Googleフォームで受信した情報をもとに、見積書を発行しOutlookに送信する

■概要

Googleフォームを利用した見積もり依頼への対応で、都度見積書を作成し、メールで送信する作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な業務は、手作業による対応漏れや入力ミスが起こりやすい側面もあります。このワークフローを活用すれことで、フォームへの情報送信をきっかけに、見積書の自動生成からOutlookでの送信までを自動化します。これにより迅速かつ正確な顧客対応の実現が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで見積もり依頼を受け、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• フォームからの情報転記やメール送信作業で、入力ミスや対応漏れなどの課題を感じている方
• 見積もり対応の速度を上げて、見込み顧客へのアプローチを強化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの送信から見積書送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、金額の計算間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、対象のGoogleフォームへの送信をきっかけにフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートのアクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基に見積書を自動で作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookのアクションを設定し、作成した見積書を添付して、フォームで取得した宛先にメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、見積もりに必要な会社名や担当者名、希望する製品や数量など、収集したい情報に合わせて項目を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートで利用する見積書のテンプレートは、自社のフォーマットに合わせてレイアウトやデザイン、計算式などを任意でカスタマイズすることが可能です。
• Outlookから送信するメールの宛先や件名、本文は固定のテキストだけでなく、フォームで取得した情報などを活用して動的に設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。