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【プログラミング不要】画像ファイルからテキストを自動で読み取り、活用する方法
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
「共有された画像ファイルの中身を、手作業で転記している…」
「請求書や領収書の画像データからテキストを抜き出すのが大変…」
このような業務に、時間と手間を取られていませんか？
もし、画像ファイルから自動でテキストを抽出し、他アプリに記録できる仕組みがあれば、このような悩みや手作業から解放されますよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
画像からテキストを手動転記している方や、効率よくテキストデータを活用したい方は、ぜひこの機会に自動化を導入してみましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには画像ファイルからテキストを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
画像ファイルからテキストを抽出し、各種ツールに連携する自動化テンプレート
普段お使いのさまざまなツールを起点として、画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、他のアプリケーションに連携する自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
具体的な自動化例を複数紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点にテキストを抽出・連携する
Microsoft SharePointに画像ファイルが追加されたことをトリガーにして、画像内のテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシート記録することが可能です。
ファイルがアップロードされると同時にデータが整理されるため、情報管理とデータ入力のプロセスをシームレスに連携できます。
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
チャットツールを起点にテキストを抽出・連携する
Discordで画像ファイルを受信したことをトリガーにして、画像内のテキストを自動で読み取り、Notionに情報を蓄積する連携です。
チャット上でのスピーディな情報共有を妨げることなく、重要なテキスト情報をストックし、後の業務に活用できる体制を整えられます。
■概要
Discordで共有された画像に含まれるテキスト情報を、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Discordに画像が投稿されると自動でOCR処理が実行され、画像内の文字をテキスト化し、Notionのデータベースへ情報を追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有される画像内の情報を手作業で転記しており、手間を感じている方
- 画像内の文字をテキスト化するために、文字起こし業務を自動化したいと考えている方
- Notionへのデータ入力を効率化し、情報管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの画像投稿をきっかけに、テキスト抽出からNotionへの登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordの「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、メッセージに画像ファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付された画像を取得します
- 次に、オペレーションのOCR機能を設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキストデータを指定のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、画像内の全てのテキストを抽出するだけでなく、特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です
- Notionにレコードを追加する際、どのプロパティにどの情報を登録するかを自由に設定できます。OCRで抽出したテキストデータなどを変数として活用し、特定のプロパティに自動で登録するなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Discord、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Discordで共有された画像に含まれるテキスト情報を、手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかる上に、入力ミスが発生する可能性もあり、非効率な業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Discordに画像が投稿されると自動でOCR処理が実行され、画像内の文字をテキスト化し、Notionのデータベースへ情報を追加します。面倒な転記作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Discordで共有される画像内の情報を手作業で転記しており、手間を感じている方
- 画像内の文字をテキスト化するために、文字起こし業務を自動化したいと考えている方
- Notionへのデータ入力を効率化し、情報管理の精度を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Discordへの画像投稿をきっかけに、テキスト抽出からNotionへの登録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDiscordの「チャンネルでメッセージが送信されたら」を設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、メッセージに画像ファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むようにします
- 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、添付された画像を取得します
- 次に、オペレーションのOCR機能を設定し、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキストデータを指定のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、画像内の全てのテキストを抽出するだけでなく、特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です
- Notionにレコードを追加する際、どのプロパティにどの情報を登録するかを自由に設定できます。OCRで抽出したテキストデータなどを変数として活用し、特定のプロパティに自動で登録するなどのカスタムが可能です
■注意事項
- Discord、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
メールツールを起点にテキストを抽出・連携する
Gmailで特定の条件に合致するメールを受信したことをトリガーにして、添付された画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Microsoft Excelに転記します。
メールで送られてくる請求書や注文書などの処理を自動化し、経理業務や受発注業務の効率を高めます。
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの画像ファイルから、内容を目で見てMicrosoft Excelに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した画像ファイルから自動で文字情報を読み取りテキスト化し、その内容をMicrosoft Excelへ自動で追加できるため、面倒な転記作業から解放され、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した画像ファイルから、手作業で文字起こしをしている経理や総務担当者の方
- 画像内のテキストをテキストデータに変換し、Microsoft Excelで管理している方
- 請求書や申込書などの定型的なデータ入力作業の自動化を検討しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、画像からテキストへの変換（text in image to text）とMicrosoft Excelへの追加が自動化されるため、手作業の時間を削減できます
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションで受信したメールの添付ファイルをテキスト化します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取りたい画像ファイルの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを抽出する、といった設定が可能です
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、OCRで取得したテキストデータだけでなく、日付などの固定値や他の情報を組み合わせて任意のセルに追加するよう設定できます
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの画像ファイルから、内容を目で見てMicrosoft Excelに手入力していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した画像ファイルから自動で文字情報を読み取りテキスト化し、その内容をMicrosoft Excelへ自動で追加できるため、面倒な転記作業から解放され、業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した画像ファイルから、手作業で文字起こしをしている経理や総務担当者の方
- 画像内のテキストをテキストデータに変換し、Microsoft Excelで管理している方
- 請求書や申込書などの定型的なデータ入力作業の自動化を検討しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信をトリガーに、画像からテキストへの変換（text in image to text）とMicrosoft Excelへの追加が自動化されるため、手作業の時間を削減できます
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRする」アクションで受信したメールの添付ファイルをテキスト化します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のファイルに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、読み取りたい画像ファイルの中から、どの項目を抽出するかを任意で設定できます。例えば、請求書から「請求金額」や「取引先名」だけを抽出する、といった設定が可能です
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、OCRで取得したテキストデータだけでなく、日付などの固定値や他の情報を組み合わせて任意のセルに追加するよう設定できます
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Microsoft SharePoint上の画像からテキストを抽出し活用するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointに格納された画像ファイルからテキスト情報を自動で抽出し、Google スプレッドシートに記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用して設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにします。
まずは基本的な操作を説明しているナビをご覧ください！その後、マイアプリのページに進んで登録しましょう！
Microsoft SharePoint
Microsoft SharePointを検索・選択後、Microsoft 365にログインしていない場合、以下のように「アカウントを選択する」が表示されます。
アカウントを選択し、「パスワードの入力」の画面へ遷移後、パスワードを入力しましょう。
接続ができたら、以上でMicrosoft SharePointのマイアプリ連携が完了します。
【要確認】Microsoft 365（旧Office 365）について
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるため、ご注意ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項もあわせてご覧ください。
Google スプレッドシート
ナビを用意しています。同じ手順で進めてみてくださいね！
ステップ2：テンプレートをコピー
次に使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックします。
今回は下記のテンプレートを使用しましょう。
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
請求書や契約書といった画像ファイルの内容を確認し、手作業でテキストを転記する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルを格納するだけで、自動でOCRが実行され、画像内のテキストをテキストデータに変換し、Google スプレッドシートに内容を追加できます。面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシート間で、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- 画像ファイルからの文字起こしを手作業で行っており、自動化を検討している方
- 帳票処理などの定型業務の工数を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 格納された画像から自動でテキストを抽出し転記するため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記で発生しがちな、入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスプレッドシートに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際、OCRで読み取った情報の他に、固定値を入力したり、ファイル名などの前段で取得した値を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
自動化フローの設定画面（フローボット）が開き、以下のように「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックしてください。
※以降、コピーしたフローボットは、管理画面内プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Microsoft SharePointのトリガー設定
ここからは、フローの起点となるトリガーアクションの設定です。
一つ目のオペレーションにある、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目の確認・入力をし、次に進みましょう！
- タイトル：任意設定
- トリガーアクション：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択
次に、アプリトリガーのAPI接続設定です。
はじめに「トリガーの起動間隔」を確認しましょう。トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用のプランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、ご注意ください。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
続けて、「サイトID」「フォルダID」を設定します。連携しているアカウントに基づいた候補から選択してください。候補はボックスをクリックすることで選択可能になります。
ここまで設定ができたら連携テストを行います。テストを実行するにあたり、フローを起動させるトリガーとなるファイルが必要です。
そのため、テスト用にMicrosoft SharePointでファイルをアップロードしてみてください。今回は以下のようなファイルをアップロードしました。
この記事では、サンプルとして以下の画像ファイル（領収書）をMicrosoft SharePointにアップロードしています。
ファイルのアップロードが完了したらYoomの画面に戻りテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。この「取得した値」は、後のフローで使用します。
アップロードしたファイルデータが正しく反映されているかを確認し、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：分岐設定
Microsoft SharePointのトリガーをもとに、分岐条件を指定するための設定をします。
二つ目のオペレーションにある、「分岐する」をクリックしてください。
【要確認】分岐設定について
分岐は、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうため、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中であれば、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
あらかじめデフォルトで値が入力されています。
なお、今回は作成日時と最終更新日時が等しい＝ファイルが作成された場合にのみフローを進めるという条件で分岐をさせます。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：ファイルのダウンロード設定
作成されたファイルの内容をOCRで読み取るにあたって、Microsoft SharePointからファイルをダウンロードするための設定をします。
三つ目のオペレーションにある、「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
続いて、連携アカウントとアクションを選択に進みます。各項目を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】ファイル容量について
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるため、ご注意ください。
その他のトリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量に関するファイルの容量制限についてもあわせてご覧ください。
次に、API接続設定です。
「サイトID」「ドライブID」を候補から選択し、「アイテムID」は取得した値から選択します。
設定ができたら連携テストを行います。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功すると、以下のようにテスト成功画面が表示されます。
実際に、「ダウンロード」をクリックして、テスト時にアップロードしたファイルと同じかどうか確認してみましょう。
確認後、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：文字の読み取り設定
ダウンロードしたファイルから文字を読み取るための設定をします。
四つ目のオペレーションにある、「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
続いて、アクションを選択に進みます。
それぞれの内容を確認し、「次へ」をクリックしましょう。
【要確認】OCRについて
OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうため、ご注意ください。
次に、詳細を設定に移ります。
抽出したい項目では、Microsoft SharePointにアップロードしたファイルからどのようなテキストを抽出したいのか設定をしましょう。
今回は以下のように設定しました。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
設定が完了したら先ほどと同様にテストボタンをクリックしましょう。
テストの成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ7：Google スプレッドシートのアクション設定
OCRで読み取ったテキストを、Google スプレッドシートに追加するための設定をします。
最後のオペレーションにある、「レコードを追加する」をクリックしてください。
続いて、データベースの連携に進みます。まずは、以下の項目を確認してください。
【要確認】テスト用のGoogle スプレッドシートについて
このオペレーションでは、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートが必要です。該当のスプレッドシートを事前にご準備ください。
該当のスプレッドシートが手元にない場合は、テストを進める前に作成しておきましょう。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」を、それぞれ候補から選択し、次へ進みます。
次に、データベース操作の詳細設定です。
以下を参考に、Google スプレッドシートに追加する内容を取得した値から選択します。なお、ここで表示されている各ボックスの項目名は、用意したGoogle スプレッドシートに基づいています。
テストを実行し、Google スプレッドシートにレコードが追加されていれば、設定完了です。
確認後、管理画面の「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう。
OCRやMicrosoft SharePointのAPIを使ったその他の自動化例
OCR機能を活用することで、書類処理やファイル管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、今回使用したMicrosoft SharePointの自動化と合わせてお試しください！
OCRを使った自動化例
OCRを活用することで、紙や画像形式の情報をテキストデータとして抽出し、さまざまなシステムに自動で登録できます。
例えば、メールやフォームで受け取ったPDFや名刺画像を自動で読み取り、データベースやクラウドストレージに格納するフローを構築可能です。
経理や人事、営業など、日常的に書類を扱う業務の効率化に役立ちます！
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事業務を担当している方
・freee人事労務を活用して業務を進めている方
・従業員情報の登録を手動で行う方
2.企業の採用担当者
・新入社員の入社手続きを担当している方
・入社手続きにおける従業員登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における履歴書のデータは従業員情報の登録で活用できますが、手動による入力作業は時間がかかり非効率的です。
また、入力誤りがあった場合に気付くのが遅れてしまうと、トラブルの原因となる可能性があります。
履歴書のデータを正確にfreee人事労務に反映させたいという方に、このフローは適しています。
このフローは、フォームから履歴書を送信することで内容をOCRで読み取り、必要となる従業員情報をfreee人事労務に登録することができます。
履歴書のデータをそのまま流用できるため、入力誤りの心配もなくなり、従業員情報の登録をスピーディーにすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務とYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、手作業でSFAやCRMに入力する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。名刺情報のデータ化と登録作業を自動化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとホットプロファイルで顧客管理をしており、名刺情報の入力に手間を感じている方
- 展示会などで獲得した大量の名刺のデータ化と登録を効率化したい営業・マーケティング担当者の方
- 手作業による顧客情報の入力ミスを防止し、データ精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからホットプロファイルへの登録までが自動化されるため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像のテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを登録」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルにリードを登録する際、会社名、氏名、メールアドレスなどの各項目に、前段のOCR機能で読み取った値を紐付ける設定を行ってください。これにより、名刺情報のどの部分をホットプロファイルのどの項目に登録するかを自由に指定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存した名刺や書類の情報は、手作業で会計ソフトやCRMに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルを追加するだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにXeroにContacts（連絡先）を自動で作成します。定型的な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとXero間でのデータ入力に手間を感じている営業やバックオフィス担当の方
- 名刺や請求書などの画像・PDFから、手作業で文字情報を転記している方
- 取引先情報の登録作業を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルをアップロードするだけで、XeroへのContacts登録までが自動で実行されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとXeroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことを検知するよう設定します。
- オペレーションで、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveから取得するアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルから情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでXeroを選択し、抽出した情報をもとにContactsを自動で作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルを取得するオペレーションでは、トリガーで検知したファイルのIDを指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、会社名や氏名、メールアドレスなど、読み取りたい項目を自由に設定できます。
- Xeroのオペレーション設定では、Contactsを登録したい対象のテナント（Tenant ID）を設定してください。
■注意事項
- Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や申込書といった添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を目で確認して転記、さらに別の処理を実行するといった作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信したファイルをAIが自動でOCR処理し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録した上で、Google Apps Scriptを実行する一連の流れを自動化します。手作業による非効率や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルの内容を、手作業でデータ入力している経理や営業事務担当者の方
- OCRで読み取ったデータを元に、Google Apps Scriptを用いた定型業務を自動化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、業務の正確性と効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール受信を起点に、ファイル内の文字抽出からデータ転記、スクリプト実行までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やスクリプトの実行操作が不要になるため、入力ミスや処理の実行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」を設定し、事前に用意したスクリプトを自動で実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、また使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps Script とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などを、都度ダウンロードして内容を確認し、要約を作成してメールで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字情報の抽出からAnthropic（Claude）による要約、そしてGmailでのメール送信までの一連の業務を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容の確認や共有に手間を感じている方
- OCRで読み取ったテキストを手作業で要約し、メールに転記している方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから情報抽出、要約、メール共有までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるテキストの転記ミスや要約の抜け漏れ、メールの送信間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Anthropic（Claude）、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAnthropic（Claude）の「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約を本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目を、帳票の種類などに合わせて任意で設定することが可能です。
- Anthropic（Claude）の設定では、OCRで抽出したテキストを変数として用い、要約や翻訳など、任意のプロンプト（指示）を実行できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、前工程で生成した要約などを変数として利用できます。
■注意事項
- Google DriveとAnthropic（Claude）とGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存した議事録や報告書などのファイル内容を確認し、要点をまとめてNotionに記録する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、OCRによる文字起こしからGroqによる要約、そしてNotionへの記録までを自動化し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容を手作業でNotionに転記している方
- 書類の文字起こしや要約作業を効率化し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- OCRや生成AIを活用して、日々の定型業務の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルを追加するだけで内容の読み取り、要約、記録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が不要になるため、入力間違いや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Groq、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象にします。
- 続いて、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、Groqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約テキストを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のページを指定するなど、詳細な条件を設定することが可能です。
- Groqの「テキストを生成」アクションでは、要約の形式や文字数、論点など、目的に合わせてプロンプト（指示）を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、Groq、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
Yoomフォームに添付されたPDFファイル（納品書や請求書など）をOCRで読み取り、Microsoft Excelに格納しWorkplaceに通知するフローです。
取得したPDFデータの情報を、手作業でMicrosoft Excelのデータベースへ格納する必要がなく、フォームにPDFファイルを添付し送信されただけですべての工程を自動的に行うことができます。
そのため、手間が省ける他入力ミスと言った管理エラーを無くすこともできます。
■注意事項
・Microsoft Excel、WorkplaceそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
名刺情報をOCRで読み取り、JUST.DBに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.名刺情報をデジタル化し、顧客管理や営業活動を効率化したいビジネスパーソン
・営業担当者
・人事担当者
・マーケティング担当者
2.業務効率化やデータ活用を推進するIT担当者
・名刺情報の入力作業を自動化し、人的リソースを削減したい方
・名刺情報をデータベース化し、社内で共有・活用できる環境を構築したい方
・OCR技術を活用して、名刺情報の読み取り精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・OCR技術による高精度な文字認識で、手入力によるミスを防止し、データの信頼性を向上させます。
・名刺管理システムの導入コストや運用コストを削減できます。
■注意事項
・JUST.DBとYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
履歴書をOCRで読み取りfreee人事労務に従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事業務を担当している方
・freee人事労務を活用して業務を進めている方
・従業員情報の登録を手動で行う方
2.企業の採用担当者
・新入社員の入社手続きを担当している方
・入社手続きにおける従業員登録を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
採用活動における履歴書のデータは従業員情報の登録で活用できますが、手動による入力作業は時間がかかり非効率的です。
また、入力誤りがあった場合に気付くのが遅れてしまうと、トラブルの原因となる可能性があります。
履歴書のデータを正確にfreee人事労務に反映させたいという方に、このフローは適しています。
このフローは、フォームから履歴書を送信することで内容をOCRで読み取り、必要となる従業員情報をfreee人事労務に登録することができます。
履歴書のデータをそのまま流用できるため、入力誤りの心配もなくなり、従業員情報の登録をスピーディーにすることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務とYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
展示会や商談で交換した名刺の情報を、手作業でSFAやCRMに入力する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、ホットプロファイルに顧客情報として登録します。名刺情報のデータ化と登録作業を自動化し、営業活動の迅速化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームとホットプロファイルで顧客管理をしており、名刺情報の入力に手間を感じている方
- 展示会などで獲得した大量の名刺のデータ化と登録を効率化したい営業・マーケティング担当者の方
- 手作業による顧客情報の入力ミスを防止し、データ精度を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の読み取りからホットプロファイルへの登録までが自動化されるため、手作業での入力時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームにアップロードされた名刺画像ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像のテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでホットプロファイルの「リードを登録」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を各項目に紐づけて登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ホットプロファイルにリードを登録する際、会社名、氏名、メールアドレスなどの各項目に、前段のOCR機能で読み取った値を紐付ける設定を行ってください。これにより、名刺情報のどの部分をホットプロファイルのどの項目に登録するかを自由に指定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、ホットプロファイルのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
■概要
取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
- 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。
■概要
海外の取引先からメールで届く見積書は、内容の確認や翻訳、手動でのデータ入力に手間がかかるのではないでしょうか。特に、言語の壁や手作業による転記ミスは、業務の遅延やトラブルのもとになりやすいものです。このワークフローを活用すれば、メール受信をきっかけに、添付された見積書をOCRで読み取り、DeepLで翻訳し、その内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 海外との取引が多く、届いた見積書の内容確認や管理に手間を感じている方
- DeepLとGoogle スプレッドシートを使い、手作業で見積書情報を翻訳・転記している方
- 見積書処理のヒューマンエラーを減らし、業務の標準化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から翻訳、転記までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による翻訳漏れや、スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、見積書データを正確に管理することができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepLとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーとして「メール受信」を設定し、特定条件のメール受信時にフローが起動するようにします。
- OCR機能で、メールに添付された見積書ファイルからテキストを抽出します。
- 抽出されたテキストをDeepLで翻訳します（「テキストを翻訳」アクションを使用）。
- 翻訳された内容を、Google スプレッドシートの指定シートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定では、件名に含まれる特定の文字列や送信元メールアドレスを条件として指定し、意図したメールのみでフローを起動させることが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取るファイルの指定方法の変更や、見積金額や納期など、特定の項目のみを抽出するようカスタムできます。
- DeepLの設定では、翻訳先の言語や、文章のトーン（フォーマル/インフォーマルなど）を任意で選択することが可能です。
- Google スプレッドシートの設定では、データを出力するスプレッドシートやシートを指定し、どの列にどの情報を反映させるかを自由にカスタムできます。
■注意事項
- DeepL、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存した名刺や書類の情報は、手作業で会計ソフトやCRMに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルを追加するだけで、OCR機能が文字情報を自動で読み取り、その内容をもとにXeroにContacts（連絡先）を自動で作成します。定型的な入力作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとXero間でのデータ入力に手間を感じている営業やバックオフィス担当の方
- 名刺や請求書などの画像・PDFから、手作業で文字情報を転記している方
- 取引先情報の登録作業を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルをアップロードするだけで、XeroへのContacts登録までが自動で実行されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力が不要になることで、転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとXeroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、特定のフォルダに新しいファイルが追加されたことを検知するよう設定します。
- オペレーションで、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveから取得するアクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルから情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでXeroを選択し、抽出した情報をもとにContactsを自動で作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- Google Driveのファイルを取得するオペレーションでは、トリガーで検知したファイルのIDを指定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、会社名や氏名、メールアドレスなど、読み取りたい項目を自由に設定できます。
- Xeroのオペレーション設定では、Contactsを登録したい対象のテナント（Tenant ID）を設定してください。
■注意事項
- Google DriveとXeroのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailに届く請求書や申込書といった添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を目で確認して転記、さらに別の処理を実行するといった作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信したファイルをAIが自動でOCR処理し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録した上で、Google Apps Scriptを実行する一連の流れを自動化します。手作業による非効率や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルの内容を、手作業でデータ入力している経理や営業事務担当者の方
- OCRで読み取ったデータを元に、Google Apps Scriptを用いた定型業務を自動化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、業務の正確性と効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール受信を起点に、ファイル内の文字抽出からデータ転記、スクリプト実行までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やスクリプトの実行操作が不要になるため、入力ミスや処理の実行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」を設定し、事前に用意したスクリプトを自動で実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、また使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps Script とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などを、都度ダウンロードして内容を確認し、要約を作成してメールで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字情報の抽出からAnthropic（Claude）による要約、そしてGmailでのメール送信までの一連の業務を自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容の確認や共有に手間を感じている方
- OCRで読み取ったテキストを手作業で要約し、メールに転記している方
- 複数のツールをまたぐ定型業務を自動化し、生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから情報抽出、要約、メール共有までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業によるテキストの転記ミスや要約の抜け漏れ、メールの送信間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Anthropic（Claude）、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAnthropic（Claude）の「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された要約を本文に含めて指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したい項目を、帳票の種類などに合わせて任意で設定することが可能です。
- Anthropic（Claude）の設定では、OCRで抽出したテキストを変数として用い、要約や翻訳など、任意のプロンプト（指示）を実行できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定でき、前工程で生成した要約などを変数として利用できます。
■注意事項
- Google DriveとAnthropic（Claude）とGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存した議事録や報告書などのファイル内容を確認し、要点をまとめてNotionに記録する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、OCRによる文字起こしからGroqによる要約、そしてNotionへの記録までを自動化し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに保存したPDFなどのファイル内容を手作業でNotionに転記している方
- 書類の文字起こしや要約作業を効率化し、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- OCRや生成AIを活用して、日々の定型業務の自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルを追加するだけで内容の読み取り、要約、記録までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が不要になるため、入力間違いや要約の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Groq、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを対象にします。
- 続いて、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、Groqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された要約テキストを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによる「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、読み取り対象のページを指定するなど、詳細な条件を設定することが可能です。
- Groqの「テキストを生成」アクションでは、要約の形式や文字数、論点など、目的に合わせてプロンプト（指示）を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、Groq、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft SharePointを使った自動化例
Microsoft SharePointを利用した自動化では、ファイル共有や管理の手間を大幅に削減できます。
OutlookやGmail、Slackなどで受信・投稿されたファイルを自動でアップロードしたり、他ツールで作成されたドキュメントを安全に保管することも可能です。
特に社内の情報共有やドキュメント管理を行うチームにとって、業務の一元化と効率化に有効です！
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要DocuSignでの電子契約は便利ですが、締結が完了した後の契約書の管理に手間を感じてはいないでしょうか。締結済みのファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへ手動で格納する作業は、件数が増えるほど負担になり、格納漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープの締結が完了したタイミングをトリガーにして、契約ファイルと証明書を自動でMicrosoft SharePointに格納でき、契約管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されたファイルをMicrosoft SharePointへ手動で移している方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎ、情報管理を徹底したい方
- チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿をトリガーに自動でSharePointへ保存するため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。
- また、ファイル名に投稿日時や投稿者名など、前段のSlackトリガーで取得した情報（変数）を埋め込むといったカスタムも可能です。
■注意事項
- Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方
- ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方
- ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- ・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。
- ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらMicrosoft SharePointにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSansanを利用している方
・Sansanで名刺管理をしている方
2.ファイル管理をクラウド上で行う方
・Microsoft SharePointを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をクラウド上で管理できるツールです。
名刺情報を他のファイルストレージでも管理したい場合、手動によるアップロード作業が必要となるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されるとその情報をMicrosoft SharePointに自動でアップロードできます。
手動による操作が不要となるため、名刺画像のアップロード漏れを防止することができます。
■注意事項
・Sansan、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Zoomでのミーティングが増える中で、録画データの管理や文字起こし内容の共有に手間を感じていませんか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、Microsoft SharePointへ格納する作業は時間がかかり、格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、自動的にテキストデータをMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納できます。これにより、情報共有の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomの録画データを活用した議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイル転送や格納による、ヒューマンエラーや作業漏れを防ぎたい方
- ZoomとMicrosoft SharePointを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomで文字起こしが完了後、自動でMicrosoft SharePointに格納されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのファイル転送時に起こりがちな、格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでZoomのアクションを設定し、トリガーとなったミーティングの文字起こしデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した文字起こしデータを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、事前にZoom側でミーティング終了後に自動で文字起こしが実行されるように設定しておく必要があります。
- Microsoft SharePointへのファイル格納アクションでは、文字起こしされたテキストデータを格納するサイトやフォルダを任意設定できます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方
- フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方
- ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方
- RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方
- 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
■概要
Outlookで受信する請求書や報告書などの添付ファイルを、都度手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動でアップロードでき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- ファイルのダウンロードやアップロード作業に時間を取られ、業務効率に課題を感じている方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへのファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、保存漏れや誤った場所への格納といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することで、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
- 分岐機能の設定では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理を実行するようカスタマイズが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、保存先のサイトID、ドライブID、フォルダ名などを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、元のファイル名のまま保存するだけでなく、受信日時などの情報と組み合わせて動的に命名することも可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft SharePointを使い、手作業で契約書管理を行っている方
- 契約締結後のファイルのダウンロードや格納作業を自動化し、工数を削減したい方
- 手作業によるファイルの格納忘れや、誤った場所への保存などのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの締結完了後、自動でMicrosoft SharePointにファイルが格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約管理の確実性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、DocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定し、締結が完了したファイルの証明書を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定の場所に格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、通知の対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointでファイルをアップロードする際に、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackの特定チャンネルで共有される重要なファイルを、都度Microsoft SharePointに手動でアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるアップロード漏れは、後々の情報共有に支障をきたす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Slackのチャンネルにファイルが投稿されるだけで、指定したMicrosoft SharePointのフォルダへ自動でアップロードされるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで共有されたファイルをMicrosoft SharePointへ手動で移している方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを防ぎ、情報管理を徹底したい方
- チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿をトリガーに自動でSharePointへ保存するため、手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。
- 次に、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャンネルを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのファイルアップロード設定では、ファイルの保存先となるサイトやフォルダを任意で指定することが可能です。
- また、ファイル名に投稿日時や投稿者名など、前段のSlackトリガーで取得した情報（変数）を埋め込むといったカスタムも可能です。
■注意事項
- Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Confluenceで議事録やプロジェクトの資料を作成した後、関連ファイルを保管するためにMicrosoft SharePointで手動でフォルダを作成していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されると、Microsoft SharePointに指定したフォルダが自動で作成されるようになり、こうした情報管理の課題を解消し、業務を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・ConfluenceとMicrosoft SharePointで情報管理を行い、手作業での連携に手間を感じている方
- ・プロジェクトごとに作成されるドキュメントと関連ファイルを紐付けて、効率的に管理したい方
- ・手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のバラつきを防ぎ、業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Confluenceのページ作成と同時にMicrosoft SharePointへフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りを防ぎ、情報管理の抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を抑制します。
■フローボットの流れ
- 1.はじめに、ConfluenceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 2.次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
- 3.最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、Confluenceで作成されたページの情報を元にフォルダが自動で作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- ・Confluenceのトリガー設定では、連携の対象とするConfluenceアカウントのクラウドIDを設定してください。
- ・Microsoft SharePointのアクション設定では、フォルダを作成するサイトID、ドライブID、および親フォルダのアイテムIDをそれぞれ任意で設定してください。
■概要
Sansanで名刺画像が登録されたらMicrosoft SharePointにアップするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSansanを利用している方
・Sansanで名刺管理をしている方
2.ファイル管理をクラウド上で行う方
・Microsoft SharePointを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Sansanは名刺情報をクラウド上で管理できるツールです。
名刺情報を他のファイルストレージでも管理したい場合、手動によるアップロード作業が必要となるため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Sansanで名刺画像が登録されるとその情報をMicrosoft SharePointに自動でアップロードできます。
手動による操作が不要となるため、名刺画像のアップロード漏れを防止することができます。
■注意事項
・Sansan、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Googleフォームでファイルを受け付ける際、その都度ファイルをダウンロードしてMicrosoft SharePointに手動でアップロードする作業は、件数が増えるほど大きな手間となります。また、手作業によるアップロード漏れやファイル名の付け間違いといったミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルが自動でMicrosoft SharePointにアップロードされるため、こうした定型業務の負担を軽減し、正確なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けたファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
- ファイル管理における定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信からファイルアップロードまでが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に紐づくファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、連携しているアカウントの中から任意のフォームを選択して設定してください。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容（例：回答者の名前や受付番号など）を変数として組み合わせて設定できます。
■注意事項
■概要
Zoomでのミーティングが増える中で、録画データの管理や文字起こし内容の共有に手間を感じていませんか。特に、手作業でファイルをダウンロードし、Microsoft SharePointへ格納する作業は時間がかかり、格納漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでレコーディングの文字起こしが完了したタイミングで、自動的にテキストデータをMicrosoft SharePointの指定フォルダに格納できます。これにより、情報共有の手間を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomの録画データを活用した議事録作成や情報共有を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイル転送や格納による、ヒューマンエラーや作業漏れを防ぎたい方
- ZoomとMicrosoft SharePointを連携させ、定型業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomで文字起こしが完了後、自動でMicrosoft SharePointに格納されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を短縮できます。
- 手動でのファイル転送時に起こりがちな、格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「レコーディングの文字起こしが完了したら」フローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでZoomのアクションを設定し、トリガーとなったミーティングの文字起こしデータを取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、取得した文字起こしデータを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、事前にZoom側でミーティング終了後に自動で文字起こしが実行されるように設定しておく必要があります。
- Microsoft SharePointへのファイル格納アクションでは、文字起こしされたテキストデータを格納するサイトやフォルダを任意設定できます。
■注意事項
- Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申請内容を、手作業でPDFに変換してMicrosoft SharePointに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、内容が自動でPDF化され、指定のMicrosoft SharePointフォルダに保存されるため、一連の定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft SharePointを連携させ、手作業をなくしたいと考えている方
- フォームからの申請や報告業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したい業務担当者の方
- ペーパーレス化を推進し、社内の情報共有やファイル管理を円滑にしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点に、PDF生成からSharePointへの保存までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Googleスプレッドシート、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleスプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したフォームの回答内容を元にPDFを生成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、Microsoft SharePointとの連携に一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性があるため、事前にご確認ください。
■概要
報告書や申請書といったWordファイルを、画像ファイルとして共有・保管したい場面はありませんか。手作業で一つひとつdocx to jpgの変換を行うのは手間がかかり、ファイル数が多ければ業務を圧迫する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointにdocxファイルを追加するだけで、RPAが自動でjpgファイルへ変換し、指定のフォルダに格納します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePoint上で、手作業によるdocx to jpgの変換に手間を感じている方
- RPAを活用して、PC上で行うファイル形式の変換といった定型作業を自動化したい方
- 細かなファイル変換作業をなくし、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft SharePointへのファイル追加をトリガーに、docxからjpgへの変換、格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減します。
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したdocxファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたdocxファイルをjpgに変換する操作を行います。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のjpgファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- RPA機能のアクション設定では、docxからjpgへの変換に利用するWebサイトや、実際のクリック操作などを任意でレコーディングし、設定することが可能です。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を任意で指定できます。トリガーで取得した元のファイル名など動的な情報（変数）を埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
まとめ
OCRを活用し画像からのテキスト抽出を自動化することで、手作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより作業効率が向上するだけではなく、今まで以上にデータ活用しやすくなり、生産性のアップも期待できるかもしれません！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
画像からのテキスト抽出をもっとスムーズにしたい方は、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：手書きの文字や傾いた画像の読み取り精度は？
A：YoomのOCRは、画像やPDFから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が変わります。
例えば、項目名が明確で値がユニーク、かつ文字数が6,500文字以内であれば高精度での抽出が可能ですが、縦書きや複雑なレイアウト、大量の文字などは精度が低下することがあります。
「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないこと
Q：Google DriveやDropboxでも同じことは可能ですか？
A：Microsoft SharePointだけでなく、Google DriveやDropboxなどのツールにも連携可能です。例えば、以下のようなテンプレートがあります。
■概要
Google Driveに保存された請求書や議事録などの内容を確認し、要約してチームに共有する作業は、時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
ファイルを開き、内容を読み取り、要約を作成してチャットツールに投稿する一連のプロセスは、手作業では手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRでの文字読み取りからGroqによる要約、Google Chatへの通知までを自動化し、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認や共有を手作業で行っている方
- OCRやAIを活用し、書類からのテキスト抽出や要約作成を自動化したいと考えている方
- Google Chatでの情報共有を迅速化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル保存から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
- 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、チャットへの通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Groq、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- その後、オペレーションでGroqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、生成された要約を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルをダウンロードする際には、トリガーで取得したファイルのIDを動的に指定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、対象ファイルの添付方法や読み取り言語などを業務内容に合わせて設定してください。
- Groqでテキストを生成するアクションでは、利用するモデルIDを指定し、どのような要約を作成するかといった指示（メッセージリスト）を自由にカスタマイズしてください。
- Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知先となるスペースのリソース名を指定し、要約結果を含んだメッセージ本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Groq、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
従業員の入退社や取引先の登録時、受領した書類をGoogle Driveに保管し、その内容を見ながらジョブカン経費精算・ワークフローに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが追加されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、そのデータを基にジョブカン経死精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、データ入力の手間とミスを減らし、登録業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手入力に課題を感じている方
- 書類からのデータ転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
- 紙やPDFで受領する書類の情報を活用し、ユーザー登録業務を自動化したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類をGoogle Driveに格納するだけで、OCRによる読み取りからユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、氏名や住所、連絡先など、書類から抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報をどの項目に登録するか、変数を埋め込む形で柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxに保存した画像やPDFの情報を、一つひとつ手作業でMediumの記事に転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、DropboxにファイルをアップロードするだけでOCRが内容を読み取り、自動でMediumに投稿できます。
コンテンツ制作のプロセスを効率化し、本来注力すべき創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した画像や書類の内容を、Mediumで情報発信している方
- 手作業でのテキスト転記に手間を感じ、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- コンテンツ作成のワークフローを自動化し、情報発信の速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからMediumへの投稿までが自動化されるため、手作業による転記や記事作成の時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が不要になるので、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを本文に含めて投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのファイルをダウンロードするアクションでは、対象のファイルIDをトリガーで取得した値の中から選択してください。
- OCR機能で画像やPDFを読み取る際に、どの項目を抽出するかは任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Medium、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに保存された請求書や議事録などの内容を確認し、要約してチームに共有する作業は、時間のかかる定型業務ではないでしょうか。
ファイルを開き、内容を読み取り、要約を作成してチャットツールに投稿する一連のプロセスは、手作業では手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されるだけで、OCRでの文字読み取りからGroqによる要約、Google Chatへの通知までを自動化し、こうした情報共有の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでドキュメントを管理し、内容の確認や共有を手作業で行っている方
- OCRやAIを活用し、書類からのテキスト抽出や要約作成を自動化したいと考えている方
- Google Chatでの情報共有を迅速化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル保存から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮することができます。
- 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、チャットへの通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Groq、Google ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- その後、オペレーションでGroqの「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信する」アクションを設定し、生成された要約を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。また、ファイルをダウンロードする際には、トリガーで取得したファイルのIDを動的に指定します。
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、対象ファイルの添付方法や読み取り言語などを業務内容に合わせて設定してください。
- Groqでテキストを生成するアクションでは、利用するモデルIDを指定し、どのような要約を作成するかといった指示（メッセージリスト）を自由にカスタマイズしてください。
- Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知先となるスペースのリソース名を指定し、要約結果を含んだメッセージ本文を任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Groq、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
従業員の入退社や取引先の登録時、受領した書類をGoogle Driveに保管し、その内容を見ながらジョブカン経費精算・ワークフローに手入力する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定のファイルが追加されると、YoomのOCR機能が自動で文字情報を読み取り、そのデータを基にジョブカン経死精算・ワークフローへユーザー情報を自動で登録します。これにより、データ入力の手間とミスを減らし、登録業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローを併用し、手入力に課題を感じている方
- 書類からのデータ転記作業における入力ミスや確認作業の二度手間をなくしたいと考えている方
- 紙やPDFで受領する書類の情報を活用し、ユーザー登録業務を自動化したい管理部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- 書類をGoogle Driveに格納するだけで、OCRによる読み取りからユーザー登録までが自動で実行されるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「ユーザの新規登録」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、氏名や住所、連絡先など、書類から抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローへの登録アクションでは、前段のOCR機能で取得した情報をどの項目に登録するか、変数を埋め込む形で柔軟に設定できます。
■注意事項
- Google Drive、ジョブカン経費精算・ワークフローをそれぞれYoomと連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を確認し、手作業でMicrosoft Teamsに通知していませんか？このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけでOCR機能が自動で内容を読み取り、その結果をMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知できるため、手作業による確認や通知の手間を省くことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとMicrosoft Teamsを利用した情報共有を手作業で行い、非効率を感じている方
- 請求書などの書類をOCRで読み取り、内容の確認と共有プロセスを自動化したい方
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた確認や通知作成の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による内容の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- その後オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後にオペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルの中からどの箇所の情報を抽出するかを項目ごとに細かく設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、メッセージを送信するチャネルや、OCRで読み取った情報を含めたメッセージ内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Dropboxに保存した画像やPDFの情報を、一つひとつ手作業でMediumの記事に転記していませんか。
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストの際にミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、DropboxにファイルをアップロードするだけでOCRが内容を読み取り、自動でMediumに投稿できます。
コンテンツ制作のプロセスを効率化し、本来注力すべき創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存した画像や書類の内容を、Mediumで情報発信している方
- 手作業でのテキスト転記に手間を感じ、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
- コンテンツ作成のワークフローを自動化し、情報発信の速度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropboxへのファイルアップロードからMediumへの投稿までが自動化されるため、手作業による転記や記事作成の時間を短縮できます。
- 人の手による転記作業が不要になるので、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの正確性を保てます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとMediumをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMediumの「Create Post」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを本文に含めて投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのファイルをダウンロードするアクションでは、対象のファイルIDをトリガーで取得した値の中から選択してください。
- OCR機能で画像やPDFを読み取る際に、どの項目を抽出するかは任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Medium、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：連携がエラーで失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
