kintoneとZendeskを連携して、kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加する方法

ステップ1：kintoneとZendeskをマイアプリ連携

kintoneとZendeskをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてZendeskをマイアプリ登録します。
kintoneの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Zendesk」と入力し、検索結果からZendeskを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにkintoneとZendeskが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるkintoneのトリガー設定と、その後のZendeskのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「レコードが編集されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「既存チケットへコメントを追加」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「サブドメイン」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「詳細」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

「チケットID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、kintoneとZendeskの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のkintoneとZendeskを使った自動化例

その他にもYoomにはkintoneとZendeskを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納する
Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納するフローです。Gmailで受け取ったアンケート結果をkintoneに格納するフローを利用することで、手動でアンケート結果を確認し、入力する手間が省けるでしょう。これにより、業務全体の効率化につながります。自動化されたプロセスにより、データの抜け漏れが防止され、正確性の向上が期待できます。

2.Gmailで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成する
Gmailで特定のメールを受信したらZendeskにチケットを作成するフローです。このフローにより、Gmailで特定のラベルのメールを受信した際、Zendeskのチケットが自動作成されます。条件に基づいて自動処理が行われるため、頻繁にメールをチェックせずともZendesk上で営業活動や問い合わせ対応がスムーズに進められるでしょう。

3.Zendeskで新しくチケットが作られたらGoogle Chatに通知する
Zendeskで新しくチケットが作られたらGoogle Chatに通知するフローです。このフローを活用すれば、新しくチケットが作成されると同時にGoogle Chatに通知されるため、スピーディーにチケットを確認して対応を行うことができ業務の効率化と顧客満足度の向上に繋がります。

kintoneとZendeskの連携メリットと具体例

メリット1：作業の効率化

kintoneとZendeskを連携させることで、手動での情報転記作業が不要になります。例えば、カスタマーサポート担当者がkintoneで顧客情報や進捗を更新すると、その情報が自動的にZendeskのチケットに反映されます。これにより、複数のシステムをチェックする手間が省け、スピーディーな対応が可能になります。自動化されたプロセスは人為的なミスを減らし、業務全体の効率化につながります。

メリット2：部門間の連携強化

kintoneを利用する営業やマーケティング部門と、Zendeskを利用するサポート部門の間で情報共有がスムーズになります。例えば、営業がkintoneに入力した顧客の新たな要望が、自動的にZendeskのサポートチームに共有されます。これにより、各部門が連携して顧客対応に取り組むことができ、組織全体のサービス品質向上が期待できます。

メリット3：データの一貫性の保持

kintoneで更新されたデータがZendeskにも自動で反映されるため、情報の不整合を防ぐことができます。例えば、顧客の連絡先や対応履歴が両システムで統一されていることで、担当者はどちらを参照しても最新の情報を得られます。データの一貫性が保たれることで、誤った情報に基づく対応を避け、信頼性の高いサービスを提供できるでしょう。

まとめ

今回は、kintoneとZendeskを連携させ、kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加する方法をご紹介しました。
kintoneとZendeskの連携により、業務効率の向上や部門間の情報共有強化、データの一貫性保持など多くのメリットを享受できるでしょう。本記事で紹介した手順に沿って設定を行えば、ノーコードで簡単に自動化を実現できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この機会に連携を活用し、顧客対応の質と業務効率を向上させてみてください。