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「Google スプレッドシートで案件管理をしていて、新しい案件が発生するたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成している。」
「シートの情報をコピーしてフォルダ名に貼り付ける作業が地味に面倒で、たまに命名ミスをしてしまう…」
このように、Google スプレッドシートとGoogle Driveという日常的に使うツール間の手作業でのデータ連携に、非効率を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、対応するフォルダがGoogle Driveに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽に、効率的に進めていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートとGoogle DriveのAPIを連携すれば、スプレッドシートの情報をトリガーにして、Google Drive上にフォルダを作成したり、ファイルを格納するといった一連の業務を自動化できます！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにGoogle スプレッドシートとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Google スプレッドシートの顧客リストや案件リストに新しい行が追加されると、<span class="mark-yellow">その行の情報（例：会社名や案件名）を基に、Google Driveに自動でフォルダを作成</span>します。
これにより、手作業でのフォルダ作成や命名ミスを防ぎ、関連資料を素早く整理できます。
Google スプレッドシートの案件管理表に新しい情報が追加されると、その情報を基に見積書などの帳票を自動で作成し、<span class="mark-yellow">指定したGoogle Driveのフォルダに自動で格納</span>します。
これにより、手作業での書類作成や格納作業が不要になり、対応漏れや格納ミスを防ぎ、迅速な書類発行が可能になります。
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずYoomにログインし画面左側にある「マイアプリ」を選択します。
「+新規接続」をクリックしたあと、アプリの一覧が表示されるのでGoogle スプレッドシートと検索し選択してください。
選択すると下記の画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリックします。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
内容を確認し「続行」をクリックします。
これでGoogle スプレッドシートの連携完了です！
同じ手順でGoogle Driveもマイアプリ連携しましょう。
Yoomにログインし、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
「行が追加されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更可能です。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「行が追加されたら」のままで「次へ」をクリックします。
編集欄をクリックしトリガーの起動間隔を選択してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。各プランの内容については下記を参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
次に行が追加されるGoogle スプレッドシートのフォームIDを入力します。
まだGoogle スプレッドシートの準備が出来ていない方は、このタイミングで作成しておきましょう。
今回は「顧客リストが追加されると自動的に専用のファイルが作成される」設定で下記のように作成しました！
テーブル範囲を指定し「テスト」をクリックします。
※詳しくは【Google スプレッドシートの「アプリと連携する」と「データベースを操作する」それぞれの範囲設定の定義】をご参照ください。
テストに成功すると取得した値に、Google スプレッドシートの情報が表示されます。
「保存する」をクリックしてください。
「フォルダを作成する」をクリックしてください。
こちらもタイトルは任意で変更可能です。
Google Driveと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「フォルダを作成する」のままで「次へ」をクリックします。
新しく作成するフォルダ名を入力します。
編集欄をクリックし、「行が追加されたら」から該当の項目を選択します。
次に、作成したフォルダの格納先を候補から選択します。
編集欄をクリックすると候補が表示されるので、そこから格納先のフォルダを選択してください。
選択すると、IDが自動で入力されます。
テストを実行し成功したら「保存する」をクリックします。
「レコードを更新する」をクリックします。
こちらもタイトルは任意で変更可能です。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「レコードを更新する」のままで進めます。
テーブル範囲を任意で入力し「次へ」をクリックしてください。
Google スプレッドシートの「ファイルID」を自動更新するための条件を入力します。
トリガーで使用した顧客リストの名前と等しい箇所のレコードを更新します。
次に、更新するレコードの値を入力します。
編集欄をクリックし「フォルダを作成する」から「作成したファイルID」を選択します。
※顧客リストは変更しないため空欄でOKです！
入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
テストに成功しGoogle Driveにファイルが作成されました！
そしてGoogle スプレッドシートのファイルID部分が更新されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、Google スプレッドシートに行を追加したらGoogle Driveにフォルダが作成されるか、Google スプレッドシートのファイルIDが更新されているか確認してみてくださいね！
今回はGoogle スプレッドシートからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にGoogle DriveからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したいケースもあるかと思います。
その際は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
Google Driveの特定のフォルダに契約書や請求書などのファイルがアップロードされると、<span class="mark-yellow">ファイル名やURL、更新日時などの情報を自動でGoogle スプレッドシートに追記</span>します。
これにより、手動での管理台帳更新が不要になり、情報の記録漏れや転記ミスを防ぎつつ、正確なファイル管理が可能になります。
設定したスケジュール（毎月1回、毎週月曜日など）で、<span class="mark-yellow">Google Driveの指定フォルダ内にあるファイル一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートにリストとして出力</span>します。
これにより、定期的なファイル棚卸し作業やバックアップリスト作成が自動化され、手動での確認作業にかかる時間を大幅に削減できます。
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートやGoogle DriveのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
多岐にわたるビジネスプロセスを自動化します。
例えばデータの追加をトリガーとした他システムへの連携（従業員登録、CRMレコード追加）や、外部からの情報集約（メール、Webフォーム）により、手作業によるデータ入力と管理の負担を削減。
さらにAIとの連携で情報の要約・共有を自動化し、迅速な意思決定とチーム全体の生産性向上を強力に支援します。
コンテンツ管理と情報流通を革新的に自動化します。
ファイルの自動送信、リッチメディアからの情報抽出、会議録画のアーカイブ、そしてユーザーアクセス権限の自動付与まで、手動による煩雑な作業を削減。
これにより、情報共有の迅速化、データ活用の促進、そしてチーム全体の生産性向上を実現し、より戦略的な業務に集中できるようになります。
Google スプレッドシートとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスプレッドシートへの情報追加に伴うフォルダ作成や、ファイル格納後の台帳への転記作業といった手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中することができます！
今回ご紹介したような業務自動化は、ハイパーオートメーションツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
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