・
「共有された画像ファイルの中身を、手作業で転記している…」
「請求書や領収書の画像データからテキストを抜き出すのが大変…」
このような業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">画像ファイルから自動でテキストを抽出し、他アプリに記録できる仕組み</span>があれば、このような悩みや手作業から解放されますよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
画像からテキストを手動転記している方や、効率よくテキストデータを活用したい方は、ぜひこの機会に自動化を導入してみましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">画像ファイルからテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのさまざまなツールを起点として、画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、他のアプリケーションに連携する自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
具体的な自動化例を複数紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointに画像ファイルが追加されたことをトリガーにして、画像内のテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシート記録する</span>ことが可能です。
ファイルがアップロードされると同時にデータが整理されるため、情報管理とデータ入力のプロセスをシームレスに連携できます。
<span class="mark-yellow">Discordで画像ファイルを受信したことをトリガーにして、画像内のテキストを自動で読み取り、Notionに情報を蓄積する連携</span>です。
チャット上でのスピーディな情報共有を妨げることなく、重要なテキスト情報をストックし、後の業務に活用できる体制を整えられます。
<span class="mark-yellow">Gmailで特定の条件に合致するメールを受信したことをトリガーにして、添付された画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Microsoft Excelに転記</span>します。
メールで送られてくる請求書や注文書などの処理を自動化し、経理業務や受発注業務の効率を高めます。
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointに格納された画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにします。
まずは基本的な操作を説明しているナビをご覧ください！その後、マイアプリのページに進んで登録しましょう！
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力しましょう。
接続ができたら、以上でMicrosoft SharePointのマイアプリ連携が完了します。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項もあわせてご覧ください。
ナビを用意しています。同じ手順で進めてみてくださいね！
次に使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
今回は下記のテンプレートを使用しましょう。
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、以下のように「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
はじめに「トリガーの起動間隔」を確認しましょう。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続けて、「サイトID」「フォルダID」を設定します。連携しているアカウントに基づいた候補から選択してください。候補はボックスをクリックすることで選択可能になります。
ここまで設定ができたら連携テストを行います。テストを実行するにあたり、フローを起動させるトリガーとなるファイルが必要です。
そのため、テスト用にMicrosoft SharePointでファイルをアップロードしてみてください。今回は以下のようなファイルをアップロードしました。
この記事では、サンプルとして以下の画像ファイル（領収書）をMicrosoft SharePointにアップロードしています。
ファイルのアップロードが完了したらYoomの画面に戻りテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。この「取得した値」は、後のフローで使用します。
アップロードしたファイルデータが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「分岐する」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
あらかじめデフォルトで値が入力されています。
なお、今回は作成日時と最終更新日時が等しい＝ファイルが作成された場合にのみフローを進めるという条件で分岐をさせます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択し、「アイテムID」は取得した値から選択します。
設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のようにテスト成功画面が表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
次に、詳細を設定に移ります。
抽出したい項目では、Microsoft SharePointにアップロードしたファイルからどのようなテキストを抽出したいのか設定をしましょう。
今回は以下のように設定しました。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
設定が完了したら先ほどと同様にテストボタンをクリックしましょう。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
OCRで読み取ったテキストを、Google スプレッドシートに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。まずは、以下の項目を確認してください。
【要確認】テスト用のGoogle スプレッドシートについて
このオペレーションでは、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートが必要です。該当のスプレッドシートを事前にご準備ください。
該当のスプレッドシートが手元にない場合は、テストを進める前に作成しておきましょう。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」を、それぞれ候補から選択し、次へ進みます。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Google スプレッドシートに追加する内容を取得した値から選択します。なお、ここで表示されている各ボックスの項目名は、用意したGoogle スプレッドシートに基づいています。
テストを実行し、Google スプレッドシートにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCR機能を活用することで、書類処理やファイル管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、今回使用したMicrosoft SharePointの自動化と合わせてお試しください！
OCRを活用することで、紙や画像形式の情報をテキストデータとして抽出し、さまざまなシステムに自動で登録できます。
例えば、メールやフォームで受け取ったPDFや名刺画像を自動で読み取り、データベースやクラウドストレージに格納するフローを構築可能です。
経理や人事、営業など、日常的に書類を扱う業務の効率化に役立ちます！
Microsoft SharePointを利用した自動化では、ファイル共有や管理の手間を大幅に削減できます。
OutlookやGmail、Slackなどで受信・投稿されたファイルを自動でアップロードしたり、他ツールで作成されたドキュメントを安全に保管することも可能です。
特に社内の情報共有やドキュメント管理を行うチームにとって、業務の一元化と効率化に有効です！
OCRを活用し画像からのテキスト抽出を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより作業効率が向上するだけではなく、今まで以上にデータ活用しやすくなり、生産性のアップも期待できるかもしれません！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
画像からのテキスト抽出をもっとスムーズにしたい方は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：手書きの文字や傾いた画像の読み取り精度は？
A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：Google DriveやDropboxでも同じことは可能ですか？
A：Microsoft SharePointだけでなく、Google DriveやDropboxなどのツールにも連携可能です。例えば、以下のようなテンプレートがあります。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口
.webp)
.webp)
