【プログラミング不要】SalesforceとBacklogのデータを自動的に連携する方法

Salesforceの商談のステージが変更されたら、Backlogの該当タスクのステータスを更新する

商談管理にSalesforceを活用し、商談進捗に基づいてBacklogのタスクステータスをスピーディーに更新したい方におすすめのフローです。

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Salesforceで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する

CRMツールとしてSalesforceを利用していて、案件管理とタスク管理を同時に行いたい方におすすめのフローです。

SalesforceとBacklogの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にSalesforceとBacklogを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとBacklogの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はSalesforceの商談のステージが変更されたら、Backlogの該当タスクのステータスを更新するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SalesforceとBacklogをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるSalesforceのトリガー設定とその後に続くBacklogのアクション設定
• トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

ステップ1:SalesforceとBacklogをマイアプリ登録

SalesforceとBacklogをYoomに接続するマイアプリ登録を最初に行います。
マイアプリ登録を事前に済ませておくと、自動化設定が進めやすくなります。

それでは設定を行いましょう！
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

Salesforceの連携方法

アプリ一覧が表示されるので、そこからSalesforceを探すか、検索機能を活用しましょう。
以下の画面が表示されるので、Salesforceにログインしてください。

Backlogの連携方法

先ほどと同様に、一覧からBacklogを探すか、検索機能を活用してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠内の設定を行いましょう。

自身のマイアプリ欄に、SalesforceとBacklogが表示されていれば登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

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自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、確認したい場合はそこから確認してください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」を確認してください。
使いやすいようにタイトルを変更することも可能です。
最初に、Salesforceの商談オブジェクトにレコードが更新されたらフローボットを起動する設定を行うため、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるSalesforceのトリガーを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

※Salesforceは一部有料プランのみご利用いただけるアプリとなっております。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください。

以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
• 「マイドメインURL」→説明に従って設定

設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると「テスト成功」と表示されるので、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Salesforceの商談ステージの更新有無により分岐する設定

続いて、Salesforceの商談ステージが受注に更新されたかどうかで分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
問題なければ、「保存する」をクリックしましょう。

※分岐は一部有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができますので、ぜひお試しください。

ステップ5：テキストからデータを抽出する設定

続いて、Salesforceからデータを抽出する設定を行うため、「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
問題なければ、「次へ」をクリックしましょう。

以下の注意事項を確認してください。

スクロールし、「対象のテキスト」を設定します。
Salesforceの説明からデータを抽出するため、Salesforceのアウトプットから「説明」を選択します。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。

次に、「抽出したい項目」を設定しましょう。
※課題の状態を更新するためには課題IDが必要になりますが、商談名などで検索をかけてIDを取得することができないため、Salesforce側の説明欄に課題IDが記載されているという前提で設定を行います。
今回は以下のように設定しました。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：Backlogで課題の状態を更新する設定

続いて、Backlogで課題の状態を更新する設定を行うため、「課題の状態を更新」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
問題なければ、「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、「ドメイン」を説明に従って設定しましょう。

次に、「課題ID」を設定してください。
「テキストからデータを抽出する」のアウトプットから先ほど抽出した「課題ID」を選択しましょう。

最後に、「状態」を設定します。
Backlogの課題ステータスを完了に更新するので、「完了」を選択してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存する」をクリックしましょう。

ステップ7:トリガーボタンをONにして、フローボットを起動

こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了します。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！

こちらがSalesforceの商談のステージが変更されたら、Backlogの該当タスクのステータスを「完了」に更新するフローでした。

BacklogのデータをSalesforceに連携したい場合

先ほどはSalesforceからBacklogへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBacklogからSalesforceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。

Backlogで課題が登録されたらSalesforceにリードオブジェクトのレコードを自動作成する

Backlogにタスクが追加されると、そのデータがSalesforceにも転記されるため、効率的にプロジェクトを進行したい方におすすめのフローです。

Backlogの課題が新規作成されたらSalesforceの商談オブジェクトにTodoを登録する

‍こちらは商談オブジェクトのTodoに登録されるフローです。異なるツールを往来しなくてもスマートにSalesforceへデータを作成可能です。

SalesforceやBacklogのAPIを使ったその他の自動化例

SalesforceやBacklogのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Salesforceを使った自動化例

データベースツールやメッセージツール、AIと連携を行うことで、Salesforceへのデータ追加やチャットへの通知の効率化が期待できます。

Backlogを使った自動化例

Backlogの課題を他のデータベースツールで詳細管理しているのであれば、以下のような自動化はいかがでしょうか。
また、メッセージツールやカレンダーツールとの連携で、Backlogの課題管理をより便利にできそうですね。

終わりに

‍SalesforceとBacklogの連携は、顧客管理に関わる大切なタスクをスマートに管理しやすくなる心強いサポートなるはずです。
タスクとして可視化されることで業務を把握しやすくなることに加え、タスクの作成や更新が自動化されるため、効率よく仕事をこなしていける可能性が高まるでしょう。結果として、営業活動などがスムーズに進められるかもしれません。
また、本来はエンジニアの知識を必要とするアプリ連携ですが、<span class="mark-yellow">Yoomはプログラミング不要で自動化の導入が可能です！</span>
アプリ連携初心者の方でも導入しやすいため、気軽にお試しいただけるはずです。

この機会にぜひ、こちらから無料アカウントを発行してすぐやってみましょう！