Sansanで名刺情報が登録されたら、契約書を発行しBoxに格納する

■概要

Sansanに登録された名刺情報を基に契約書を作成してストレージに格納する、といった一連の業務に手間を感じていませんか。
定型的ながらも重要なこれらの作業は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺登録をきっかけに、Google ドキュメントでの契約書発行からBoxへの格納までを自動化できます。
顧客管理や書類作成に伴う課題を解消して、業務の効率化を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Sansanで管理する顧客情報をもとに、手作業で契約書を作成・管理している方
• 名刺交換後の契約プロセスを迅速化し、リードタイムを短縮したい営業担当者の方
• 書類作成や格納作業におけるミスを防止し、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Sansanへの名刺登録から書類発行、Boxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、作成した書類の格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Sansan、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Sansanで取得した名刺情報をもとに契約書を発行します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した契約書を指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google ドキュメントで書類を発行する際には、テンプレートとなるドキュメントを設定してください。
  Sansanから取得した会社名などの情報がテンプレート内の変数部分に差し込まれます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を自由に指定することが可能です。

■注意事項

• Sansan、Google ドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleドキュメントで契約書が発行される際に、Google Driveに自動格納されます。