OneDriveに表PDFが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
- 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
- OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
「PDFで送られてくる請求書の表データを、毎回手作業でMicrosoft Excelに転記するのが面倒…」
「大量のPDFから必要な数値をコピー＆ペーストしていると、入力ミスが起きがち…」
このような手作業での転記業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、PDFファイル内の表データを自動で読み取り、Microsoft Excelに転記できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、他の業務に集中できる時間を生み出せます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPDFファイル内の表データを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
OneDriveに表PDFが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
- 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
- OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
PDFの表データをMicrosoft Excelに自動で抽出するテンプレート
PDFファイルに含まれる表形式のデータを、手作業なしでMicrosoft Excelに転記する方法をご存知ですか？
この作業を自動化することで、面倒なコピー＆ペースト作業から解放され、入力ミスを防ぐことができます。
Yoomに用意されている具体的な自動化テンプレートをご紹介しますので、ぜひクリックしてみてください。
ストレージサービスを起点にPDFの表データをMicrosoft Excelに抽出する
OneDriveやGoogle DriveなどにPDFが追加されたことをトリガーにして、ファイル内の表データをOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動で転記することが可能です。
定期的に受け取る請求書や報告書などのデータ入力業務を効率化できます。
OneDriveに表PDFが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
- 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
- OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
PDFの表データを読み取りMicrosoft Excelに自動で追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、OneDriveに表データを含むPDFファイルが格納された際に、その内容をOCRで読み取り、Microsoft Excelのシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft Excel
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OneDriveとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- OneDriveのトリガー設定とMicrosoft Excelのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
OneDriveに表PDFが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
- 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
- OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
ステップ1：OneDriveとMicrosoft Excelのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携し、操作が行えるようにします。
設定方法を解説しているナビを見ながら、マイアプリ登録を進めましょう。
OneDrive
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft Excel
※データベースを操作するオペレーションの詳細については、【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関してをご覧ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
OneDriveに表PDFが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
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■概要
請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
- 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
- OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：OneDriveのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
「トリガーの起動間隔」を確認し、「ドライブID」「フォルダID」をそれぞれ候補から選択します。
【要確認】トリガーの起動間隔について
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
【要確認】テストを行う際の注意点
- テストを実行するにあたって、トリガーとなるファイルが必要です。以下のように、OneDriveにアップロードしてみてください。
この記事では、サンプルとして以下のPDFをOneDriveにアップロードしています。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※「取得した値」は、後のフローで使用します。
「アイテム名」などが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐設定
OneDriveのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
- 分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
続いて、分岐条件を指定に進みます。
以下のとおり、デフォルトで値が入力されているのを確認し、「保存する」をクリックしてください。
※作成日時と最終更新日時が等しいかどうかで分岐をさせます。
このようにすることで、等しい場合は新規作成、等しくない場合は更新というルートで切り分けることができます。
なお、取得した値を使用することで、毎回最新のファイル情報が反映されます。
ステップ5：ファイルのダウンロード設定
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、OneDriveからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。
次に、API接続設定です。
「ドライブID」を候補から選択し、「ファイルのアイテムID」は取得した値から選択します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、以下のように表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから内容を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRおよび音声文字起こしAI機能（オペレーション）について
- OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションも全てお使いいただけますので、気になる機能をぜひお試しください。
- なお、YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細を設定に移ります。
以下を参考に必要項目を設定し、「テスト」をクリックしてください。
※「抽出したい項目」は、運用内容にあわせてカスタマイズ可能です。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：繰り返し対象の更新設定
OCRで抽出したい項目に指定した値をMicrosoft Excelに追加するにあたり、ループ処理を行うための設定をします。
五つ目のオペレーションにある、「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※Yoomでは、繰り返し処理を利用してレコードの内容を一つ一つ確認し、Microsoft Excelに反映させます。
【要確認】同じ処理を繰り返すオペレーションについて
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランの場合、エラーになってしまうため、ご注意ください。
「同じ処理を繰り返す」の設定方法もあわせてご覧ください。
続いて、繰り返し対象を指定に進みます。
以下のとおり、「繰り返し対象の取得した値（「OCRで文字を抽出」のオペレーションで、「抽出したい項目」に指定した値）」が入力されているのを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ8：Microsoft Excelのアクション設定
OCRで読み取ったPDFの内容を、Microsoft Excelに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。
まずは、「タイトル」から「実行アクション」まで、確認してください。
「ファイルの保存場所」では、OneDriveまたはSharePointのどちらかを指定し、「ドライブID」を、候補から選択します。
【要確認】テスト用のMicrosoft Excelについて
- このオペレーションでは、レコードを追加したいMicrosoft Excelが必要です。該当のファイルをOneDriveまたはSharePointにご準備ください。
該当のファイルが手元にない場合は、テストを進める前に作成しておきましょう。
同様に、「アイテムID」「シート名」も候補から選択し、「次へ」をクリックしてください。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Microsoft Excelに追加する内容を取得した値から選択し、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、Microsoft Excelにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ9：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCRやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例
OCR機能やMicrosoft Excelを組み合わせた自動化は、様々なアプリ連携で実現が可能です。
OCRを使った自動化例
OCR機能を使うと、名刺データを読み取りSalesforceやkintoneに格納したり、メールで受け取った請求書をOCRで処理しMicrosoft ExcelやSmartHRに登録したりできます。また、Google Driveに追加されたファイルを読み取り、Anthropic（Claude）で要約後、Gmailでメールを送信したり、Boxに格納されたファイルを読み取り、Hugging Faceで分析してSlackに通知したりすることも可能です。さらに、Google Driveにファイルを読み取り、Groqで要約してSlackに通知するといった自動化も行えます。
メールで受け取った適格請求書をOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、Slackへその旨を通知
試してみる
■概要
・メールで受け取った適格請求書の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択します。
②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。
③一度②のアドレスに対して、受領する請求書と同様の形式のファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。
④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。
※テストが反映されるまで少し時間がかかります。
※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
⑤トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑥アクションから適格請求書を読み取るを選択し、次に進みます。
⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。
⑧追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の値を追加したい場合は項目を追加入力してください。
※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」
※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑩＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{発行事業者の名称}}のようにそのまま埋め込みます。
このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。
このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑬＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑮＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択してチャンネルにメッセージを送るアクションを選びます。
⑯次のページで、指定のチャンネルIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
■注意事項
・Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで受け取った通帳画像をOCRで解析し、確認を行ったあとSmartHRに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
フォームに回答された従業員の情報と通帳画像の解析データをもとに、SmartHRへ新しく従業員情報を登録します。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択します。
②フォームの質問項目に通帳画像を添付するためのファイルタイプの質問と名前やアドレス等従業員登録に必要な各種質問を用意します。
③次の画面で、サンプルとしてデモの通帳画像と各種質問を格納・入力して保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑤アクションから画像・PDFから文字を読み取るを選択し、次に進みます。
⑥ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補からフォームで設定した通帳の画像を設定します。
⑦抽出したい項目を入力します。
※例：名前カナ敬称略,口座番号,科目 etc
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑧テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑨＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑩任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑧のテストで取得した値を「名前カナ：{{名前カナ敬称略}}」のように埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※担当者項目をメールアドレスで担当者を指定(外部ユーザーを指定可)にし、③のトリガーテストで取得したメールアドレスを動的に埋め込むことも可能で、このようにすることで、回答者自身に画像解析した通帳情報が正しいかどうかを確認してもらうことができます。
⑪フォームを追加をクリックし、項目に⑧で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑧で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑫＋マークを押し、アプリと連携するからSmartHRを選択後、従業員の登録v2アクションを選択します。
⑬次のページに表示された必須項目およびフォームで取得した情報と通帳画像を解析した内容に対応する欄に、取得したデータをアウトプットとして入力し、設定完了です。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付された伝票などのPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しTalknoteに通知する
試してみる
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（伝票や納品書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納してTalknoteに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加とOutlookに送信する
試してみる
■概要
フォームに添付された書類ファイルをOCRして、Microsoft Excelにレコード追加したらOutlookに送信するフローです。
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。
※エクセルのデータベースを操作するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。
■注意事項
・Microsoft Excel、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受け取った手書きの書類をOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、Chatworkへその旨を通知
試してみる
■概要
メールで受け取った手書き書類の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
※手書きの書類は、字体によっては正確に読み取れない場合があります。
■事前準備
Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「追加日」「読み取った内容」 etc
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択します。
②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。
③一度②のアドレスに対して、受領する書類と同様の項目が含まれるファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。
④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。 ※テストが反映されるまで少し時間がかかります。
※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
⑤トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑥アクションからPDFや画像から文字情報を読み取るを選択し、次に進みます。
⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。
⑧追加で抽出したい項目に、取得した項目名を入力してください。
※例：氏名,会社名 etc ※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑩＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{会社名}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑬＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑮＋マークを押し、アプリと連携するからChatworkを選択してメッセージを送るアクションを選びます。
⑯次のページで、指定のルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
■概要
名刺画像を入力フォームにアップロードすると、OCRで自動的に名刺から必要な情報を抽出し、Salesforceのリードオブジェクトに情報を格納します。
展示会やイベントで獲得した名刺データで集めた名刺情報をSalesforceに登録する際などにご活用いただけます。
名刺画像はスマホなどで撮影した画像でも問題なくご利用いただけます。
■設定方法
1.名刺データを収集するためのフォームを設定します。「名刺データから文字を読み取る」アクションで抽出したい項目を設定してください。
2.「リード情報を追加する」アクションで読み取ったデータをSalesforceのリードオブジェクトに自動的に格納します。
■注意事項
・名刺データをご用意ください。
・SalesforceとYoomの連携設定が必要です。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceの取引先責任者として登録
試してみる
■概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceの取引先責任者に登録します。
また、名刺の画像も合わせてアップロードしてレコードと紐付けます。
名刺の画像をスマホなどで撮影し、そのままスマホからフォームにアップロードすることも可能です。
■注意事項
・SalesforceとYoomを連携してください。
・名刺画像のファイル形式はJPG、PNGなどの形式でアップロードしてください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
名刺データをOCRで読み取りkintoneにレコード追加してGoogle Chatに通知する
試してみる
■概要
名刺データをYoomの入力フォームで送信すると、AIが自動で名刺情報を読み取りkintoneにレコード追加してGoogle Chatに通知するフローです。
kintoneとGoogle Chatの設定内容を任意の値に置き換えることが可能です。
■注意事項
・kintone、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録する
試してみる
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で任意の情報を読み取りkintoneに格納し、メールを送信します。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・kintoneの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Excelを使った自動化例
Backlogに課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携したり、Googleフォームで回答が送信されたらGoogle スプレッドシートとMicrosoft Excelに情報を連携したりできます。また、Salesforceの商談情報からMicrosoft Excelで帳票を作成したり、フォームに回答されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納したりすることも可能です。さらに、毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信するといった自動化も行えます。
Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
- AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
- OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
- AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Dropboxでファイルがアップされたら、OCRでファイル内容を読み取りMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Dropboxにアップロードされた書類をMicrosoft Excelで管理したい方
・Dropboxにアップロードされた書類の内容をOCRで自動的に読み取ってMicrosoft Excelに追加することで業務効率化を図りたい方
2.DropboxとMicrosoft Excelを連携させて業務効率化を進めている方
・データ入力の手間を省いてヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxは業務に使用するファイル管理を行って情報へのアクセス性を高めることのできるツールです。
しかし、Dropboxに追加されたファイル情報を毎回手作業で行うのは、手間がかかる上にヒューマンエラーのリスクがあります。
このフローを活用することで、手入力の作業がなくなることにより大幅な時間短縮につながります。
また、OCRによる自動読み取りにより転記ミスや入力ミスを減らすことができます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Dropboxに請求書PDFがアップロードされたら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
毎月発生する請求書の処理は経理担当者にとって欠かせない業務ですが、Dropboxに保存されたPDFの内容を目で確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間もかかるうえ入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに請求書PDFがアップロードされるだけでOCRが自動で明細情報を読み取りMicrosoft Excelへ追加するため、面倒な転記作業から解放され業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Excelで請求書管理をしており、手作業に課題を感じている方
- 請求書処理におけるヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 毎月の定型的なデータ入力作業を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手入力で起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションで、Dropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテーブル（表）情報を抽出します。
- 分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った明細データを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、請求書PDFがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を任意で設定可能です。
- 分岐機能では、OCRで読み取ったデータの内容に応じて処理を分けるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのファイルのどのシートに、どの項目（列）をどのような順序で追加するかを詳細に設定可能です。
■注意事項
- DropboxとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
取引先からGmailに届く請求書PDFの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Gmailで受信した請求書PDFからOCR機能が自動で明細情報を読み取り、指定のMicrosoft Excelファイルに転記する一連の処理を自動化し、請求書処理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 請求書処理における目視確認や手入力による、入力ミスや確認漏れをなくしたい方
- OCRを活用した請求書処理の自動化で、バックオフィス業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの請求書受信からMicrosoft Excelへの転記までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、金額や品目の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。これにより、指定したラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようになります。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、メールに添付された請求書PDFから明細などの情報を抽出します。
- 分岐機能を設定し、読み取った内容など特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のファイルに新しい行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、処理を自動化したい請求書メールに特定のラベルを付与するなど、起動条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を自由に設定可能です。
- 分岐機能では、読み取った請求書の内容に応じて処理を変えるなど、業務に合わせた条件を任意で設定することができます。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、どのファイルのどのシートに、どのような項目のレイアウトでデータを追加するかを自由に設定してください。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った請求書PDFの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりやすく悩みの種になりがちです。このワークフローは、フォームに添付された請求書PDFをOCR機能で自動的に読み取り、明細情報を含むデータをMicrosoft Excelに直接追加することで、請求書処理の手間とミスを減らして業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った請求書をMicrosoft Excelで管理している経理担当者の方
- 請求書処理における手作業での転記ミスや、作業時間の長さに課題を感じている方
- OCR機能を活用して、PDFで受領する書類のデータ化を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からExcelへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された請求書PDFを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードしたPDFから明細情報などのテキストデータを抽出します。
- 読み取った内容に応じて処理を分ける場合は、分岐機能で条件を設定します。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」で、OCRで抽出したデータを指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 受付に利用するGoogleフォームでは、設問項目や添付ファイルの形式などを自由に設定してください。
- Google Driveからファイルをダウンロードする設定では、請求書PDFが保存されているフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、対象ファイルの抽出項目を自由に設定可能です。
- 分岐機能では、例えば特定の取引先からの請求書のみ処理するなど、任意の条件を設定してワークフローの実行を制御できます。
- Microsoft Excelへの追加設定では、どのファイルのどのシートに、OCRで読み取ったどのデータを記録するかを自由に設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに表PDFが格納されたら、OCRで読み取りMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
請求書や報告書など、PDF形式で受け取った書類に含まれる表データを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCR機能が自動で表の情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルへデータが追加されるため、PDFの表からExcelへデータを転記する定型業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- PDFで受け取る請求書やアンケート結果などを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- 大量のPDFファイルから定期的に表データを抽出し、集計・分析業務を行っている担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納を起点に、PDFの表からExcelへのデータ転記が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
- 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
- 続けて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたPDFから表データを抽出します
- 抽出した表の行データごとに処理を行うため、繰り返し処理機能を設定します
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した各行のデータを指定のExcelファイルに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で指定してください
- OCR機能では、読み取りたいPDFの表データの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です
- Microsoft Excelへのデータ追加アクションでは、OCR機能で取得したどのデータをExcelのどの列に追加するかを柔軟に割り当てることができます
■注意事項
- OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
OneDriveに請求書PDFがアップロードされたら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
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■概要
毎月受け取る大量の請求書、OneDriveに保存した後に一枚ずつ内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、OneDriveに請求書PDFがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で内容を読み取り、Microsoft Excelの管理表に明細情報を追加します。定型的な入力作業から解放され、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Excelで請求書管理を行っている経理やバックオフィス担当者の方
- 請求書のデータ入力における、転記ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
- 毎月の請求書処理業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、データ抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、金額や品目の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、処理対象とするファイル（例：PDFファイルのみ）を絞り込むための条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、請求書からテーブル形式の明細情報を抽出します。
- 最後に、繰り返し機能を利用して、抽出した明細情報をMicrosoft Excelの指定したファイルに1行ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、後続のフローを実行させたいファイルの条件を任意に設定することが可能です。
- OCR機能では、請求書の中から日付や合計金額、テーブル形式の明細といった、抽出したいデータの項目を柔軟に設定できます。
■注意事項
- OneDriveとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
Outlookで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
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■概要
取引先からOutlookに送られてくる請求書のPDFを開き、内容をMicrosoft Excelへ手入力する作業に時間を取られていませんか。この定型的な作業は、件数が増えると大きな負担となり、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書PDFからOCR機能で明細情報を読み取り、Microsoft Excelへ自動で追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る請求書PDFの処理に、手間や時間を費やしている経理担当者の方
- OutlookとMicrosoft Excelを連携させ、手作業によるデータ転記をなくしたい方
- 請求書処理のような定型業務を自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に請求書の転記が完了するため、これまで手作業で行っていた業務の時間を短縮し、業務効率化を促進します。
- 手作業でのデータ転記がなくなるため、金額や品名などの入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定し、請求書メールの条件を指定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした請求書PDFファイルから明細などのテーブル情報を抽出します。
- 繰り返し機能を設定し、抽出したテーブル情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」の設定では、請求書PDFからどの項目（請求日、金額、品名など）を抽出するかを任意で指定できます。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、前段のOCR機能で取得した各データを、Excelシートのどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームに添付されたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知する
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■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームで請求書PDFを受け取ったら、OCRしてMicrosoft Excelに明細（テーブル）情報を追加する
試してみる
■概要
取引先からフォームで送られてくる請求書PDFの内容を、都度ファイルを開いてMicrosoft Excelに手入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりやすい業務です。このワークフローは、フォームに添付された請求書PDFからOCR機能で明細情報を自動で読み取り、Microsoft Excelに転記します。面倒な請求書処理を自動化し、正確かつ迅速なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った請求書PDFの内容をMicrosoft Excelに手入力している方
- 毎月の請求書処理にかかる時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
- 手作業による転記ミスをなくし、正確なデータ管理を実現したいバックオフィス担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで請求書PDFを受け取るとOCRが自動で内容を読み取り、Microsoft Excelに転記するため、手作業の時間を削減できます。
- 手入力による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ入力の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、請求書PDFを添付するファイル項目を作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームから受け取った請求書PDFの明細（テーブル）情報を読み取ります。
- その次に、オペレーションで繰り返し機能を追加し、OCRで読み取った複数行の明細データを1行ずつ処理するように設定します。
- 最後に、繰り返し処理の中にMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、明細データを1行ずつ指定のファイルに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る請求書PDFのレイアウトに合わせて、どの項目を抽出するかを任意に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」では、どのファイルに、どの情報を、どの列へ追加するかを自由に設定できます。OCRで取得したデータを動的な値として設定したり、固定のテキストを追加したりすることも可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
PDFの表データをMicrosoft Excelに自動抽出することで、手作業でのデータ転記を減らすだけでなく、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
これにより、担当者は単純作業から解放され、抽出したデータの分析や活用といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：手書きや複雑なレイアウトの表も読み取れますか？
A：OCR機能では、PDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：OCRの読み取りが失敗した場合、どうなりますか？
A：OCRの読み取りが失敗した場合をはじめ、何かしらのエラーが発生した場合は、フローボット内でエラーとして記録され、メールなどで自動通知されます。
ただし、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動での再実行が必要です。
エラー時の対応方法についてをご覧いただき、解決しない場合はYoomお問い合わせ窓口よりお問い合わせください。
Q：Gmailの添付ファイルなどを起点に自動化できますか？
A：はい、可能です。この記事でご紹介したOneDriveだけでなく、GmailやOutlookといったメールサービスもトリガー（自動化の起点）として設定できます。
メールに添付されたファイルの内容を読み取るフローなど、さまざまなテンプレートが用意されていますので、ぜひ業務効率化にご活用ください。
Gmailで受信したPDFからOCRでメールアドレスを抽出して、Microsoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などのPDFファイル。その都度ファイルを開き、必要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間がかかり、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると、添付されたPDFからOCR機能で文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelの指定したシートに行として追加します。この定型業務を自動化することで、作業負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの内容を、日常的にMicrosoft Excelへ手入力している方
- 請求書や申込書などの処理が多く、転記ミスや確認作業に時間を要している方
- OCR技術を活用した業務の自動化や効率化に関心のあるすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いてコピー＆ペーストする一連の手作業が自動化されるため、データ入力に費やしていた時間を短縮し、業務効率を高めることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、トリガーで取得したPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を追加するファイルとシートを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で指定してください。
- OCR機能は、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Microsoft Excelでは、任意のファイルとシートを指定でき、各項目に対して、前段階で取得したどの情報を変数として割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムが可能です。
■注意事項
- GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信したファイルをOCRし、テキストをMicrosoft Excelの新規シートに追加する
試してみる
■概要
請求書や領収書など、スキャンされた書類をメールで受け取り、その内容を手作業でMicrosoft Excelに入力する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信した添付ファイルに対して自動でOCR処理を実行し、テキスト化されたデータをMicrosoft Excelの新規シートへ追加する作業を自動化します。手動でスキャンされたドキュメントをMicrosoft Excelに変換していた作業を効率化し、入力ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った請求書などのPDFファイルを、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- スキャンされたドキュメントをMicrosoft Excelに変換する定型業務の時間を短縮したいと考えている方
- 紙媒体の書類をデータ化する業務で、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信を起点に、OCR処理からMicrosoft Excelへの入力までが自動化されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションのOCR機能で、Gmailで受信した添付ファイルを対象にOCR処理を実行するよう設定します。
- 続けて、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションで、書き込み対象のファイルを選択します。
- 次に、Microsoft Excelの「シートを追加」アクションで、ファイル内に新しいシートを作成します。
- 最後に、「セルに値を入力」アクションで、OCRによって抽出したテキストデータを指定のセルに入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、書類の中からテキストとして抽出したい項目を任意で指定することが可能です。
- Microsoft Excelのセル入力設定では、OCRで取得した値をどのセルに反映させるかを自由に指定したり、固定のテキストと組み合わせて入力したりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
請求書や申込書が画像ファイルとしてメールで届き、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、添付された画像ファイル内のテキストをOCR機能で自動的に読み取り、Microsoft Excelの指定した行にデータを追加します。手作業によるデータ入力の時間を削減し、画像内のテキストをデータ化する定型業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 画像で受信した請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理や総務の方
- OutlookとMicrosoft Excelを日常的に利用し、データ入力業務を効率化したい方
- 画像内のテキストをデータ化する作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信した画像ファイルを自動でテキスト化し転記するため、手作業での入力時間を短縮できます
- 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをYoom内に保存します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像ファイルを読み取りテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、画像ファイルから読み取るテキストの項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です
- Microsoft Excelへのレコード追加設定では、OCR機能で取得したどの値をどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Outlookの添付ファイルをOCRで読み取り、Microsoft Excelに追加する
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■概要
Outlookに届く請求書や注文書など、添付ファイルの内容を手作業でMicrosoft Excelに転記する業務は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCRで自動的に読み取り、抽出したデータをMicrosoft Excelへ追加する一連のプロセスを自動化します。Outlookの添付ファイルからのデータ抽出と転記作業を効率化し、より重要な業務へ集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを手作業で転記している経理担当者の方
- 添付ファイルからのデータ抽出作業に時間がかかり、業務効率化を検討している方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの添付ファイルを開き、データ抽出からMicrosoft Excelへの追加までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業での転記がなくなることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の件名や差出人など、条件を指定することも可能です
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした添付ファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータを指定のセルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを対象にできます
- OCR機能のオペレーションでは、読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に設定し、添付ファイルのレイアウトに合わせてデータ抽出が可能です
- Microsoft Excelへの追加設定では、対象となるファイルやシートを任意で指定し、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するかを自由にマッピングできます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 ・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
