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「チャットで送られてきた画像PDFの内容を手作業で文字起こしするのが面倒…」
「スキャンした書類のPDFが画像形式のため、テキスト検索できず必要な情報を探すのに時間がかかる…」
このように、画像ファイルや画像ベースのPDFに含まれるテキスト情報の扱いに、手間や不便さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールなどで受信した画像ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、検索可能なPDFとして保存できる仕組み</span>があれば、これまで手作業で行っていた文字起こしや目視での情報探しといった業務から解放されるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の作業を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルやPDFからテキスト情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、DiscordやLINE公式アカウントなどで受け取った画像ファイルやPDFをOCRでテキスト化し、様々なツールに自動で連携する方法を、具体的なテンプレートを交えてご紹介します。
この自動化により、手作業での文字起こしや転記作業が減り、業務の効率化に繋がるでしょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Discordなどのコミュニケーションツールで受信した画像ファイルをOCRでテキスト化し、検索可能なPDFとしてSharePointなどのストレージサービスに自動で格納する</span>自動化です。
情報の検索性を高め、チームでのスムーズな共有や管理に役立てられるでしょう。
<span class="mark-yellow">LINE公式アカウントなどで受信した画像ファイル内のテキスト情報を抽出し、その内容をGmailなどのメールツールで関係者に自動で送信</span>します。
これにより、確認依頼や情報共有のスピードアップが可能です。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsで受信した画像ファイルの内容をOCRで読み取り、Notionなどのデータベースに自動で記録</span>します。
議事録やメモ、証憑などの情報を管理しやすくし、後から簡単に検索・活用できる環境を整えられるでしょう。
それではここから代表的な例として、Discordの特定チャンネルで受信した画像ファイルをOCRでテキスト化し、検索可能なPDFとして、Microsoft SharePointに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Discord／Microsoft SharePoint／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
アプリ一覧の画面を表示したら、右上にある検索ボックスにMicrosoft SharePointと入力し、アイコンを見つけてクリックします。
以下の連携画面が表示されたら、任意のアカウントでMicrosoft SharePointにログインしてください。
ログイン後、「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Microsoft SharePointとの連携は完了です！
このフローボットでは、AI機能で文字を抽出した画像の内容をPDFに変換するために、Googleドキュメントも活用します。
そのためアプリ一覧の画面から、Googleドキュメントのマイアプリ連携も行っておきましょう。
任意のGoogleアカウントでログインすると、YoomがGoogleドキュメントに権限を求める画面が表示されます。内容を確認して「続行」をクリックしてください。
「マイアプリに登録しました。」の表示が出たら、Googleドキュメントとの連携も完了です！
Yoomには様々なアプリを活用した自動化のテンプレートが用意されています。今回は以下のテンプレートを試してみましょう。
Yoomにログインした状態で、バナーの「試してみる」をクリックしてみてください。
自動でYoomの画面に遷移して、以下のポップアップが表示されたらテンプレートのコピーは成功です！「OK」をクリックして次のステップに進みましょう。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
このフローボットでトリガーになっている、Discordの「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定していきましょう。
タイトルを任意で設定し、Discordと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
Discordの「サーバーID」を設定していきましょう。ここで一度Discordにアクセスして、URLから該当の文字列を抽出してペーストしてください。
「チャンネルID」も同様に、DiscordのURLから抽出しましょう。
該当のサーバーIDとチャンネルIDを設定できたら、ここでDiscordにアクセスしてください。
アプリトリガーを動かす「チャンネルでメッセージが送信されたら」という条件を満たすため、対象のチャンネルでテスト用のメッセージを送信しておきましょう。
ここでは以下のような、テスト用の画像PDFファイルを添付したメッセージを送信しておきます。
Discordでテスト用メッセージを送信できたら、Yoomの設定画面に戻って「テスト」ボタンをクリックしてみてください。
「テスト成功」の文字とリクエスト内容がJSON PATHで表記され、共に「取得した値」としてDiscordに送信したメッセージの内容が反映されていれば成功です！
Yoomでは、テストを実行した際に取得できる情報のことを「取得した値」と定義しています。
取得した値を後続オペレーションに活用することにより、フローボットが起動される度に値の内容が変動します。
ここまで確認できたら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
Discordにメッセージが送信されたことをYoomが検知したら、そのメッセージにファイルが添付されているかどうかを判別するために、分岐オペレーションを設定していきます。
アクションタイトルを任意で設定したら、「分岐対象の取得した値」を設定していきましょう。
ここでは、Discordのメッセージに添付されている「ファイルIDの一覧」を選択します。
次に「分岐条件」を、先ほど設定した「ファイルIDの一覧」が「空ではない」と設定してください。
これでDiscordに送信されたメッセージから取得できる値の中に、添付ファイル（ファイルIDの一覧）が存在する場合のみ、フローボットが後続オペレーションに進行するようになります。
ちなみに分岐条件は必要に応じて、「メッセージ内容に特定のキーワードが含まれる場合のみ」など、任意の設定が可能です。
詳しい設定方法は「分岐」の設定方法をご確認ください。
ここまで設定できたら「保存する」をクリックしましょう。
分岐オペレーションで「メッセージに添付ファイルがある」と判別された場合のみ、こちらの後続オペレーションに進行します。
アプリトリガーで取得したDiscordのメッセージ内容から、添付されている画像PDFファイルをダウンロードしていきましょう。
タイトルを任意で設定し、Discordと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「ファイルURL」には、取得した値からDiscordの「ファイルURLの一覧」を選択してください。
ここで取得した値を活用することにより、今後新たにDiscordで条件を満たすメッセージが送信される度、新しい添付ファイルの情報が反映されていきます。
ファイルURLを設定できたら「テスト」ボタンを押してみましょう。
「テスト成功」の表記と共に、Yoom上でダウンロードされたファイルが表示されていれば成功です！
「保存する」をクリックしてください。
Discordからダウンロードした画像ファイルから、YoomのOCR機能を活用して情報を抽出していきましょう。
タイトルを任意で設定し、アクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
アクション内容では、任意のファイルから文字情報をAIで読み取る場合の文字数を選択できます。
ただし処理する文字数が大きくなればなるほど、消費するタスクの量が増えるため気をつけましょう。
「ファイルの添付方法」は、Discordから取得した値の「ファイル」を使用するように設定します。
次に「抽出したい項目」を選択してください。
先ほどの例でDiscordに添付したテスト画像の場合、「タイトル」や「件名」、「本文」などの項目を一つずつカンマ区切りで指定することも可能です。
ちなみに「全文」と指定した場合、AIが自動で全文の各項目の情報を読み取ってくれます。
項目を1つずつ指定するか、「全文」と全てを指定するかは、任意で設定してください。
今回は各項目をカンマ区切りで指定する方法を選びました。
項目を指定できたら、任意で「使用するAI」や「言語」を選択して「テスト」をクリックしてみてください。
リクエスト結果と共に、OCRで読み取った項目が表示されていれば成功です。
確認できたら「保存する」で進みましょう。
OCR機能で画像ファイルから必要な情報を抽出したら、Googleドキュメントを使ってPDF形式のファイルを出力しましょう。
まずは、下記赤枠をクリック。
タイトルを任意で設定し、Googleドキュメントと連携するアカウントを確認したら、下にスクロールしてください。
PDFとして出力するGoogleドキュメントの雛形書類と連携しましょう。
この例では、Googleドキュメントに以下のような雛形書類を作成しています。
Googleドキュメントに用意する雛形書類の設定方法については、「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
該当のGoogleドキュメントに保存されている雛形書類にアクセスして、URLからファイルIDを抽出してペーストしてください。
次に「発行書類」について設定していきましょう。
Googleドキュメントから発行されたPDFファイルが格納される、Google DriveのフォルダIDを設定してください。
すでにフォルダが用意されている場合は、Google Driveから候補が表示されます。
「出力ファイル名」は任意の内容に設定してください。
ここでは取得した値と、手入力による固定値を組み合わせて以下のように設定してみました。
出力ファイル名を設定できたら「次へ」をクリックしてください。
先ほど設定した雛形のGoogleドキュメントから、置換対象の文字列が表示されています。
「置換後の文字列」に、先ほどOCRから抽出した情報を取得した値から設定しましょう。
置換後の文字列を設定できたら、「テスト」をクリックしてみてください。
「テスト成功」の表記と共に、PDFとして出力されたファイルの情報が表示されていれば成功です！
実際に、指定したGoogle Driveにアクセスしてみます。
Discordに送信された画像PDFファイルが、設定した通りのファイル名でしっかりPDFファイルとして出力されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
Googleドキュメントを通して、画像PDFをPDFファイルとして変換できたら、そのファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしていきましょう。
下記赤枠をクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。
フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
タイトルを任意で設定し、Microsoft SharePointと連携するアカウントやアクション内容を確認したら「次へ」を押してください。
「サイトID」には、連携しているMicrosoft SharePointの候補から任意のIDを選択しましょう。
「ドライブID」も同様に、候補から選択します。
「格納先フォルダのアイテムID」には、先ほど出力したPDFファイルが格納されるフォルダを候補の中から選択しましょう。
「ファイル名」は、手入力による固定値や取得した値から任意の名称を設定してください。
今回は例として、Googleドキュメントで取得した値から「発行した書類」を設定してみます。
「ファイルの添付方法」には、「発行した書類」を選択しましょう。
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしてみてください。
「テスト成功」の文字と共に、リクエスト結果（JSON PATH）と取得した値が表示されていれば成功です！
試しにMicrosoft SharePointにアクセスしてみましょう。
設定したフォルダの中に、画像から変換したPDFデータが格納されていますね。
ここまで確認できたら、Yoomの設定画面に戻って「保存する」をクリックしてください。
お疲れさまでした！すべての必要な設定を完了すると、以下のポップアップが表示されます。
「トリガーをON」をクリックして、フローボットを動かしはじめましょう。
これで、Discordに添付された画像PDFファイルの内容を自動でOCR機能で読み取り、PDFファイルに変換してMicrosoft SharePointに格納されるようになりました。
今回ご紹介した連携以外でも、OCRを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、GmailやOutlook、Googleフォームなどで受け取ったファイルをOCRで読み取り、関連するチャットツールに通知することで、情報共有を効率化することができるでしょう。
特に、ファイルの内容を素早く確認したいチームや部門におすすめです。
Discordで受信した画像ファイルやPDFを自動でOCR処理し、Microsoft SharePointに格納する連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた文字起こしやファイルのリネーム、フォルダへの格納といった一連の作業を減らせます。</span>
ヒューマンエラーの予防にも繋がるでしょう。これにより、画像に含まれる情報もテキストとして検索可能になり、必要な時にすぐにデータへアクセスできる環境が整うため、チーム全体の業務効率が向上するでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：YoomのOCRはPDFや画像ファイルから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が異なります。
などの場合は高精度で抽出できますが、縦書きや複雑なレイアウト、手書きの文字などは精度が下がってしまうことがあります。
詳しくは以下のヘルプページをご参照ください。
Q：読み取ったテキストを直接Google スプレッドシートに転記できますか？
A：はい、可能です。
OCR機能を活用して情報をGoogle スプレッドシートに転記する自動化フローボットとして、以下のテンプレートもチェックしてみてください。
Q：OCRや連携が失敗した場合の通知や対処方法はありますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、オペレーション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
その際には該当オペレーションを確認し、エラーの原因や種類が表示される「エラーコード」を確認して修正してください。
詳しくは「エラー時の対応方法」をご確認ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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