・
「PDFで送られてくる請求書の表データを、毎回手作業でMicrosoft Excelに転記するのが面倒…」
「大量のPDFから必要な数値をコピー＆ペーストしていると、入力ミスが起きがち…」
このような手作業での転記業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">PDFファイル内の表データを自動で読み取り、Microsoft Excelに転記できる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、他の業務に集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
Yoomには<span class="mark-yellow">PDFファイル内の表データを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
PDFファイルに含まれる表形式のデータを、手作業なしでMicrosoft Excelに転記する方法をご存知ですか？
この作業を自動化することで、面倒なコピー＆ペースト作業から解放され、入力ミスを防ぐことができます。
Yoomに用意されている具体的な自動化テンプレートをご紹介しますので、ぜひクリックしてみてください。
<span class="mark-yellow">OneDriveやGoogle DriveなどにPDFが追加されたことをトリガーにして、ファイル内の表データをOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動で転記する</span>ことが可能です。
定期的に受け取る請求書や報告書などのデータ入力業務を効率化できます。
それではここから代表的な例として、OneDriveに表データを含むPDFファイルが格納された際に、その内容をOCRで読み取り、Microsoft Excelのシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
OneDrive
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft Excel
※データベースを操作するオペレーションの詳細については、【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関してをご覧ください。
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ドライブID」「フォルダID」をそれぞれ候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
【要確認】テストを行う際の注意点
この記事では、サンプルとして以下のPDFをOneDriveにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OneDriveのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
続いて、分岐条件を指定に進みます。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されているのを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、OneDriveからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
次に、API接続設定です。
「ドライブID」を候補から選択し、「ファイルのアイテムID」は取得した値から選択します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから内容を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRおよび音声文字起こしAI機能（オペレーション）について
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※「抽出したい項目」は、運用内容にあわせてカスタマイズ可能です。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
OCRで抽出したい項目に指定した値をMicrosoft Excelに追加するにあたり、ループ処理を行うための設定をします。
五つ目のオペレーションにある、「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※Yoomでは、繰り返し処理を利用してレコードの内容を一つ一つ確認し、Microsoft Excelに反映させます。
【要確認】同じ処理を繰り返すオペレーションについて
続いて、繰り返し対象を指定に進みます。
以下のとおり、「繰り返し対象の取得した値（「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、「抽出したい項目」に指定した値）」が入力されているのを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
OCRで読み取ったPDFの内容を、Microsoft Excelに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに追加する内容を取得した値から選択し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCR機能やMicrosoft Excelを組み合わせた自動化は、様々なアプリ連携で実現が可能です。
OCR機能を使うと、名刺データを読み取りSalesforceやkintoneに格納したり、メールで受け取った請求書をOCRで処理しMicrosoft ExcelやSmartHRに登録したりできます。また、Google Driveに追加されたファイルを読み取り、Anthropic（Claude）で要約後、Gmailでメールを送信したり、Boxに格納されたファイルを読み取り、Hugging Faceで分析してSlackに通知したりすることも可能です。さらに、Google Driveにファイルを読み取り、Groqで要約してSlackに通知するといった自動化も行えます。
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携したり、Googleフォームで回答が送信されたらGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelに情報を連携したりできます。また、Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成したり、フォームに回答されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納したりすることも可能です。さらに、毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信するといった自動化も行えます。
PDFの表データをMicrosoft Excelに自動抽出することで、<span class="mark-yellow">手作業でのデータ転記を減らすだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、抽出したデータの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きや複雑なレイアウトの表も読み取れますか？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：OCRの読み取りが失敗した場合、どうなりますか？
A：OCRの読み取りが失敗した場合をはじめ、何かしらのエラーが発生した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、メールなどで自動通知されます。
ただし、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法についてをご覧いただき、解決しない場合はYoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
Q：Gmailの添付ファイルなどを起点に自動化できますか？
A：はい、可能です。この記事でご紹介したOneDriveだけでなく、GmailやOutlookといったメールサービスもトリガー（自動化の起点）として設定できます。
メールに添付されたファイルの内容を読み取るフローなど、さまざまなテンプレートが用意されていますので、ぜひ業務効率化にご活用ください。
.png)
.webp)
.webp)
