SansanとNotionを連携して、Sansanで名刺情報を更新するとNotionも自動更新する方法

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

SansanとNotionの連携フローの作り方

ステップ1：SansanとNotionをマイアプリ連携

テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。

SansanとYoomの連携

1.検索する
‍Sansanのアイコンをクリックします。

2必須項目を入力する

補足に従い、Sansanの管理画面からAPIキーを取得しましょう。‍

3.追加する
‍必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックします。

上記の表示がされれば連携完了です。

NotionとYoomの連携

1.Notionの準備
‍NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。

今回は画像のように作成しました。
「最終更新日時」を設け、データがいつ頃更新されたのかわかりやすくしています。

2.検索する
‍Notionの用意ができたら、Yoomの画面に戻りましょう。Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。

3.アクセスリクエスト

画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。

4.ページを選択する

Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。‍

5.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

‍

ステップ2：Sansanから情報を取得する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Sansanで名刺情報が更新されたらNotionに追加する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択
‍Sansanのアイコンの「名刺情報が更新されたら」を選択してください。
次へを押します。‍

4.トリガー起動間隔の設定

プルダウンから起動間隔を設定しましょう。トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.名刺情報を更新する
‍別タブでSananを開き、テスト用の名刺を更新してください。

6.テストの実行
‍Yoomに戻り、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう

ステップ3：Notionを更新する設定

1.データベースを操作する
‍Notionのアイコンの「レコードを追加する」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。

2.データベースの連携

使用するデータベースのIDを設定します。

ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。
選択ができたら、次へを押します。‍

3.追加するレコードの値の設定

画像のような画面に移行します。
これらのボックスは用意したNotionに依存しているため、画像とは異なる場合がありますが、設定方法は同様となります。

ボックスの中をクリックし、データの挿入を行います。
赤枠をクリックしましょう。

ボックスの項目名と等しいデータを選択しましょう。
画像では、ボックス名が「姓」となっているため、選択するデータは同じく「姓」となります。‍

4.テストの実行

必要な項目を埋めたら、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら設定完了です。保存を押してください。‍

5.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でSansanとNotionを使用したフローボットの作成は完了です。

‍

今回使用したフローボットテンプレート
Sansanで名刺情報が更新されたらNotionに追加する

Sansan・Notionを使ったその他の自動化例

他にも、SansanやNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Sansanに登録された名刺情報をNotionに登録する
‍今回のフローボットと併用することで、SansanとNotion両方でのデータ管理が自動化されます。

2.Sansanに登録された名刺情報をGoogleスプレッドシートに登録する
‍更新だけではなく追加にも対応しています。今回のフローボットとの併用がおすすめです。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたらSansanで名刺データを登録する
‍Google スプレッドシートからSansanへの登録も可能です。

まとめ

データ更新が的確に行われると、管理が簡易化され、業務負担の軽減につながるでしょう。これにより、業務の効率アップも期待できます。
さらに、自動化を導入すれば名刺データを手入力する回数が減り、入力作業が削減できます。他の作業に集中できる時間も増えるため、メリットを実感できるでしょう。
ぜひこの機会お試しください。