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「Smartsheetで管理している顧客情報を、Mailchimpのコンタクトリストに毎回手作業で登録している…」
「単純な転記作業なのに時間がかかるし、入力ミスが起きていないか不安になる…」
このように、SmartsheetとMailchimp間での手作業によるデータ連携に、課題を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されたら、その情報が自動的にMailchimpのコンタクトとして登録される仕組み</span>があれば、面倒な業務を削減できます。
マーケティング施策の分析や企画立案といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartsheetとMailchimpを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SmartsheetとMailchimpを連携すれば、プロジェクト管理データとEメールマーケティングのリストをシームレスに繋げることができ、手作業でのデータ移行の手間を削減できます。
ここでは、具体的な自動化の活用例を複数ご紹介するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Smartsheetの特定のシートに新しい行が追加された際に、その行に含まれる氏名やメールアドレスといった情報を、自動でMailchimpのコンタクトリストに追加するフローです。
この連携により、<span class="mark-yellow">Smartsheetで管理している新規リードやイベント参加者などの情報を、迅速にマーケティングリストへ反映でき、機会損失を防ぎながら手作業による転記ミスをなくす</span>ことができます。
Smartsheetで設定した条件に合致する行が作成された時だけ、その情報をMailchimpのコンタクトリストに追加するフローです。
<span class="mark-yellow">特定の条件を満たした見込み客だけを対象のメーリングリストに追加できるため、よりターゲットを絞った効果的なメールマーケティングが実現</span>します。
それでは、さっそく実際にSmartsheetとMailchimpを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSmartsheetとMailchimpの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
今回はSmartsheetで行が作成されたら、Mailchimpにコンタクトを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するSmartsheetとMailchimpのマイアプリ登録方法を解説していきます。
1.Smartsheetの登録方法
Smartsheetを検索すると下記画面が表示されます。
任意の方法でサインインしてください。
注釈を確認できたら、「許可」ボタンをクリックしましょう。
これで、Smartsheetのマイアプリ連携完了です！
2.Mailchimpの登録方法
MailchimpとYoomのマイアプリ登録方法は、以下の手順をご参照ください。
それでは、自動化フローの作成を始めます。
Yoomでは、初心者の方でも簡単に始められるようテンプレートをご用意しています。
下記バナーをクリックし「試してみる」ボタンを押しましょう。
下記画面が表示されるので、「OK」ボタンをクリックして設定を始めましょう！
自動化フローが動き出すタイミングとなる操作を、「トリガー」と呼びます。
まずは、トリガーの設定を行うため「行が作成されたら」という項目をクリックしてください。
次の画面は初期設定済みです。
連携するアカウント情報を確認できたら「次へ」をクリックし進みましょう。
起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔からお選びいただけます。
データを迅速に連携させるためには、基本的に最も短い起動間隔でのご利用を推奨しています。
※ご契約のプランによって設定可能な最短起動間隔は異なりますので、あらかじめご確認ください。
シートIDと作成日時のカラムIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択しましょう。
続いて、Smartsheetの指定したシートにテスト用の行を追加しましょう。
作成できたら、Yoomの画面に戻りテストを実行します。
先ほど追加した行の情報が取得した値に表示されます。
※取得した値については、こちらをご確認ください。
下記画像のように、行の値が「値1」「値2」「値3」…と表示されているので、分かりやすいように編集します。
赤枠部分のペンマークをクリックしましょう。
項目名を、ご自身が分かりやすい名前に変更し「保存」ボタンをクリックしてください。
すべて変更できたら、「保存する」ボタンを押し、アプリトリガーの設定完了です！
続いてMailchimpと連携して、Smartsheetの行に追加した情報をMailchimpのオーディエンスに自動で追加するアクションの設定を行います！
「コンタクトをオーディエンスに追加」という項目をクリックしてください。
次の画面も設定済みです。
アカウント情報の確認ができたら次のページに進みましょう。
オーディエンスIDは、枠内をクリックし表示される候補から選択してください。
メールアドレスは、下記画像のように設定することでSmartsheetに新しい行が追加されたら自動で「アドレス」の情報を引用しMailchimpのオーディエンスに追加することができます。
※「取得した値」は変数のため、データが抽出される度にそのデータを活用可能です！
ステータスは、プルダウンから任意で設定しましょう。
名や姓も、Smartsheetのデータを自動で反映できるように設定していきます。
設定できたら、テストを実行しましょう。
テスト成功と表示されたら、Mailchimpの画面を開きSmartsheetで作成した情報がオーディエンスに自動追加されていることを確認してください。
確認できたらYoomの画面に戻り、設定を保存しましょう。
下記画面が表示されたら「トリガーをON」をクリックしてください。
これで、「Smartsheetで行が作成されたら、Mailchimpにコンタクトを追加する」フローの完成です！
今回はSmartsheetからMailchimpへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にMailchimpの購読者情報をSmartsheetで管理したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Mailchimpのオーディエンスに新しい購読者が追加された際に、その購読者の情報を自動でSmartsheetの指定したシートに行として追加する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">新規購読者リストを素早くSmartsheetに集約し、営業チームのフォローアップリストやプロジェクト管理のタスクとして活用できる</span>ようになります。
Mailchimpで特定のタグが付与された購読者や、特定のグループに属する購読者が追加された時だけ、その情報をSmartsheetのシートに行として追加する連携です。
このフローには分岐処理が含まれており、<span class="mark-yellow">特定のキャンペーンに反応した顧客リストだけをSmartsheetで管理し、営業チームへの共有やフォローアップを効率化</span>することができます。
今回ご紹介した連携以外でも、SmartsheetやMailchimpのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
データの更新や新規登録をトリガーとして、スピーディーに他のツールへの情報追加や通知が可能です。
例えば、Confluenceでページが作成されたらSmartsheetに行を追加し、Google スプレッドシートで行が更新されれば、Smartsheetの行も自動的に更新されます。
この自動化を活用することで、手間を省き、作業の漏れやミスを防げるでしょう。
さまざまなツールとの連携を通じて、Mailchimpの購読者情報を迅速かつ正確に反映させることが可能です。
例えば、YouCanBookMeで予定が登録された際に、Mailchimpでリードを自動登録することができ、イベントやセールスの管理をスムーズに進められるでしょう。
また、Googleフォームで送信された情報をもとに、Mailchimpにコンタクトを追加するなど、マーケティング活動の効率化を実現する自動化フローが簡単に設定できます。
SmartsheetとMailchimpの連携により、<span class="mark-yellow">手作業で行っていたプロジェクト管理データとマーケティングリスト間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はより迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して業務の効率化を体験してみてください。
Q：連携できるデータ項目は自由に選べますか？
A：はい、可能です。
今回は一例として氏名とメールアドレスを連携しましたが、「住所」「市区町村」「都道府県」「国」「郵便番号」「誕生日」「電話番号」なども連携できます。
Smartsheetで作成したグリッドのカラムを設定し、Mailchimpのアクションでその情報を引用できるようにすることで、連携が可能です。
用途に応じて、必要な項目を設定してみましょう！
Q：連携エラーが起きた時に気づけますか？
A：連携に失敗した場合は、Yoomに登録されているメールアドレス宛に通知が送信されます。
通知には、エラーが発生したオペレーションの詳細も記載されているため、原因の特定がスムーズに行えます。
通知先はメールのほか、SlackやChatworkにも設定可能です。設定方法の詳細については、こちらのページをご参照ください。
エラーの内容を確認し、修正が必要な場合はYoomのヘルプページを参考にして対応してください。
解決が難しい場合は、サポート窓口までお問い合わせいただけます。
Q：連携の実行頻度はどのくらいですか？
A：Webhookを利用したトリガーで設定しているため、リアルタイムの連携が可能です。
トリガー発生からアクション実行までのタイムラグが無いため、業務の迅速化を実現できますよ。
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