Microsoft Teamsのチャットにメッセージが投稿されたらSalesforceにレコードを追加する

■概要

Microsoft Teamsのチャットで受けた依頼や情報を、都度Salesforceに手入力するのは手間がかかりませんか？
この作業は重要ですが、入力漏れや転記ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャットにメッセージが投稿されると、その内容を自動でSalesforceにレコードとして追加し、こうした手作業による課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでのやり取りを基に、Salesforceへ手動で情報を登録している方
• TeamsとSalesforce間の情報連携を自動化し、入力漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、Salesforceへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャットにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「データ抽出機能」を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、Teamsのメッセージから必要な情報を抜き出します。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを元に新しいレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチャットのIDを任意で設定してください。
• データ抽出機能では、抽出元のテキストや抽出したい項目、文字数に応じた変換タイプなどを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• Salesforceにレコードを追加するオペレーションでは、追加先のオブジェクトや、各項目に設定する値を任意で設定してください。

■注意事項

• Salesforce、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
• フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。