■概要
Confluenceで作成した議事録や仕様書などの情報を、管理のために別途Microsoft Excelへ手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されると、その内容が自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに行として追加されるため、手作業による二重入力をなくし、情報管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとMicrosoft Excelを併用し、情報の手動転記に課題を感じている方
- プロジェクト管理で作成したドキュメント情報を、タスクリストへ効率的に反映させたい方
- 複数ツール間の情報連携を自動化し、チームの業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceでのページ作成をトリガーに、自動でMicrosoft Excelへ情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力が不要になることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、情報を追加したいファイルやシート、各列に対応するConfluenceの情報を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、トリガーで取得したConfluenceのページタイトル、作成者、URLといった情報を変数として設定できます。
- どの列にどの情報を追加するかを自由にマッピングすることで、ご自身の管理しやすいフォーマットに合わせてMicrosoft Excelのリストを自動で作成することが可能です。
■注意事項
- Confluence、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定は、こちらをご参照ください。
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