Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Zendeskでチケットを作成する

■概要

Gmailに届く添付ファイル付きのメールを都度確認し、Zendeskにチケットを手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。この定型業務は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、その内容を基にZendeskのチケットを自動作成するため、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した請求書などを基に、Zendeskでチケットを手作業で作成している方
• メール対応とチケット作成の二重作業に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスを減らし、問い合わせ対応の品質を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール確認からZendeskのチケット作成までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• AI-OCRによる自動テキスト抽出とZendeskへの情報登録により、手作業での入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがあるかどうかで処理を分けます。
4. 添付ファイルがある場合、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ファイル内容をテキスト化します。
5. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットの作成」を設定し、OCRで読み取った情報を基にチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するAI機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能であり、フリープラン・ミニプランではエラーとなるためご注意ください。
• Yoomの有料プランは2週間の無料トライアルが可能であり、トライアル期間中は、このテンプレートで利用しているAI機能を含む全ての機能をお試しいただけます。