■概要
Googleフォームで集めたアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ確認して要約し、関係者に共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を自動でGeminiが要約しPDFとして出力、指定した宛先にGmailで自動送信します。手作業による集計や共有の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで収集した情報の要約や共有を効率化したいと考えている方
- Geminiなどの生成AIを活用して、日々の文章作成や整理業務を自動化したい方
- 定期的な報告業務に時間を取られ、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答から要約、PDF作成、メール共有まで一連の流れが自動化されるため、手作業で行っていた報告業務の時間を短縮します。
- 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gemini、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogleフォームの「特定の回答情報を取得」アクションを設定し、フォームの回答を取得します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、取得した回答内容を要約するように指示します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、Geminiが生成した要約内容を含むPDFを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定のメールアドレスに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiの「コンテンツを生成」アクションでは、「箇条書きで要約して」「重要なポイントを3つ抽出して」など、目的に合わせて指示内容（プロンプト）を自由に設定できます。
- Gmailでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。
- メールの件名や本文には、Geminiが生成した要約テキストや、Googleフォームで取得した回答者の名前といった情報を自由に埋め込むことができ、固定の挨拶文や署名も追加可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
.avif)
.avif)
.avif){kind=small}
