コラボフローとGoogle Workspaceを連携して、コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する方法

コラボフローとGoogle Workspaceの連携は、従業員情報の管理を効率化し、業務のスピードと正確性の向上が期待できます。従業員の部署異動や役職変更に伴う情報更新を自動化することで、手作業によるミスを防ぎ、時間を節約することができるでしょう。特に、大規模な組織やセキュリティを重視する企業にとっては、従業員情報の一元管理と即時更新が重要なメリットとなり、管理者の負担を軽減するでしょう。
本記事では、コラボフローとGoogle Workspaceを連携することで得られるメリットと連携方法を詳しく紹介します。

こんな方におすすめ

多くの従業員を管理している企業で、情報更新の手間を減らしたいと考えている人事担当者
退職や異動時に従業員のアカウントを迅速に更新・無効化したい企業の管理者
複数のシステムを使っている場合でも、従業員情報を一元管理し、誤った情報が他のシステムに反映されるリスクを減らしたいと考える企業

コラボフローとGoogle Workspaceの連携メリットと具体例

メリット1：作業の迅速化と時間の節約

Google Workspaceの従業員情報を手動で更新する場合、住所変更や役職変更による権限の更新は手間だと感じませんか？
しかし、コラボフローと連携することで、申請が承認された後、Google Workspace内の情報が即座に反映されるため、手作業で行う時間を短縮できます。
たとえば、役職が変わった従業員のアカウントを即時に反映できます。この更新により、作業の遅延が防げ、他の業務にリソースを割り当てられるため、企業全体の運営がスムーズに進むでしょう。

メリット2：データの一貫性と正確性の向上

コラボフローとGoogle Workspaceの連携により、従業員情報が一元管理され、データの一貫性と正確性の向上が期待できます。
たとえば、部署異動があった場合、コラボフローで申請後、承認を得た時点でGoogle Workspace内の情報が自動的に更新できます。このように、手動での更新作業が不要になるため、情報が常に最新の状態に保たれ、異なるシステム間での情報のズレを防ぐことができます。従業員情報が複数の場所で管理されている場合、その整合性を保つのはとても困難ですが、連携によって管理が一元化され、正確な情報を迅速に提供できるため、ミスの発生リスクが減少するでしょう。

メリット3：管理の透明性とトラッキング機能の向上

コラボフローとGoogle Workspaceを連携することで、従業員情報の更新に関するすべての申請・承認履歴を簡単に追跡できるようになります。
たとえば、ある従業員の役職変更や部署異動が発生した場合、その申請内容や承認状況、実際に変更された情報の履歴を確認することができます。このトラッキング機能によって、申請がどの段階で処理されているかをリアルタイムで把握できるため、管理者は迅速に対応できます。履歴の透明性が高まることで、情報の不正な変更やミスを防止できるだけでなく、万が一問題が発生した場合には、すぐに履歴を確認して原因を特定しやすくなります。
このように、管理業務の透明性と信頼性が向上し、組織全体の運営がよりスムーズになるでしょう。

[Yoomとは]

コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する方法

コラボフローとGoogle Workspaceを連携させることで、コラボフローで申請が承認されると、Google Workspaceの従業員情報を更新できます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

コラボフローとGoogle Workspaceをマイアプリ登録
Webhookを受信した際の設定
コラボフローと連携して申請内容を取得する
Google Workspaceと連携して従業員情報の更新をする

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。

すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：コラボフローとGoogle Workspaceをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、コラボフローをクリックします。
(3)「コラボフローの新規登録」画面から、赤線を確認の上、お持ちのアカウント名、ユーザーID、APIキーを入力し、「追加」をクリックします。

(4)次に、Google Workspaceの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からGoogle Workspaceをクリックします。
※Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
(5)Google Workspaceのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。

(6)アカウントを選択し、お持ちのアカウントにログインしましょう。

連携が完了するとYoomのマイアプリにコラボフローとGoogle Workspaceが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Webhookを受信した際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」をクリックします。

(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、コラボフローの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：コラボフローと連携して申請内容を取得する

(1)次にコラボフローと連携して申請内容を取得します。
「申請内容の詳細を取得」をクリックします。

(2)コラボフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、コラボフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請内容の詳細を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、インスタンス名、アプリケーションコードを入力します。

文書IDはアウトプットから選択します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ4：Google Workspaceと連携して従業員情報の更新をする

(1)次にGoogle Workspaceと連携してユーザー情報の更新を行います。
「ユーザー情報を更新」をクリックします。

(2)Google Workspaceの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Workspaceと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ユーザー情報を更新」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面では、更新対象の「ユーザーID」のみ必須項目となっているので、アウトプットを活用して設定してください。
その他の項目は、更新する値を設定する項目なので、任意で入力しましょう。
例えば、引っ越しに伴い住所情報を更新したい場合、以下の画像のようにアウトプットから選択することで、「住所」が新しい情報に更新されます。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceの従業員情報を更新する」フローボットの完成です。

コラボフロー・Google Workspaceを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもコラボフローやGoogle Workspaceを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceに従業員情報を登録する

コラボフローで申請が承認されると、Google Workspaceに従業員情報が自動で登録できます。このフローを活用することで、手動で登録する手間を省くことができるため、人事担当者の負担を軽減できるでしょう。特に従業員数が多い企業に最適です。

2.コラボフローで申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

コラボフローで申請が承認されると、Google Workspaceの指定したグループに自動で追加されます。これにより、人事担当者の手間を省き、スムーズに業務を進めることができるでしょう。特に従業員の多い企業に最適です。

3.Google スプレッドシートでユーザー情報が追加されたらコラボフローに登録する

Google スプレッドシートにユーザー情報を追加することで、自動でコラボフローにも情報が追加されます。自動化することで、担当者の手間を省き、時間を節約できるでしょう。さらに、コラボフローを使用していない部署でも登録が可能になるため、情報共有がスムーズになり、全体のスピード向上が期待できます。

さらに、コラボフローやGoogle Workspaceを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

コラボフローを使用したフローボットテンプレート一覧

Google Workspaceを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

コラボフローとGoogle Workspaceの連携は、従業員情報の管理を効率化し、業務の効率化、データ整合性の向上に貢献するでしょう。
自動化された情報更新により、手作業によるミスや遅延を防ぎ、迅速かつ正確に管理が行えます。特に、大規模な組織や正確なデータ管理を重視する企業にとって、これらのメリットは業務の円滑な運営に欠かせない要素となるでしょう。
コラボフローとGoogle Workspaceの連携を導入して、より効率的で信頼性の高い業務運営を目指していきましょう！