Googleフォームで送付されたファイルから文字を抽出し、Microsoft Excelで請求書を発行後Slackに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った請求依頼などの添付ファイルの内容を確認し、Microsoft Excelへ手作業で転記して書類を作成していませんか？この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのファイル提出をトリガーにOCR機能で文字情報を自動で読み取り、Microsoft Excelで請求書を発行後Slackへ通知するまでを自動化してこれらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイル情報を基に、手作業で請求書を発行している経理担当者の方
• Microsoft Excelでの書類作成や、Slackでの関連部署への共有作業に手間を感じている方
• OCR機能を活用して、PDFなどのファイルからの文字抽出やデータ入力を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出から文字抽出、請求書発行、通知までを自動化し、手作業の時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れなどのヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Googleフォーム、Google Drive、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションで、抽出した情報を用いて請求書を作成します。
6. Slackの「ファイルを送信」アクションで、作成した請求書を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームの質問項目や回答形式は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズしてください。
• OCR機能では、読み取るファイルの中からどの箇所のテキストを抽出するか任意で設定できます。
• Microsoft Excelで発行する請求書のテンプレートは、自社のフォーマットに合わせて用意してください。
• Slackへの通知先チャンネルは任意で設定でき、通知メッセージにはOCRで抽出した情報などを変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• Microsoft Excel、Googleフォーム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。