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経費精算やタスク管理において多くの方が抱える課題の一つが「情報の一元管理」です。
さまざまなシステムやツールで分散された情報を集め、正確に管理するのは、特に忙しい日々の中で非常に困難です。
複数のプロジェクトや経費精算タスクを効率よく管理し、見落としなく処理するためには、各種ツールを連携させることが鍵となります。
この記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加するフローを導入するメリットと設定方法を詳しく紹介します。
タスクや申請内容がさまざまなツールに分散していると、どの業務がどの段階にあるのか把握するのが難しくなります。
この自動化により、申請された経費精算タスクがMicrosoft Excelに追加され、すべてのタスクを一つのシートで管理できるようになります。
担当者や管理者は、申請内容の進行状況を把握し、次に必要なアクションをすぐに判断できます。
特に、大規模なチームや多くの経費処理が必要な部門では、タスクの一元管理が非常に重要です。
Microsoft Excelで情報を統合することで、進捗やステータスの可視化が容易になり、作業全体のスムーズな進行をサポートできるでしょう。
頻繁に申請が発生する環境では、逐一申請内容を確認し、個別にタスクを記入していくのは時間がかかる上、ミスの原因にもなりかねません。
このフローを導入することで、担当者が入力の手間を省き、確認作業に専念することができます。
特に、複数のプロジェクトやチームで経費を処理している場合、この自動化は全体の作業負荷を軽減し、他の重要な業務にリソースを集中できるようになるでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携にYoomを使えば、プログラミングの知識は不要です。
ノーコードでアプリ同士を簡単に連携できるため、誰でもすぐに自動化を始められます。
また、Yoomでは、連携したい業務に応じてフローボットを作成できる柔軟なカスタマイズ機能が備わっています。
「最初から自分で作成するのは面倒」「どこから始めればいいか分からない」と感じる方も心配いりません。
Yoomでは豊富なテンプレートが用意されており、使用しているアプリ名を検索するだけで、さまざまなフローボットを見つけることができます。
気に入ったフローボットがあれば、すぐにダウンロードして利用可能です。
これにより、初めての方でもスムーズにジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携を開始できるのが大きな魅力です。
この機会に、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してみましょう。
[Yoomとは]
ここからは「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する」フローの設定についてご紹介します。
Yoomにログインが完了したら、下記のバナーの「詳細を見る」から、「このテンプレートを試してみる」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートはプロジェクト一覧の「マイプロジェクト」に格納されています。そちらをご確認ください。
(1)Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側に表示される「+新規接続」をクリックしてください。
(2)アプリの一覧からジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録をお願いします。
(3)アプリの一覧からMicrosoft Excelを選択し、サインインし、連携するアカウント情報を入力すれば、マイアプリ連携が完了です。
(4)プロジェクト一覧から「マイプロジェクト」をクリックし、コピーしたテンプレートの…から「編集する」を選択してください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、トリガーアクションに「申請が承認されたら」が選択されていることを確認したら「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面で、トリガーの起動間隔を設定します。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがなければ「保存する」をクリックしてください。
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリックします。
(2)タイトルを設定し、実行アクションに「レコードを追加する」が選択されていることを確認してください。
(3)データベースの連携の項目を設定していきます。ファイルの保存場所をプルダウンメニューの中から選択してください。
(4)ドライブIDは、入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から該当するものを選択してください。
(5)ファイル名、アイテムID、シート名、テーブル範囲の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
(6)データベース操作の詳細設定画面で、追加するレコードの値の各項目を設定します。
※データベースの連携で指定したシートの情報によって項目名は変わります。
「申請が承認されたら」の情報をMicrosoft Excelと紐付けるように設定してください。
(7)設定が完了したら「テスト」をクリックし、エラーがなければ「保存する」をクリックしてください。
(8)最後に「トリガーをON」をクリックします。
お疲れ様でした！
紹介したフローボットのテンプレートは、Yoomに登録することでコピーして利用することができます。
今回使用したフローボットテンプレート
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらMicrosoft Excelにタスクを追加する
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携を活用したその他の自動化例を3つ紹介します。
1. 上記で紹介したMicrosoft Excelにタスクを自動追加するフローを組み合わせることで、経費精算に関する申請情報をGoogle スプレッドシートで一括管理しながら、個別のタスクはMicrosoft Excelで追跡する場合に役立ちそうですね。データの把握とタスク管理を行うことで、見落としを防ぎ、管理がさらに簡単になるでしょう。
2. 特定の申請が承認されたときに、その情報をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローです。プロジェクトや申請内容ごとにタスクを分ける場合、承認された申請のみをGoogle スプレッドシートに記録し、関連するタスクをMicrosoft Excelで管理することで、申請内容に応じた管理が可能です。特に承認が必要な経費に関する申請が多い場合、「このフローは特に便利でしょう。
3. 受信したメールから特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローと、上記で紹介したフローを組み合わせることで、申請に関連するメールの情報を元に自動的にMicrosoft Excelでタスク化し、関連データを管理する場面で役立つでしょう。申請やメールに基づく重要なアクションを漏らすことなく管理でき、業務効率の向上が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft Excelの連携により、申請が行われた際に自動でタスクがMicrosoft Excelに追加されるフローを紹介しました。
この自動化により、タスクの一元管理が容易になり、時間の無駄を削減しつつ、作業の精度を高めることができるでしょう。
ノーコードで連携できるYoomを活用することで、プログラムの知識がなくてもこの自動化を簡単に取り入れられます。
経費精算やタスク管理を効率化したい方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
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