OutlookからMicrosoft Excelのファイルが送信されたら、文字化けを自動で修正する

■概要

Outlookで受信したMicrosoft Excelファイルが文字化けしていて、都度手作業で修正するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に海外拠点とのやり取りが多い場合、文字コードの違いによる文字化けは業務のボトルネックになりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に添付されたMicrosoft Excelファイルの文字化けをAI機能が自動で修正し、OneDriveに保存後、Microsoft Excelのレコードを更新するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するMicrosoft Excelファイルの文字化け修正に手間を感じている方
• 手作業によるファイル修正業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
• Microsoft Excelのデータ処理におけるヒューマンエラーを削減したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• OutlookからのMicrosoft Excelファイル受信後の文字化け修正作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務へ注力できます。
• AIによる自動修正とMicrosoft Excelへのデータ反映により、手作業による修正ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、OneDrive、Microsoft ExcelをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象とするメールの条件を指定します。
3. オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、添付ファイルの詳細を取得します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、該当の添付ファイルをYoomがアクセスできる領域に保存します。
5. 次に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたMicrosoft Excelファイルを指定のOneDriveフォルダにアップロードします。
6. オペレーションとしてAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、アップロードされたMicrosoft Excelファイルから文字化けしている可能性のあるテキストデータを抽出します。
7. その後、Microsoft Excelの「アイテムIDを取得」アクションで、OneDrive上の対象ファイルのIDを特定します。
8. 続けて、Microsoft Excelの「ワークシート情報を取得」アクションで、処理対象のワークシート情報を取得します。
9. 次に、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、文字化けを修正したい具体的なデータを取得します。（取得件数は任意に変更可能です）
10. 「繰り返し機能：コマンドオペレーション」を設定し、取得した各レコードに対して後続の処理を反復実行するようにします。
11. 繰り返し処理の中で、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字化けテキストを基に正しいテキストを生成（修正）させます。
12. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、AIによって修正されたテキストデータで元のMicrosoft Excelファイルの該当レコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、文字化け修正の対象としたいメールの件名や受信フォルダなどを任意で設定してください。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文の内容（例えば、送信元が特定のドメインの場合など）や、Microsoft Excelファイル内のどの部分のテキストを抽出対象とするかを詳細に設定できます。これにより、文字化け修正の精度向上や、必要なデータのみを効率的に処理するための調整が可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」では、どのような指示（プロンプト）を与えることで文字化けを正確に修正するか、例えば特定の文字コードへの変換を指示するなど、具体的な修正内容をプロンプトで細かく設定できます。
• Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、修正後のデータをMicrosoft Excelのどの列に書き込むか、固定値を入力するか、あるいは前段のAI機能で生成されたデータを動的な値としてヘッダーと結びつけるかなど、出力形式を柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• Outlook、OneDrive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

• 文字コードや文字列によっては文字化けが解消されない可能性があります。