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「Google スプレッドシートで管理しているタスクの期限を、毎日手作業で確認して関係者にメールで連絡している…」
「更新があるたびにシートを開いて通知メールを作成するのが手間で、本来の業務に集中できない…」
このように、Google スプレッドシートの情報を基にした手動での通知業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、Google スプレッドシートに記載された情報を基に、特定の条件に合致した場合にのみGmailで自動的に通知が送信される仕組みがあれば、これらの定型業務から解放され、見落としによるトラブルを防ぎながら、より生産性の高いコア業務に専念する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の通知管理業務を効率化させましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータを管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに記載されたポリシーの期限を管理し、Gmailで担当者に自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトから確認できます。
最初の設定です！
ここから「Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する」フローの設定をしていきます。
まずは赤枠部分をクリックしましょう。
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。運用に合わせて自由に設定してくださいね。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
ここでは、Google スプレッドシートで管理している複数の契約や保険の満期日の一覧を取得する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のテストシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:D」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は、当月の満期対象データを取得したいので「期限日」が「2025/11」（今月）を含むレコードを取得するように設定します。
「日付」を設定する際は、下図のように入力欄をクリックし、選択してください。
また、Google スプレッドシート上で入力している日付の形式と同様の形式のものを選択してください。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
続いて、繰り返し処理の設定を行います。
ここでは、同じ処理を繰り返すオペレーション（ループ処理）を用いることで、複数取得した値を繰り返し後続のオペレーションに進めることが出来ます。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
続いて、繰り返し対象を指定する画面で「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得する（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「ポリシー名」・「担当者」・「メールアドレス」・「期限日」を設定しましょう！
以下のように設定ができたら「完了」をクリックして、次のステップに進んでください。
