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「プロジェクトのタスク管理はGoogle スプレッドシートで一覧化しているけど、時間の計測はTogglを使っている」
「Google スプレッドシートのタスクリストを、Togglに一つひとつ手作業でコピー＆ペーストするのが面倒…」
このように、Google スプレッドシートとTogglを併用する中で、二重入力の手間や登録漏れといった課題を感じていませんか？
これらの定型的ながらも重要な作業に時間を取られ、本来集中すべき業務が進まないこともあるかもしれません。
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートに新しいタスクを追加するだけで、自動的にTogglにもタスクが作成される仕組み</span>を構築できれば、こうした日々の煩わしさから解放されるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定が可能です。
ぜひこの機会に導入して、タスク管理業務をもっと効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとTogglを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートとTogglのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業を自動化し、業務効率を改善できるはずです。
例えば、Google スプレッドシートにタスクを追加するだけで、Togglに自動で同じ内容のタスクが作成されるような仕組みを、ノーコードで簡単に構築できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートで管理しているタスクリストに新しい行が追加されると、その情報を基にTogglに新しいタスクを自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">タスクの二重入力の手間を削減し、Togglへの登録漏れを防ぐことができる</span>ため、常に最新のタスクリストを両方のツールで同期させることが可能です。
Google スプレッドシートに追加された行の中から、例えば「ステータス」列が「新規」であるなど、特定の条件を満たすものだけを抽出し、Togglにタスクとして自動作成します。
この分岐処理を含む連携によって、<span class="mark-yellow">必要なタスクだけをTogglに登録できるため、より無駄のないタスク管理が実現します。</span>
それでは、実際にGoogle スプレッドシートとTogglを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとTogglの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Toggl
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、TogglでTaskを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※Google スプレッドシートのマイアプリ連携は上記のナビをご参照ください。
検索ボックスにTogglと入力し、Togglのアイコンをクリックします。
TogglよりAPIトークンを取得し、入力したら追加ボタンをクリックしましょう。
※画面にも記載がありますが、API Tokenの取得についてはこちらの記事もご確認ください。
マイアプリにTogglが追加されたことを確認出来たら、Togglのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるGoogle スプレッドシートのトリガー設定を行います。
画面赤枠の「行が追加されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
また、このタイミングでフォルダ名が記載された以下のようなGoogle スプレッドシートも作成してください。
この時、ステップ5でTogglのタスクIDを記録するための列を作成しておきましょう。
「アプリトリガーのAPI接続設定」では以下を設定していきます。
その他の項目は作成したGoogle スプレッドシートを見ながら、テーブルの範囲などを入力してください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Google スプレッドシートのトリガー設定を完了させてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
次にTogglの設定を行います。
画面赤枠の「Create Task」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではTogglに登録するタスクの詳細内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にTogglにタスクが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Togglを参照し、タスクが作成されていることを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックしましょう。
最後に、Togglでタスクを作成した際に発行されるIDを、Google スプレッドシートに追加したタスクと同じ行に追加します。
この設定によりタスクIDをGoogle スプレッドシートで管理することで、タスクを更新した際にTogglに情報を反映させる自動化フローを作成するときに利用できます。
画面赤枠の「レコードを更新する」をクリックしてください。
「データベースの連携」は以下画面を参考に入力してください。
設定が完了したら次へボタンをクリックしてください。
データベース操作の詳細設定では、Google スプレッドシートを更新する内容を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。(実際にGoogle スプレッドシートの値が更新されます。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。画面下の保存するボタンを押下しGoogle スプレッドシートの更新設定を完了させてください。
Google スプレッドシートを参照いただくと、実際に値が更新されていることが確認できます。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はGoogle スプレッドシートからTogglへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTogglからGoogle スプレッドシートへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Togglで計測した作業時間やタスク情報を自動でGoogle スプレッドシートに集約することで、レポート作成や実績管理の手間を削減できます。
Togglで新しいタスクが作成されると、そのタスク名やプロジェクト情報などを自動的にGoogle スプレッドシートの新しい行に追記します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">作業実績を手動で転記する必要がなくなり、正確なレポートを作成できる</span>ため、工数管理や請求業務の効率化に繋がります。
Togglで作成されたタスクの中から、「特定のプロジェクト」や「特定のクライアント」に関連するものだけを抽出し、Google スプレッドシートに自動で追記します。
この連携は、<span class="mark-yellow">必要なデータだけをシートに集約できるため、レポートの可読性を高め、分析や報告の精度を向上させる</span>のに役立つはずです。
Google スプレッドシートやTogglのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
ミーティングツールと連携することで、会議が作成されたら、その情報をGoogle スプレッドシートに自動登録できます。
テンプレートを設定するだけで、会議情報を転記する手間を省略できるため、業務を効率化したいときに利用してみてください。
データベースや他のタスク管理ツールと連携することで、Togglにプロジェクトやタスクを自動作成できます。
簡単な設定だけで、Togglへの情報の転記漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Google スプレッドシートとTogglの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は二重入力のストレスから解放され、常に正確な情報に基づいたタスク管理と時間計測を行えるため、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシートのタスクを更新した場合、Toggl側にも反映されますか？
A：はい。
Google スプレッドシートのトリガーアクションで「行が更新されたら」を選択し、Togglのアクションを「Update Task」にしたフローボットを作成いただくことで更新時にも連携を行うことが可能です。
Q：プロジェクトを動的に振り分けることは可能ですか？
A：はい。
分岐や進行先を切り替えるオペレーションを使用することで対応が可能です。
例えば以下のようにGoogle スプレッドシートの連携済みのセルに〇が設定されていないときにのみ連携を行うフローも作成ができます。
※なお、「分岐する」「進行先を切り替える」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。
また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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