Microsoft Teamsで送信されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceに追加する

■概要

Microsoft Teamsで共有されるファイルの情報について、Salesforceへ手作業で入力する際に手間を感じたり、入力ミスに悩まされたりすることはありませんか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsにファイルが送信された際に自動でOCR処理を行い、抽出したテキストデータをSalesforceへ追加するので、これらの課題を効率的に解決し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで日々ファイルを受け取り、その情報をSalesforceへ手入力している方
• ファイルからのデータ転記作業における、入力ミスや漏れを削減したいと考えている方
• 定型的なデータ入力業務を自動化し、よりコアな業務へ集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのチャネルへのファイル投稿をトリガーとしてSalesforceへのデータ追加が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務へリソースを割くことが可能になります。
• ファイル内容の読み取りからSalesforceへの登録までを自動で処理し、転記ミスといったヒューマンエラーを防ぐことで、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomアカウントとMicrosoft Teams、Microsoft SharePoint、そしてSalesforceを連携させます。
2. トリガーとしてMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、特定のチャネルにファイルが添付されたメッセージを検知するようにします。
3. 分岐機能を設定では、メッセージにファイルが実際に添付されている場合にのみ後続の処理を実行するよう条件付けを行います。
4. Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、Microsoft Teamsから共有されたファイルを取得します。
5. OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
6. オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRによって抽出された情報を活用して、Salesforce内に新しいレコードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定においては、抽出したいデータの種類（例えば、日付、金額、特定のキーワードなど）を詳細に設定することが可能です。これにより、様々な形式のファイルから必要な情報のみを正確に取得できます。
• Salesforceへのレコード追加設定では、OCR機能で抽出したデータや、フロー内で取得したその他の情報を活用し、Salesforceのどのオブジェクトのどのフィールドに情報を登録するかを、Yoomのアウトプット機能を使って柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams・Microsoft SharePointoとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• SalesforceおよびOCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。