■概要
イベントなどで受け取った名刺の情報を手作業で入力し、その後お礼メールを送る作業は時間がかかり、対応が遅れがちになることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに名刺画像をアップロードするだけで、OCRが情報を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに転記し、Outlookからお礼メールまでを自動で送信できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 展示会などで獲得した名刺のデータ化と、その後のフォローメール送信に手間を感じている方
- GoogleフォームやOutlookを活用しており、手作業での連携に非効率を感じている方
- 名刺情報の管理プロセスを自動化し、見込み顧客への迅速なアプローチを実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報の入力からリスト化、お礼メールの送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を顧客対応などのコア業務に充てることができます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された名刺画像をダウンロードします。
- 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした名刺画像からテキスト情報を抽出します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、名刺情報をもとに作成したお礼メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるGoogleフォームは、Yoomと連携しているアカウント内の任意のフォームを指定できます。
- OCR機能では、名刺画像から抽出したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意でカスタマイズすることが可能です。
- Google スプレッドシートに追加する情報は、OCRで読み取ったどの情報をどの列に割り当てるか、柔軟に設定できます。
- Outlookで送信するメールは、宛先や件名、本文を自由に設定でき、OCRで取得した相手の会社名や氏名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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