【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータを管理し、Gmailで自動通知する方法

「Google スプレッドシートで管理しているタスクの期限を、毎日手作業で確認して関係者にメールで連絡している…」
「更新があるたびにシートを開いて通知メールを作成するのが手間で、本来の業務に集中できない…」
このように、Google スプレッドシートの情報を基にした手動での通知業務に、時間と手間を取られていませんか？

もし、Google スプレッドシートに記載された情報を基に、特定の条件に合致した場合にのみGmailで自動的に通知が送信される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、見落としによるトラブルを防ぎながら、より生産性の高いコア業務に専念する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の通知管理業務を効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する

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Google スプレッドシートとGmailを連携して通知を管理するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに記載されたポリシーの期限を管理し、Gmailで担当者に自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールトリガー設定と各種アクションの設定
• フローをONにして動作確認

Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する

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ステップ1：Google スプレッドシートとGmailのマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。

• Google スプレッドシートの連携方法

•  Gmailの連携方法

次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！ 

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトから確認できます。

ステップ3：スケジュールトリガーの設定

最初の設定です！
ここから「Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する」フローの設定をしていきます。
まずは赤枠部分をクリックしましょう。
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。

ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。運用に合わせて自由に設定してくださいね。
設定後、「完了」をクリックしましょう！

ステップ4：Google スプレッドシートのアクション設定

ここでは、Google スプレッドシートで管理している複数の契約や保険の満期日の一覧を取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！

「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のテストシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」です。

次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は、当月の満期対象データを取得したいので「期限日」が「2025/11」（今月）を含むレコードを取得するように設定します。
「日付」を設定する際は、下図のように入力欄をクリックし、選択してください。
また、Google スプレッドシート上で入力している日付の形式と同様の形式のものを選択してください。

設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！

ステップ5：コマンドオペレーションの設定

続いて、繰り返し処理の設定を行います。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。

以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。

• 「同じ処理を繰り返す」の設定方法

  

続いて、繰り返し対象を指定する画面で「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ポリシー名」・「担当者」・「メールアドレス」・「期限日」を設定しましょう！
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。

ステップ6：Gmailのアクション設定

いよいよ最後の設定です！
ここでは、先ほど取得したポリシーの見直し・更新依頼をGmailに通知する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。

• To：通知先となるメールアドレスを入力。
  下図のように、コマンドオペレーション設定で取得した値を引用して設定してください。取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
• CC/BCC：通知された情報を共有したいメールアドレスを設定。
• 差出人の名前：差出人の名前を設定。

• 件名：通知するメールの件名を設定。
• 本文：任意の文章を設定。
  ※コマンドオペレーション設定で取得した値を引用して設定してください。

  

入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
以下の画面が表示されたら、「メールの送信内容」を確認し「テスト」をクリックします。

「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！

最後にGmailの画面に移り、通知されたか確認をします。
通知されましたね。
なお、実際にフローを起動させると、ステップ4で取得した全てのメールアドレスに通知されます。

以上で【Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する】フローボットの完成です！ここまでお疲れ様でした！

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google スプレッドシートを使ったその他の自動化例

Google スプレッドシートを軸に、予約情報や支払いデータ、問い合わせ内容などを自動で集約し、必要に応じてAIによる要約や画像生成までをシームレスに連携することで、日々の業務を効率化できます。

外部サービスで発生したイベントを自動的にスプレッドシートへ反映し、それを起点にSlack通知やSalesforce登録などの後続処理まで一括で行うことで、手作業を減らすことができます。

Google スプレッドシートの行が追加されたら、請求書を発行してSlackに送信する

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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が追加されたら、請求書を発行してSlackに送信することが可能です。この自動化により、入力ミスや通知漏れといったありがちなミスも防ぎやすくなります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで請求情報の管理をしている方
・請求書の発行から社内共有までの流れを効率化したい経理担当の方
・Slackをチームの連絡手段として活用しているバックオフィスの方
・業務フローを少しずつ自動化していきたいと考えている中小企業の経営者の方
・請求漏れや通知忘れが発生しがちで困っている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogle スプレッドシートに更新する

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Google スプレッドシートに追加された内容からOpenAIで画像を生成し、取得したURLをGoogleスプレッドシートに更新するフローです。

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、Harvestのクライアント情報を更新するフローです。

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、Misocaに取引先を登録する

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Google スプレッドシートに行が追加されたら、Misocaに取引先を登録するフローです。

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Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する

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■概要
「Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する」業務ワークフローは、Google スプレッドシートに新しいデータが追加された際に、自動的にDeepSeekを用いてその内容を要約します。これにより、データの整理や分析が効率化され、日々の業務がスムーズに進行します。YoomのAPI連携やAI技術を活用し、手動での要約作業を不要にすることで、時間と労力を大幅に削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとDeepSeekを活用してデータ管理を効率化したい方
・大量のデータを手動で要約する作業に時間を取られているビジネスパーソン
・AIを活用して業務ワークフローの自動化を進めたいと考える企業の担当者
・データの要約作業におけるエラーを減らしたい方
・Yoomを既に導入しており、さらにその機能を最大限に活用したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、DeepSeekのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する

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TimeRexで予定が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する

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Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する

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Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。

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フォームで問い合わせを受信したらAnthropic（Claude）で回答を作成して、Google スプレッドシートにレコード追加する

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指定したスケジュールになったら、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得してSendGridで新規コンタクトを一括追加する

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■概要
Google スプレッドシートで管理しているコンタクトリストを、定期的にSendGridへ手動で追加していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、SendGridのコンタクト追加におけるautomation（自動化）を実現し、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートの情報を自動で同期できるため、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのリストをSendGridへ手動で反映させているマーケティング担当者の方
・SendGridを用いたメール配信業務のautomation（自動化）で、作業効率を高めたいと考えている方
・定期的なコンタクトリストの更新作業で発生する、入力ミスや対応漏れを防ぎたいチームリーダーの方

■注意事項
・SendGrid、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailを使ったその他の自動化例

Gmailを軸に、Google ドキュメントやフォーム、タスク管理、EC、各種申請ツールなどで発生する更新情報を自動で取得し、メール通知やファイル管理まで一連の流れで効率化できます。

受信メールの内容分析・添付ファイルの処理・外部サービスのイベント連携などを自動化することで、確認作業の手間を減らし、情報の見落としを防ぎながらスムーズな業務運用を実現します。

Asanaにタスクが追加されたらGmailで送信する

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Asanaにタスクが追加されたら、自動的にGmailに送信するフローです。

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する

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■概要
「Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Google Chatに通知する」ワークフローは、メール対応の効率化に役立ちます。
特定のキーワードに一致するメールを迅速に通知できるため、迅速に対応できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで重要なメールを見落としたくない方
・メールの内容に迅速に対応したいと考えている方
・複数のメールアカウントを管理しており、大事なメールをスピーディに把握したい方
・業務連絡を円滑に行うためにGoogle Chatを利用しているチーム
・効率的に業務を進めるために、自動化フローを積極的に活用したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

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Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する

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■概要
特定のラベルが付いたGmailのメールを受信すると、Google Meetで自動的に会議スペースを作成するワークフローです。
これにより、重要なメールに迅速に対応し、会議設定の手間を省くことで業務効率を向上させます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・GmailとGoogle Meetを連携して業務を自動化したい方
・メール受信時に即座に会議を設定する必要があるビジネスパーソン
・ラベル管理を活用して効率的に会議を運営したいチームリーダー
・RPAや自動化ワークフローを導入して作業の手間を減らしたいIT担当者
・メール内容に基づいて迅速に会議スペースを作成し、対応速度を上げたい経営者

■注意事項
・GmailとGoogle MeetのそれぞれとYoomを連携してください。

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Gmailで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する

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■概要
「Gmailで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する」ワークフローは、メールで受け取ったファイルの自動処理を実現する業務ワークフローです。
例えば、請求書や申請書などの書類をGmailで受信した際、OCR機能を使ってデータを抽出し、Google Apps Scriptを用いて必要な処理を自動的に実行します。
これにより、手動でのデータ入力や処理の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。
日常業務における繰り返し作業を自動化し、よりクリエイティブな業務に集中できる環境を整えましょう。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して大量のファイルを受信しており、その処理に時間がかかっている方
・手動でのデータ入力やファイル整理に煩わしさを感じている事務担当者
・OCR技術とGoogle Apps Scriptを活用して業務の自動化を図りたいIT担当者
・日常業務の効率化を目指し、繰り返し作業の削減を考えている中小企業の経営者
・書類管理のデジタル化を進め、ペーパーレス化を推進している方‍

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps Script のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoho Formsで回答が送信されたら、Gmailで通知する

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■概要
「Zoho Formsで回答が送信されたら、Gmailに通知する」ワークフローは、Zoho Formsで集めた回答をGmailに自動的に通知する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、Zoho Formsに新しい回答が送信されるたびにGmailで通知を受け取ることができ、迅速な対応が可能になります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho FormsとGmailを連携させて、回答通知を自動化したい方
・フォームの回答をリアルタイムで確認し、迅速な対応を求めるビジネスユーザー
・手動での回答チェックに時間を取られ、業務効率化を図りたい方
・複数のZoho Formsを運用しており、一元管理で回答を把握したい方

■注意事項
・Zoho Forms、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoho FormsのWebhook設定については以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708

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Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveにアップロードする

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■概要
Gmailで受信した請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存していませんか？
この定型的な作業は時間を要するだけでなく、保存忘れや保存先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、GmailとGoogle Driveを連携させ、特定のメールを受信した際に添付ファイルを自動でアップロードできます。
手作業によるファイル管理の手間を省き、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルの管理に、手間や時間を取られている方
・Google Driveをファイルストレージとして利用しており、手動でのアップロードを自動化したいと考えている方
・ファイル保存のし忘れや共有漏れといったミスを防ぎ、業務の信頼性を向上させたい方

■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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kickflowで申請が承認されたらGmailで通知する

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kickflowで申請が承認されたらGmailで通知するフローです。

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Chat Plusのチケットのステータスが更新されたら、Gmailでメールを送信する

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定期的に特定の公開Googleドキュメントの情報を取得してGmailで通知する

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毎日、BASEで注文情報の一覧を取得し、Gmailでメールを送信する

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■概要
ネットショップの運営において、BASEで発生した日々の注文情報を確認し、関係者へ共有する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。
手作業での対応は、他の業務を圧迫するだけでなく、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてBASEの注文情報をAPI経由で自動的に取得し、Gmailで指定した宛先に送信できるため、こうした日々の報告業務を効率化し、正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・BASEで受注した注文情報の共有を手作業で行っており、業務を効率化したいEC担当者の方
・エンジニアでなくともBASEを活用したノーコードでの自動化を実現したいと考えている方
・注文情報の共有漏れや転記ミスを防ぎ、正確な情報共有の仕組みを構築したいチームリーダーの方

■注意事項
・BASE、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google スプレッドシートとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた期限の確認や通知メールの作成といった定型業務をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。

これにより、担当者は確認漏れや連絡漏れの心配から解放され、本来時間を割くべきコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：一度通知した項目を、再度通知しない方法はありますか？

A：

はい、可能です。
まず、使用しているGoogle スプレッドシートに「ステータス」列を追加します。
次に、Yoomのフローボットで、フローの最後に「Google スプレッドシートの行を更新」オペレーションを追加し、「ステータス」が「送信済み」に更新されるよう設定します。
続いて、フロー内の「Google スプレッドシートの複数のレコードを取得」オペレーションで「取得したいレコードの条件」を変更します。
下図のように設定することで、一度通知した項目が再度通知されないように制御できます。