ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelを連携！自動タスク追加の方法

コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されています。そちらをご確認ください。

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

(1)Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側に表示される「+新規接続」をクリックしてください。

(2)アプリの一覧からジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録をお願いします。
(3)アプリの一覧からMicrosoft Excelを選択し、サインインし、連携するアカウント情報を入力すれば、マイアプリ連携が完了です。
(4)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリックし、コピーしたテンプレートの…から「編集する」を選択してください。

ステップ2：ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら起動するトリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。

(2)タイトルを設定し、トリガーアクションに「申請が承認されたら」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。

(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面で、トリガーの起動間隔を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：Microsoft Excelにタスクを追加するアクションを設定

(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。

(2)タイトルを設定し、実行アクションに「レコードを追加する」が選択されていることを確認してください。

(3)データベースの連携の項目を設定していきます。ファイルの保存場所をプルダウンメニューの中から選択してください。

(4)ドライブIDは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から該当するものを選択してください。

(5)ファイル名、アイテムID、シート名、テーブル範囲の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

(6)データベース操作の詳細設定画面で、追加するレコードの値の各項目を設定します。
※データベースの連携で指定したシートの情報によって項目名は変わります。
「申請が承認されたら」の情報をMicrosoft Excelと紐付けるように設定してください。

(7)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがなければ「保存する」をクリックしてください。
(8)最後に「トリガーをON」をクリックします。

お疲れ様でした！
紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することでコピーして利用することができます。

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携を活用したその他の自動化例を3つ紹介します。

1. 上記で紹介したMicrosoft Excelにタスクを自動追加するフローを組み合わせることで、経費精算に関する申請情報をGoogle スプレッドシートで一括管理しながら、個別のタスクはMicrosoft Excelで追跡する場合に役立ちそうですね。データの把握とタスク管理を行うことで、見落としを防ぎ、管理がさらに簡単になるでしょう。

2. 特定の申請が承認されたときに、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローです。プロジェクトや申請内容ごとにタスクを分ける場合、承認された申請のみをGoogle スプレッドシートに記録し、関連するタスクをMicrosoft Excelで管理することで、申請内容に応じた管理が可能です。特に承認が必要な経費に関する申請が多い場合、「このフローは特に便利でしょう。

3. 受信したメールから特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローと、上記で紹介したフローを組み合わせることで、申請に関連するメールの情報を元に自動的にMicrosoft Excelでタスク化し、関連データを管理する場面で役立つでしょう。申請やメールに基づく重要なアクションを漏らすことなく管理でき、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携により、申請が行われた際に自動でタスクがMicrosoft Excelに追加されるフローを紹介しました。
この自動化により、タスクの一元管理が容易になり、時間の無駄を削減しつつ、作業の精度を高めることができるでしょう。
ノーコードで連携できるYoomを活用することで、プログラムの知識がなくてもこの自動化を簡単に取り入れられます。
経費精算やタスク管理を効率化したい方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。