索可能になり、必要な時にすぐにデータへアクセスできる環境が整うため、チーム全体の業務効率が向上するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」 は、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：YoomのOCRはPDFや画像ファイルから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が異なります。
項目名が明確
値がユニーク
6500文字以内
筆跡が読み取りやすい
などの場合は高精度で抽出できますが、縦書きや複雑なレイアウト、手書きの文字などは精度が下がってしまうことがあります。
Q：読み取ったテキストを直接Google スプレッドシートに転記できますか？
A：はい、可能です。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Googleフォームで画像を受け取ったら、OCRでテキストに変換しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
名刺データをAI-OCRで読み取りGoogleスプレッドシートに格納
試してみる
Q：OCRや連携が失敗した場合の通知や対処方法はありますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。「エラー時の対応方法」 サポート窓口
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