「Googleフォームに回答があったけど、気づくのが遅れてしまった…」
もし、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、関係者宛てにGmailで自動的に通知が届く仕組み があれば、これらの悩みから解放されます。重要な問い合わせやフィードバックへ迅速に対応できるため、ビジネスチャンスの損失を防ぎ、顧客満足度の向上にもつながります！今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間も時間もかかりません。ぜひ導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogleフォームの回答を取得する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
Googleフォームの回答をGmailに通知するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信された際に、Gmailで自動で通知するフローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleフォーム Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GoogleフォームとGmailのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Googleフォームのトリガー設定とGmailのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
ステップ1：GoogleフォームとGmailをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する
試してみる
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3：Googleフォームの設定 最初の設定です！
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
ここでGoogleフォームの画面に移り、トリガーとなるGoogleフォームの用意をします。※フォームに回答されないと設定のためのテストに成功しないため、ご注意ください。
それでは、Yoomの画面に戻り、アプリトリガーのAPI接続設定をしましょう！「トリガーの起動時間」 を設定してください。ここでは、5分で設定をしています。プラン
「フォームID」 は入力欄下の注釈を参考にして入力してください。
テストが成功すると、先ほど回答した内容が「取得した値」として表示されます。※ 取得した値 とは？ トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
正しく取得した値が表示されない場合は、以下を参考にして、回答を取得してください。
※Googleフォームに回答内容を取得したい場合は、以下の手順に沿って設定を行ってください。
「取得する値を追加」をクリック。
取得したい内容の左にある「＋」をクリック。
最後に「追加」をクリック。
最後に「完了」をクリックして次に進みましょう！
ステップ4：Gmailのアクション設定 いよいよ最後の設定です！
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
To ：通知先となるメールアドレスを直接入力。
CC/BCC ：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定。
差出人の名前 ：差出人の名前を設定。
件名 ：通知するメールの件名を設定。
本文 ：任意の文章を設定。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認し「テスト」をクリックします。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
以上で【Googleフォームで回答が送信されたら、Gmailで通知する】 フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
GoogleフォームやGmailを活用したその他の自動化テンプレート GoogleフォームやGmailを使った自動化は、日々の作業をわかりやすく整理し、通知や記録の抜け漏れを防ぐのにとても役立ちます。ここでは、それぞれのアプリを組み合わせて業務効率を高められるテンプレートをご紹介します。
Googleフォームを使った便利な自動化
Googleフォームを起点にした自動化は、回答内容をもとに次のアクションへつなげられるのが大きなメリットです。
手作業のやり取りが減ることで、
記録や情報整理の負荷を軽くしながら、スムーズに関連ツールへデータを連携できます。 また、入力ミスや作業漏れの防止にも役立ちます。
Googleフォームで回答が送信されたら、帳票を作成する
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Googleフォームで回答が送信されたら、数式を使ってGoogle スプレッドシートに追加する
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Googleフォームで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を作成して送信する
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Googleフォームの内容をもとにLINE WORKSにのカレンダーに予定を登録する
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Googleフォームで回答が送信されたら、TickTickでタスクを作成する
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指定日時になったらGoogleフォームのタイトルや説明を更新して、Slackで通知する
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Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する
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Gmailを使った便利な自動化例
Gmailと連携した自動化では、受信したメールの内容に応じて通知・整理・分析といった作業を任せられます。
メールを起点に処理が進むため、
見落としや確認遅れのリスクを減らしつつ、必要な情報をまとめて把握できるようになります。 業務に合わせた通知やレポート送信にも活用しやすいところが特長です。
Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する
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Gmailで特定のメールを受信したら、Googleドキュメントで更新契約書を作成して返信する
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Gmailで問い合わせメールを受信したら、AIで感情分析してGoogle Chatに通知する
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定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する
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毎週Notionで物件情報を読み取り、AIで賃貸管理をしてGmailで通知する
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毎日、Google Adsのアカウントレポートを取得し、Gmailで通知する
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毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する
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毎朝Todoistの今日が期限のタスク一覧取得し、AIで重要度・緊急度を判定してGmailで通知する
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毎週Confluenceで期限切れページを一括削除しGmailで通知する
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毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する
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まとめ GoogleフォームとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた回答の確認や関係者への連絡作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによる情報共有の漏れや遅延を防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：GmailだけでなくSlackなどにも同時に通知できますか？
A：
はい、可能です。SlackやMicrosoft Teamsなどのツールとも連携することができます。
Q：設定したのに通知メールが届かない時の対処法は？
A：
通知メールが届かない場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：無料プランだと、この自動化は何回まで使えますか？
A：
GoogleフォームとGmailは無料プランでも利用できるアプリです。
まずYoomを使ってみたいという方は無料プランで試してみることをおすすめします。
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