Microsoft Dynamics365 Salesで取引先が登録されたらDropboxに取引先毎のフォルダを作成する

■概要

Microsoft Dynamics365 Salesで新しい取引先を管理する際、関連資料を保管するためにDropboxへ都度フォルダを手作業で作成することに手間を感じていませんか。手動での対応は、フォルダ名の入力ミスや作成漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録をきっかけに、Dropboxへ取引先ごとのフォルダが自動で作成され、こうした定型業務の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Dynamics365 Salesでの取引先登録後の手作業に課題を感じている営業担当者の方
• Dropboxでのフォルダ作成を自動化し、書類管理の効率化や標準化を図りたい方
• 営業部門の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Dynamics365 Salesへの取引先登録だけでフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダ名の入力ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Dynamics365 Salesを選択し、「取引先企業が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先の情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのオペレーション設定では、どの親フォルダの中に新しいフォルダを作成するかを任意に指定できます。
• 作成するフォルダ名は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したMicrosoft Dynamics365 Salesの取引先名といった情報を組み合わせて設定することが可能です。

■注意事項

• Microsoft Dynamics365 SalesとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。