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「Asanaで管理しているタスク情報を、営業活動で使うPipedriveに手作業で転記している…」
「新しいタスクが発生するたびにPipedriveでリード情報を手入力するのは手間だし、入力ミスも心配…」
このように、プロジェクト管理ツールとCRM/SFA間の手作業によるデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Asanaで新しいタスクが作成されたタイミングで、関連情報が自動的にPipedriveにリードとして登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスをなくし、より価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化を試したことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、業務の自動化を実現して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとPipedriveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとPipedriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。例えば、Asanaのタスク情報をトリガーにして、Pipedriveにリード情報を自動で作成することが可能になり、手入力の手間や入力ミスを削減します。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、ご自身の業務に近いものや、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新しいタスクが追加されると、そのタスク情報を基にPipedriveに新しいリードを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスク管理から営業活動への情報連携がシームレスになり、リード作成の手間と時間を削減</span>できるため、営業担当者は迅速にアプローチを開始できます。この自動化は、Asanaのタスク情報から必要なデータを抽出してPipedriveに連携する構成です。
Asanaで「営業関連」や「新規問い合わせ」など、特定の条件に合致するタスクが追加された場合のみ、Pipedriveに新しいリードを自動で作成します。
この連携は、<span class="mark-yellow">不要なリード作成を防ぎ、営業担当者が対応すべき重要なリードだけに集中できる環境を整える</span>のに役立ちます。特定の条件に応じて処理を分岐させることで、より実用的な自動化を実現します。
それでは、実際にAsanaとPipedriveを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回は、ノーコードの業務自動化ツール「Yoom」を使用して連携を進めていきますので、プログラミングの知識は一切不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana／Pipedrive
[Yoomとは]
今回は「Asanaで新しいタスクが追加されたら、Pipedriveで新しいリードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
AsanaとPipedriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
PipedriveとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにAsanaとPipedriveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Asanaで新しいタスクが追加されたら、Pipedriveで新しいリードを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するAsanaに、タスクを追加しておきましょう！
※後続のAsanaのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のようなタスクを追加してみました。
テスト用のため、タスクの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「ワークスペースID」「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.続いて、AI技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択できます。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「抽出したい項目」は、データから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Pipedriveにデータを追加するため、Pipedriveに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「人物を追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「name」「email」「phone」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※「テキストからデータを抽出する」から選択しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、テストに成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「組織を追加」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「name」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「owner_id」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、テストに成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「リードを作成」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「title」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「owner_id」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
3.label_idsを設定しましょう。
「label_id」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
4.「person_id」「organization_id」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※person_idとorganization_idのどちらか、入力が必須となっております。エラーを回避するために、取得した値から選択しましょう。
その他の項目は、任意で設定しましょう。
5.設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
実際にPipedriveにデータが追加されることを確認してください。確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はAsanaからPipedriveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にPipedriveでのアクションをきっかけにAsanaのタスクやプロジェクトを操作したいケースもあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。営業活動の進捗に応じて、プロジェクト管理側のタスクを自動で生成することが可能になります。
Pipedriveで新しい取引が作成されたタイミングで、その取引情報を基にAsanaに新しいプロジェクトを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">営業部門と制作・開発部門間の情報連携がスムーズになり、プロジェクトのキックオフを迅速化</span>できます。手作業によるプロジェクト作成の手間を省き、情報の抜け漏れを防ぐシンプルな直接連携の構成です。
Pipedriveで「受注確度が高い」や「特定の金額以上」など、特定の条件を満たす取引が作成された場合にのみ、Asanaに新しいプロジェクトを自動で作成します。
この自動化は、<span class="mark-yellow">対応すべき重要な案件に絞ってプロジェクトを立ち上げられるため、リソースの効率的な配分に繋がります。</span>特定の条件で処理を分岐させることで、より戦略的なプロジェクト管理を実現します。
Yoomでは、AsanaとPipedriveに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
AsanaとPipedriveでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Asanaは、GoogleフォームやSalesforceのリード情報、Gmailの特定メール、Intercomの会話などをタスクとして自動登録できます。
Jira SoftwareやBacklogからの課題同期、Todoistへのタスク同期も可能です。タスク完了時にはLINE WORKSに、タスク登録時にはGoogle Chatに通知するなど、情報共有もスムーズに行えます。
Pipedriveは、Meta広告からのリード獲得やGoogleフォームからの名刺画像登録を自動化します。
リード登録や取引追加をトリガーに、Googleスプレッドシートへの情報格納やDropboxへのフォルダ作成など、データ管理とドキュメント整理を効率化。SlackやTeamsへの通知、Outlookでのメール送信など、情報共有と初期対応も自動化できます。
AsanaとPipedriveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報からリード情報へのデータ転記作業が不要になり、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
これにより、担当者は手作業によるストレスから解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし日々のSaaS連携業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q:連携がエラーで失敗した場合、どのように検知・対処できますか？
A:フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q:AIのテキスト抽出精度を上げるためのコツはありますか？
A:抽出精度は高いですが、「抽出したい項目」と「指示内容」を具体的に入力することが大切です。たとえば「タイトル,説明,期日」と抽出したい項目を指定し、「◯月◯日のような形式で期日を抜き出してください」など明確な指示を書くことで、より意図に近い結果が得られます。
詳しい設定については、こちらをご確認ください。
Q:タスクの「更新」や「完了」をきっかけに連携できますか？
A:はい、連携可能です。
Asanaのトリガーアクション「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」や「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」を設定することで実現可能です。
Asanaを使用した他のテンプレートや実行可能なAPIアクション・トリガーは、こちらをご参照ください。
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